18 Schritte zur JAV-Wahl im normalen Wahlverfahren

Schritt 1: Bestellung des Wahlvorstands

Spätestens 8 Wochen vor Ablauf der Amtszeit

Der erste Schritt liegt beim Betriebsrat: Er muss den Wahlvorstand bestellen. Dafür braucht der Betriebsrat einen ordnungsgemäßen Beschluss. Dabei sollte er nicht nur die Mitglieder des Wahlvorstands benennen, sondern auch den Vorsitz festlegen. Die bisherige JAV hat bei der Bestellung des Wahlvorstandes ein Stimmrecht im Betriebsrat (§ 67 Abs. 2 BetrVG).

Aus wie vielen Mitgliedern besteht der Wahlvorstand?
Die Größe des Wahlvorstands ist nicht abschließend geregelt. Er muss jedoch aus einer ungeraden Zahl an Personen bestehen und ihm muss mindestens eine Person angehören, die für den Betriebsrat wählbar ist – also volljährig und seit 6 Monaten im Betrieb sein. Ein Mitglied des Wahlvorstandes hat den Vorsitz und vertritt den Wahlvorstand nach außen. In der Praxis sollte der Betriebsrat zusätzlich Ersatzmitglieder bestellen, damit der Wahlvorstand auch bei dem Ausfall einzelner Mitglieder handlungsfähig bleibt.

Nice to know: In der Praxis besteht der Wahlvorstand meist – wie auch bei der BR-Wahl – aus 3 Personen.

Der Wahlvorstand übernimmt anschließend die Vorbereitung und Durchführung der Wahl. Er sorgt also dafür, dass Fristen eingehalten, die Wählerliste erstellt, das Wahlausschreiben vorbereitet und die Wahl ordnungsgemäß durchgeführt wird. Deshalb ist es wichtig, dass der Wahlvorstand früh genug arbeitsfähig ist.

Wird der Betriebsrat nicht rechtzeitig tätig, können auch der Gesamtbetriebsrat, der Konzernbetriebsrat oder das Arbeitsgericht die Bestellung des Wahlvorstands übernehmen. Für dich als JAV heißt das: Behalte die Frist im Blick und sprich den Betriebsrat frühzeitig an, wenn noch kein Wahlvorstand bestellt wurde.

Tipp: Lass dir vom Betriebsrat bestätigen, wann der Wahlvorstand bestellt wurde und wer den Vorsitz übernimmt. Sinnvoll ist auch, dass der Arbeitgeber direkt über die Bestellung informiert wird. So kann der Wahlvorstand die nötige Zeit und Unterstützung für seine Aufgaben einplanen.

Beachte: Die acht Wochen werden vom Ende der Amtszeit zurückgerechnet. Wird die Bestellung zu spät vorgenommen, kann das den Zeitplan der gesamten Wahl unter Druck setzen. Deshalb sollte der Betriebsrat nicht bis zur letzten Woche warten.

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• Wichtige Vorschriften: Bestellung des Wahlvorstands im normalen Wahlverfahren: § 63 Abs. 2 BetrVG
  Stimmrecht der JAV: § 67 Abs. 2 BetrVG
  Wahlvorschriften für die JAV-Wahl in der Wahlordnung: §§ 38 ff. WO
• Wählbarkeit: § 8 BetrVG
• Mustervorlage: Mitteilung an die Wahlvorstandsmitglieder über die Bestellung zum Wahlvorstand
• Mustervorlage: Mitteilung des BR an AG über Bestellung des Wahlvorstands
• Mustervorlage: Einladung zur BR-Sitzung zur Wahl eines Wahlvorstands
• Mustervorlage: Protokoll zur BR-Sitzung zur Wahl eines Wahlvorstands
• Schulungsanspruch des Wahlvorstands: § 63 Abs. 2 i.V.m. § 20 Abs. 3 BetrVG

Schritt 2: Erste Sitzung des Wahlvorstands

Unverzüglich nach Bestellung des Wahlvorstands

Nach der Bestellung muss der Wahlvorstand unverzüglich zu seiner ersten Sitzung zusammenkommen. In dieser Sitzung organisiert sich der Wahlvorstand und die Wahl wird praktisch vorbereitet. Der Wahlvorstand klärt, wer welche Aufgaben übernimmt und nach welchem Zeitplan die JAV-Wahl ablaufen soll.

Sinnvoll ist ein kurzer Arbeitsplan mit allen wichtigen Terminen:

• Erstellung der Wählerliste
• Erlass des Wahlausschreibens
• Frist für Wahlvorschläge
• mögliche Briefwahl
• Wahltag
• Stimmenauszählung und Bekanntmachung des Wahlergebnisses

So behält der Wahlvorstand den Überblick und erkennt frühzeitig, wo es eng werden könnte.

Außerdem kann der Wahlvorstand eine Geschäftsordnung beschließen. Darin kann er festlegen, wie Sitzungen einberufen werden, wie die Aufgaben verteilt sind und wie die Zusammenarbeit organisiert wird. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen im Wahlvorstand mitarbeiten oder einzelne Aufgaben parallel erledigt werden müssen.

Beachte: Je sauberer die Fristen, Zuständigkeiten und Arbeitsweise in der ersten Sitzung festgelegt werden, desto sicherer läuft die gesamte Wahl. Ohne klaren Arbeitsplan geratet ihr mit Folgefristen schnell unter Druck. Besonders das Wahlausschreiben muss rechtzeitig vorbereitet werden, weil damit zentrale Fristen für Einsprüche und Wahlvorschläge starten. Wichtig ist auch, alle Beschlüsse kurz zu dokumentieren und zu den Wahlakten zu nehmen.

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• Wahlvorstand, Wahlvorbereitung: §§ 38 S. 1 i.V.m. 2 Abs. 1 WO
• Mustervorlage: Einladung zur ersten Sitzung des Wahlvorstands
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Schritt 3: Vorbereitung der Wahl

1. Jetzt legt der Wahlvorstand die wichtigsten Grundlagen für die Wahl fest. Zuerst bestimmt er den Wahltermin mit Ort, Tag und Uhrzeit. Der Termin muss so gewählt werden, dass alle weiteren Fristen eingehalten werden können.
   Besonders wichtig: Das Wahlausschreiben muss im normalen Wahlverfahren spätestens sechs Wochen vor dem Wahltag erlassen werden (Schritt 4).
   Tipp: Wahltermin, benötigte Unterstützung, Sprachhinweise und Mindestsitze sollten in einer Sitzung festgelegt werden und Beschlüsse müssen sauber dokumentiert werden. So bleibt nachvollziehbar, wie der Wahlvorstand die Wahl vorbereitet hat.
2. Danach erstellt der Wahlvorstand die Wählerliste. Dafür braucht er vollständige und aktuelle Angaben vom Arbeitgeber. In die Wählerliste gehören alle Personen, die bei der Wahl der JAV wahlberechtigt sind. Diese Wählerliste enthält Geburtsdaten sowie Vor- und Nachnamen, alphabetisch geordnet und nach Geschlechtern getrennt. Hier müssen die Daten – Alter, Ausbildungsstatus, Betriebszugehörigkeit und mögliche Änderungen bis zum Wahltag – sorgfältig geprüft werden.
3. Aus § 62 Abs. 1 BetrVG ergibt sich, ob eine einköpfige oder mehrköpfige JAV gewählt wird. Besteht die JAV aus mindestens drei Mitgliedern, muss der Wahlvorstand außerdem die Mindestsitze für das Geschlecht in der Minderheit berechnen. Grundlage dafür ist das zahlenmäßige Verhältnis der wahlberechtigten jungen Arbeitnehmer und Auszubildenden im Betrieb.
4. Der Wahlvorstand kann außerdem unterstützende Personen für die Durchführung der Wahl bestellen. Das ist vor allem sinnvoll, wenn viele Wahlberechtigte teilnehmen, mehrere Wahlorte geplant sind oder am Wahltag organisatorisch viel zu tun ist. Ein Wahlhelfer kann zum Beispiel bei der Ausgabe der Stimmzettel, der Kontrolle der Wahlberechtigung, der Beaufsichtigung der Wahlurne oder bei organisatorischen Abläufen am Wahltag helfen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl bleibt aber immer beim Wahlvorstand.
5. Sind mehr als drei JAV-Mitglieder zu wählen, so erfolgt die Wahl aufgrund von Vorschlagslisten. Diese sind von wahlberechtigten Arbeitnehmern bzw. von den im Betrieb vertretenen Gewerkschaften innerhalb von zwei Wochen nach Erlass des Wahlausschreibens (Schritt 4) beim Wahlvorstand einzureichen.

Beachte: Auch ausländische Wahlberechtigte müssen so informiert werden, dass sie die Wahl und ihre Rechte verstehen können. Wenn Sprachbarrieren bestehen, sollte der Wahlvorstand geeignete Hinweise, Erklärungen oder Übersetzungen vorbereiten. Zudem kann eine unvollständige oder veraltete Wählerliste die Wahl angreifbar machen. Deshalb sollte der Wahlvorstand den Arbeitgeber ausdrücklich bitten, Änderungen bis zum Wahltag sofort mitzuteilen.

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• Durchführung der Wahl: § 39 Abs. 1 WO; § 39 Abs. 1 S. 2 i. V. m. § 6 Abs. 1 S. 2 WO
• Mustervorlage: Anschreiben an den AG zur Erstellung der Wählerliste
• Mustervorlage: JAV Wählerliste interner Gebrauch
• Mustervorlage: JAV Wählerliste externer Gebrauch
• Mustervorlage: Vorschlagsliste zur JAV-Wahl

Schritt 4: Erlass des Wahlausschreibens

Spätestens 6 Wochen vor dem Wahltag

Der Wahlvorstand muss jetzt das Wahlausschreiben erlassen. Gibt es mehrere Wahltage, zählt der erste Tag der Stimmabgabe für die Frist. Mit dem Erlass des Wahlausschreibens ist die JAV-Wahl im normalen Wahlverfahren offiziell eingeleitet.

Das Wahlausschreiben ist der verbindliche Fahrplan der Wahl. Es muss unter anderem angeben,

• wann und wo gewählt wird,
• wie viele JAV-Mitglieder zu wählen sind,
• wo die Wählerliste und die Wahlordnung eingesehen werden können
• und bis wann Einsprüche gegen die Wählerliste sowie Wahlvorschläge beim Wahlvorstand eingehen müssen.

Hänge das Wahlausschreiben sofort gut sichtbar im Betrieb aus und lasse es bis zum Abschluss der Stimmabgabe hängen. Gleichzeitig müssen auch ein Abdruck der Wählerliste und die Wahlordnung zur Einsicht bereitliegen.

Wichtig: In den Abdruck der Wählerliste gehören keine Geburtsdaten. Bewahre außerdem eine unterschriebene Fassung des Wahlausschreibens in den Wahlunterlagen auf. So kann der Wahlvorstand später nachweisen, wann die Wahl eingeleitet wurde und ab wann die Fristen liefen.

Tipp: Prüfe vor dem Aushang alle Daten noch einmal genau. Fehler bei Wahltag, Fristen, Ort der Stimmabgabe oder Einreichungsstelle für Wahlvorschläge können die Wahl unnötig angreifbar machen.

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• Einleitung der Wahl: §§ 38 S. 1 i.V.m. 2 Abs. 4 S. 1 WO
• Wählerliste und Wahlordnung: §§ 38 S. 1 i.V.m. 3 WO
• Mustervorlage: Wahlausschreiben für die JAV-Wahl

Schritt 5: Einsprüche gegen Richtigkeit der Wählerliste

Innerhalb von 2 Wochen seit Erlass des Wahlausschreibens

Ist die Wählerliste falsch oder unvollständig, muss der Einspruch innerhalb der Frist schriftlich beim Wahlvorstand eingehen. Danach ist ein Einspruch grundsätzlich zu spät und darf nicht mehr berücksichtigt werden.

Ein Einspruch kommt zum Beispiel in Betracht, wenn:

• Eine wahlberechtigte Person fehlt,
• eine nicht wahlberechtigte Person aufgeführt ist oder
• Angaben in der Wählerliste falsch sind.

Für die JAV-Wahl ist das besonders wichtig, weil nur wählen und gewählt werden kann, wer korrekt in der Wählerliste steht.

Der Wahlvorstand muss jeden fristgerechten Einspruch unverzüglich prüfen und darüber in einer Sitzung entscheiden. Ist der Einspruch begründet, wird die Wählerliste berichtigt. Die Entscheidung muss der Person, die den Einspruch eingelegt hat, schriftlich mitgeteilt werden und spätestens am Tag vor Beginn der Stimmabgabe zugehen.

Tipp: Notiere den Fristablauf direkt im Wahlkalender und prüfe die Wählerliste nach Ablauf der Einspruchsfrist noch einmal vollständig. Danach sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich, zum Beispiel bei Schreibfehlern, offensichtlichen Unrichtigkeiten, rechtzeitig eingelegten Einsprüchen oder wenn Wahlberechtigte neu in den Betrieb kommen oder ausscheiden.

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• Einsprüche: §§ 38 S. 1 i.V.m. 4 WO

Schritt 6: Einreichung von Wahlvorschlägen

Innerhalb von 2 Wochen seit Erlass des Wahlausschreibens

Die Wahlvorschläge müssen dann beim Wahlvorstand eingehen. Entscheidend für die Frist ist nicht, wann der Wahlvorschlag erstellt wurde, sondern wann er dem Wahlvorstand tatsächlich vorliegt.

Im normalen Wahlverfahren werden Wahlvorschläge als Vorschlagslisten eingereicht. Jede Liste muss die Bewerber in erkennbarer Reihenfolge aufführen. Bei der JAV-Wahl gehört zusätzlich der Ausbildungsberuf der einzelnen Bewerber dazu. Außerdem muss die schriftliche Zustimmung jedes Bewerbers beigefügt sein. Ohne diese Zustimmung darf die Person nicht auf dem Wahlvorschlag bleiben.

Der Wahlvorstand muss jeden eingegangenen Wahlvorschlag unverzüglich prüfen, möglichst innerhalb von zwei Arbeitstagen. Dabei geht es vor allem um die Frist, die Wählbarkeit der Bewerber, die erforderlichen Stützunterschriften, die Zustimmungserklärungen und mögliche Doppelbewerbungen oder Doppelunterschriften.

Ist ein Wahlvorschlag ungültig oder gibt es Beanstandungen, muss der Wahlvorstand den Listenvertreter unverzüglich schriftlich informieren und die Gründe klar benennen. So bleibt noch Zeit, heilbare Mängel innerhalb der laufenden Frist zu beseitigen. Dokumentiere deshalb Eingang, Prüfung und jede Mitteilung genau in den Wahlunterlagen.

Tipp: Bestätige den Eingang jeder Vorschlagsliste mit Datum und Uhrzeit. So gibt es später keinen Streit darüber, ob ein Wahlvorschlag fristgerecht eingereicht wurde.

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• Einreichung von Wahlvorschlägen: §§ 39 Abs. 1. S. 2 und 3 i.V.m. 6 WO
• Prüfung der Wahlvorschläge: §§ 39 Abs. 1. S. 2 i.V.m. 7 Abs. 2 WO
• Ungültigkeit oder Beanstandungen: §§ 39 Abs. 1 S. 2 i.V.m. 7 Abs. 2 WO
• Mustervorlage: Eingangsbestätigung Vorschlagsliste
• Mustervorlage: Nachricht an Bewerber bei Doppelkandidatur
• Mustervorlage: Nachricht an Wahlberechtigten bei Doppelunterschrift
• Mustervorlage: Nachricht an Listenvertreter wegen fehlerhaftem Wahlvorschlag (heilbarer Mangel)
• Mustervorlage: Nachricht an Listenvertreter wegen fehlerhafter Vorschlagsliste (unheilbarer Mangel)

Schritt 7: Nachfrist zur Einreichung gültiger Wahlvorschlägeägen

Unverzüglich nach Ablauf der Einreichungsfrist

Liegt nach Ablauf der Einreichungsfrist kein gültiger Wahlvorschlag vor, muss der Wahlvorstand sofort handeln. Er gibt am nächsten Tag, nach Ablauf der Einreichungsfrist bzw. der Nachfrist nach § 8 Abs 2 WO bekannt, dass bisher kein gültiger Wahlvorschlag eingegangen ist, und setzt eine Nachfrist von einer Woche. Die Bekanntmachung erfolgt in gleicher Weise wie das Wahlausschreiben. In der Bekanntmachung muss klar stehen, bis wann gültige Wahlvorschläge noch eingereicht werden können. Außerdem muss der Wahlvorstand darauf hinweisen, dass die JAV-Wahl nur stattfinden kann, wenn innerhalb dieser Nachfrist mindestens ein gültiger Wahlvorschlag eingeht.

Wird auch bis zum Ende der Nachfrist kein gültiger Wahlvorschlag eingereicht, findet die Wahl nicht statt. Der Wahlvorstand muss dann sofort bekanntmachen, dass die JAV-Wahl ausfällt.

Wichtig: Die Nachfrist darf nur gesetzt werden, wenn wirklich kein gültiger Wahlvorschlag vorliegt. Ist mindestens ein gültiger Wahlvorschlag eingegangen, geht das Wahlverfahren weiter. Dokumentiere deshalb genau, welche Wahlvorschläge eingegangen sind, wann sie geprüft wurden und warum sie gültig oder ungültig sind.

Hinweis: Es wird keine Nachfrist gesetzt, wenn gültige Vorschlagslisten eingereicht werden, die aber insgesamt weniger Wahlbewerber beinhalten, als JAV-Sitze zu besetzen sind. Dann gibt es keine Nachfrist zur Gewinnung weiterer Wahlbewerber, sondern es wird analog §11 BetrVG auf die (jeweils) nächstniedrige Stufe des § 9 BetrVG abgestellt.

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• Nachfrist zur Einreichung: §§ 39 Abs. 1. S. 2 i.V.m. 9 WO
• Mustervorlage: Bekanntmachung Nachfrist zur Einreichung von Wahlvorschlägen
• Mustervorlage: Bekanntmachung des Nichtstattfindens der JAV-Wahl

Schritt 8: Einladung der Listenvertreter zur Auslosung der Listennummern

3-4 Arbeitstage („rechtzeitig“) vor der Bekanntmachung der gültigen Wahlvorschläge

Sind mehrere gültige Vorschlagslisten eingegangen, muss der Wahlvorstand die Listennummern durch Los bestimmen. So wird festgelegt, welche Liste als Liste eins, Liste zwei und so weiter geführt wird. Diese Reihenfolge ist später auch für die Bekanntmachung der gültigen Wahlvorschläge und für die Stimmzettel wichtig.

Der Wahlvorstand lädt die Listenvertreter rechtzeitig zur Auslosung ein. Als Orientierung eignen sich drei bis vier Arbeitstage vor der Bekanntmachung der gültigen Wahlvorschläge. Die Einladung sollte Datum, Uhrzeit und Ort der Auslosung enthalten. Die Listenvertreter dürfen an der Losentscheidung teilnehmen, die Auslosung ist aber auch wirksam, wenn ein ordnungsgemäß eingeladener Listenvertreter nicht erscheint.

Wichtig ist: Die Auslosung findet nur statt, wenn mehrere gültige Vorschlagslisten vorliegen. Gibt es nur eine gültige Vorschlagsliste, muss keine Reihenfolge ausgelost werden.

Tipp: Dokumentiere die Einladung und das Ergebnis der Auslosung sorgfältig in den Wahlunterlagen. Notiere, wer eingeladen wurde, wer teilgenommen hat und welche Listennummern ausgelost wurden. So bleibt später nachvollziehbar, wie die Reihenfolge der Listen zustande gekommen ist.

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• Einladung zur Auslosung: §§ 39 Abs. 1. S. 2 i.V.m. 10 Abs. 1 WO
• Mustervorlage: Einladung zur Auslosung der Ordnungsnummern

Schritt 9: Bekanntmachung der Wahlvorschläge

Spätestens eine Woche vor Beginn der Stimmabgabe

Der Wahlvorstand muss nun die gültigen Wahlvorschläge bekannt machen. Veröffentlicht werden nur Vorschlagslisten, die geprüft und als gültig anerkannt wurden. Die Bekanntmachung erfolgt in gleicher Weise wie das Wahlausschreiben.

Wurde das Wahlausschreiben im Betrieb ausgehängt, müssen auch die gültigen Wahlvorschläge dort ausgehängt werden. Wurde zusätzlich digital informiert, sollte auch die Bekanntmachung der Wahlvorschläge entsprechend ergänzt werden.

Die Bekanntmachung muss bis zum Abschluss der Stimmabgabe gut lesbar bleiben.
Die Bekanntmachung erfolgt dann mit den ausgelosten Listennummern, also Liste eins, Liste zwei und so weiter. Liegt nur eine gültige Vorschlagsliste vor, wird diese eine Liste bekannt gemacht.

Tipp: Vergleiche die Bekanntmachung vor dem Aushang noch einmal mit den gültig anerkannten Wahlvorschlägen. Namen, Reihenfolge, Kennwort der Liste und Angaben zum Ausbildungsberuf müssen stimmen. Fehler in der Bekanntmachung können später zu Streit über die Wahl führen.

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• Bekanntmachung der Wahlvorschläge: §§ 39 Abs. 1. S. 2 i.V.m. 10 Abs. 2, 3 Abs. 4 WO
• Mustervorlage: Bekanntmachung der gültigen Vorschlagslisten (Mehrheitswahl)
• Mustervorlage: Bekanntmachung der gültigen Vorschlagslisten (Verhältniswahl)

In der nächsten Ausgabe des JAV Newsletters geht es mit den nächsten drei Schritten weiter. Also, bleib dran, damit du bei der JAV-Wahl Schritt für Schritt den Überblick behältst.