SBV Stellvertreter

Question

Sehr geehrte Damen und Herren,
seit dem 01.12.22 bin ich neu bzw. erstmalig gewählte stellvertretende Vertrauensfrau der Schwerbehindertenvertretung. Ich bin eine von 4. Stellvertretern und wurde für die Ausübung dieses Amtes von meiner bisherigen Tätigkeit freigestellt. Es gibt eine Vertrauensfrau und Insgesamt 4 Stellvertreter*innen, die alle von unserem Arbeitgeber freigestellt wurden. 
In Verbindung mit diesem Amt bin ich mir meinen Rechten und Pflichten bewusst. Die dortige Vertrauensfrau delegiert sämtliche Aufgaben an dessen Stellvertreter*innen. Um dieses Amt vollständig ausführen zu können, ist es notwendig, dass wir als Stellvertreter*innen Zugriff auf Postkörbe und entsprechende Datenbanken haben.
Die Postkörbe werden von unseren Mitarbeiter*innen verwendet um Anfragen an uns zu richten oder Dokumente für laufende Verfahren für eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung zu gewährleisten. 
Eine bestehende Datenbank wird verwendet für bisherige, aber auch noch laufende bzw. aktuelle und neue Verfahren. Für diese werden Dokumente wie zum Beispiel Datenschutzerklärungen, Bescheide, Schweigepflichtsentbindungen und Gesprächsdokumentationen abgelegt.  
Ich habe bereits die Datenschutzbeauftragte eingeladen, um datenschutzrechtliche Missverständnisse auszuräumen, da aktuell nur der 1. Und 2. Stellvertreter einen Zugang zu den besagten Datenbanken haben.
Die Datenschutzbeauftragten haben mitgeteilt, dass es rechtlich klar geregelt ist: 
-	Wenn Aufgaben von der Vertrauensfrau delegiert werden an dessen Stellvertreter*innen, so haben Sie auch das Recht auf den Zugriff der Daten, die benötigt werden, um die Mitarbeiter entsprechend vertreten zu können. 
-	Gibt es keine klare Aufgabenverteilung auf bestimmte Themen oder Buchstanden etc. geht man davon aus, dass alle Stellvertreter*innen für die Vertretung ALLER Aufgaben auf Dauer heranzuziehen sind. 
-	Da bisher alle Aufgaben aus sämtlichen Bereichen auf die Stellvertreter*innen verteilt wurden, ist der Zugriff (aus datenschutzrechtlichen Gründen) zu gewähren.

Darf die Vertrauensfrau rechtlich den Zugriff auf Mail-Postkörbe und Datenbanken verweigern?

Muschelschubser · Answer

Zunächst einmal würde sich die Vertrauensfrau ja selbst ein Eigentor schießen, wenn sie in jedem individuellen Vertretungsfall über die Freischaltung der Datenbanken befinden müsste. Wenn der Antritt von ihr ausgeht, dann wäre er wenig pragmatisch. Rechtliche Bedenken könnte ich jedenfalls nachvollziehen, da z.B. die DSGVO sehr eng gefasst ist.

Wenn man jedes Mal einen Vertretungsfall definieren würde, hieße es ja im Umkehrschluss dass sie auch phasenweise ohne Vertretungsregelung ihren Aufgaben nachkommt. Dann wäre es denkbar, den Zugriff für diese Zeit zu sperren, um einem DSGVO-Verstoß vorzubeugen.

Ein Vertretungsfall gem. §177 Abs. 1 SGB IX kann aber auch dann vorliegen, wenn die Vertrauensfrau zwar anwesend, aber aufgrund anderer Tätigkeiten ihren Aufgaben nicht nachkommen kann.

Nun geht es m.E. darum dazulegen, dass alle Stellvertreter*Innen dauerhaft eine entsprechende Auslastung haben, die eine permanente Vertretung begründen. Wenn das nachvollziehbar gelingt, dann sehe ich keinen Grund, den Zugriff auf Mail-Postkörbe und Datenbanken zu verweigern.

Wenn man die dauerhafte Vertretung aber nicht hinreichend darlegen kann, dann sehe ich es i.S.d. DSGVO als korrekt an, die Zugriffe tatsächlich nur fallweise zuzulassen.

Das ähnelt ein wenig der Vorgehensweise wie bei BR-Ersatzmitgliedern, nur dass im SGB IX die Regelungen zur Verhinderung etwas weiter gefasst sind.