Erstellte Versammlungsprotokolle / Abspeichern / Datenschutz...

Zumindest in der Zeit, in der Ersatzmitglieder tatsächlich nachgerückt sind, haben sie den Zugriff auf ALLE Unterlagen des BR - also nicht nur die Protokolle der Sitzungen, an denen sie teilgenommen haben.

Und wenn es keine Lösung mit dem Administrator gibt, wäre das das Ende der weltweiten Datenverarbeitung.

Ein Admin kann normalerweise auf fast alle Daten zugreifen. Dafür hat er eine Erklärung unterschrieben, dass er dies nur aus beruflichen Gründen macht. Ihr könnt diese Erklärung sicher einsehen. Bei den Zugriffsrechten des Admin sehe ich also eher kein Problem. Als Ersatzmitglied würde ich mich allerdings vorbereiten wollen. Dazu muss ich evtl. auch die Protokolle der letzten Sitzungen und weitere Unterlagen einsehen können. Merke: Ein Ersatzmitglied ist in der ganzen Zeit des Nachrückens vollgültiges Mitglied des BR.

Das "Problem" mit dem/ den Ersatzmitgliedern ist aber auch lösbar. Ihr müsst den-diejenigen einfach für den benötigten Zeitraum in den Personenkreis der zugriffsberechtigten Mitglieder aufnehmen. Dann sehen die auch automatisch alle alten gespeicherten Dokumente. Wenn Sie wieder "nur" Ersatzmitglied sind, einfach wieder Zugriffsrechte streichen. Sind nur ein paar Klicks.

Erst einmal vielen Dank für die Rückantworten.

Mich würde interessieren wie ihr bzw. andere es machen, insbesondere mit den Ersatzmitgliedern. Ich denke das mit den Zugriffsrechten ist zwar einfach, aber wir haben einen IT Dienstleister und dann müssen wir immer die Berechtigungen beantragen bzw. wieder entziehen lassen und bei Ersatzmitglieder, die nur kurzfristig eingesetzt werden und diese auch variieren können, ist der Aufwand etwas "blöd"...

Wenn der Dienstleister und Arbeitgeber mitspielt, dann kann man es auch so einrichten, dass der BR für seine Benutzergruppe, die die Rechte an den BR-Verzeichnissen vergibt, die Rechte zur Verwaltung von Mitgliedschaften erhält. So könnte der BR selbständig die Zugriffe auf die Verzeichnisse regelen. Dies birgt natürlich auch immer ein Riskiko. Da muss man sich halt zwischen Verantwortung und "blöd" entscheiden. Eine andere alternative wäre vielleicht ein allgemeiner BR Benutzer mit nur lesen Rechten. Hier könnte man automatisch das Passwort täglich neu setzen lassen und den z.B. dem Vorsitzenden und Strellvertrendem Vorsitzenden zukommen lassen. Diese könnten dann bei Bedarf das Passwort an Ersatzmitglieder weitergeben. Der BR Benutzer könnte über eine CITRIX, Remotedesktop oder andere Desktopemulation parallel genutz werden.

Faktisch ist es bei uns so, das Ersatzmitglieder zu einem BR-Mitgied gehen können um notwendige Unterlagen einzusehen. Tatsächlich wird diese Möglichkeit von Ersatzmitglieder eher selten genutzt und es gab keine weiteren Bedarfsanfragen hierzu.

Praktisch bekommen Ersatzmitglieder, die nur mal für eine Sitzung vertreten kein Zugriffsrecht. Ich kann mich auch nicht erinnern, dass mal einer alte Unterlagen einsehen will. Ist absehbar, dass ein Ersatzmitglied über einen längeren Zeitraum nachrückt, bekommt er Zugriffsrecht.

"Praktisch bekommen Ersatzmitglieder, die nur mal für eine Sitzung vertreten kein Zugriffsrecht. / Ist absehbar, dass ein Ersatzmitglied über einen längeren Zeitraum nachrückt, bekommt er Zugriffsrecht."

Schon irgendwie absurd, oder nicht ? Wer bestimmt außerdem, was ein längerer Zeitraum ist ? Und wie bringt man das in Einklang mit den Regeln des BetrVG ?

Da Protokolle unterschrieben werden müssen, geht es nicht ohne Ausdruck auf Papier.