Erstellte Versammlungsprotokolle / Abspeichern / Datenschutz...

Question

Hallo zusammen,
vielleicht kann mir der eine oder andere helfen und eine Frage zum Thema Datenschutz beantworten. Es geht um die geschriebenen Protokolle, die wir während einer BR- Sitzung erstellen.

Bisweilen war es so, dass die Protokolle erstellt wurden und per E-Mail (Konzern E-Mailadresse) und kennwortgeschützt an die BR-Teilnehmer (auch ggf. an Ersatzmitglieder, die einsprangen) gesandt wurden.

Nun suchen wir aus Datenschutzgründen neue Optionen.
Mein Vorschlag war einen Ordner (Verzeichnis) auf der Konzern-Festplatte zu erstellen und dort die Protokolle abzulegen. Zu diesem Ordner haben nur die BR-Mitglieder zugriff.

Nun wurde ich darauf hingewiesen, dass das datenschutztechnisch fragwürdig sei, weil ein Dritter, also ein ADMIN (hier der Arbeitgeber bzw. unser IT Dienstleister) zugriff bekommen könnte.
Außerdem müssen auch öfters Ersatzmitglieder, die an Sitzungen teilnehmen, zugriff auf Protokolle erhalten, aber NUR für die Sitzungen, bei denen sie teilgenommen haben; dürfen nicht auf andere Protokolle zugriff erhalten.

Eine weitere Idee eines Teilnehmers war: Einfach eine Akte anlegen und jeder kann dann Einsicht nehmen. Na ja, heutzutage in der Digitalisierung muss es doch eine andere Möglichkeit geben, oder doch nicht?

Hoffentlich konnte ich mich richtig mit meiner Nachfrage ausdrücken, wenn nicht, dann bitte nachfragen.
Ich bin ein neues BR-Mitglied und deswegen noch in einigen Dingen unbeholfen und hoffe auf eure Mithilfe.

Vielen Dank!

NACHTRAG:
In diesem Fall sind Ersatzmitglieder als kurzfristig einzusetzende Nachrücker im Krankheitsfall bzw. Urlaubsvertreter gemeint.

Krambambuli · Answer

Zumindest in der Zeit, in der Ersatzmitglieder tatsächlich nachgerückt sind, haben sie den Zugriff auf ALLE Unterlagen des BR - also nicht nur die Protokolle der Sitzungen, an denen sie teilgenommen haben.

Und wenn es keine Lösung mit dem Administrator gibt, wäre das das Ende der weltweiten Datenverarbeitung.

Und wenn es keine Lösung mit dem Administrator gibt, wäre das das Ende der weltweiten Datenverarbeitung.

alterMann · Answer

Ein Admin kann normalerweise auf fast alle Daten zugreifen. Dafür hat er eine Erklärung unterschrieben, dass er dies nur aus beruflichen Gründen macht. Ihr könnt diese Erklärung sicher einsehen. Bei den Zugriffsrechten des Admin sehe ich also eher kein Problem.
Als Ersatzmitglied würde ich mich allerdings vorbereiten wollen. Dazu muss ich evtl. auch die Protokolle der letzten Sitzungen und weitere Unterlagen einsehen können. Merke: Ein Ersatzmitglied ist in der ganzen Zeit des Nachrückens vollgültiges Mitglied des BR.

stehipp · Answer

Das "Problem" mit dem/ den Ersatzmitgliedern ist aber auch lösbar.
Ihr müsst den-diejenigen einfach für den benötigten Zeitraum in den Personenkreis der zugriffsberechtigten Mitglieder aufnehmen. Dann sehen die auch automatisch alle alten gespeicherten Dokumente.
Wenn Sie wieder "nur" Ersatzmitglied sind, einfach wieder Zugriffsrechte streichen. Sind nur ein paar Klicks.

MaJoK · Answer

Irgendwie habe ich den Eindruck, ihr nutzt Ersatzmitglieder als Vertretung im Krankheitsfall oder bei Urlaub.?! Das dürfte nicht ganz richtig sein, Ersatz heisst er ersetzt jemanden anderen der die Arbeit als BR Mitglied nicht mehr ausüben kann, aber nicht nur als Pausenvertretung. Aus Ersatzmitglied wird dann ein vollwertiges BR Mitglied!

Beim Fußball heisst das wohl Rotation, aber ich denke im BR ist dies nicht vorgesehen.
Mal vorsichtshalber ein " oder" hintergeschickt!?!

hrob2000 · Answer

Erst einmal vielen Dank für die Rückantworten.

Mich würde interessieren wie ihr bzw. andere es machen, insbesondere mit den Ersatzmitgliedern. Ich denke das mit den Zugriffsrechten ist zwar einfach, aber wir haben einen IT Dienstleister und dann müssen wir immer die Berechtigungen beantragen bzw. wieder entziehen lassen und bei Ersatzmitglieder, die nur kurzfristig eingesetzt werden und diese auch variieren können, ist der Aufwand etwas "blöd"...

outofmemory · Answer

Wenn der Dienstleister und Arbeitgeber mitspielt, dann kann man es auch so einrichten, dass der BR für seine Benutzergruppe, die die Rechte an den BR-Verzeichnissen vergibt, die Rechte zur Verwaltung von Mitgliedschaften erhält. So könnte der BR selbständig die Zugriffe auf die Verzeichnisse regelen. Dies birgt natürlich auch immer ein Riskiko. Da muss man sich halt zwischen Verantwortung und "blöd" entscheiden.
Eine andere alternative wäre vielleicht ein allgemeiner BR Benutzer mit nur lesen Rechten. Hier könnte man automatisch das Passwort täglich neu setzen lassen und den z.B. dem Vorsitzenden und Strellvertrendem Vorsitzenden zukommen lassen. Diese könnten dann bei Bedarf das Passwort an Ersatzmitglieder weitergeben. Der BR Benutzer könnte über eine CITRIX, Remotedesktop oder andere Desktopemulation parallel genutz werden.

Faktisch ist es bei uns so, das Ersatzmitglieder zu einem BR-Mitgied gehen können um notwendige Unterlagen einzusehen. Tatsächlich wird diese Möglichkeit von Ersatzmitglieder eher selten genutzt und es gab keine weiteren Bedarfsanfragen hierzu.

stehipp · Answer

Praktisch bekommen Ersatzmitglieder, die nur mal für eine Sitzung vertreten kein Zugriffsrecht. Ich kann mich auch nicht erinnern, dass mal einer alte Unterlagen einsehen will.
Ist absehbar, dass ein Ersatzmitglied über einen längeren Zeitraum nachrückt, bekommt er Zugriffsrecht.

celestro · Answer

"Praktisch bekommen Ersatzmitglieder, die nur mal für eine Sitzung vertreten kein Zugriffsrecht.   /   Ist absehbar, dass ein Ersatzmitglied über einen längeren Zeitraum nachrückt, bekommt er Zugriffsrecht."

Schon irgendwie absurd, oder nicht ? Wer bestimmt außerdem, was ein längerer Zeitraum ist ? Und wie bringt man das in Einklang mit den Regeln des BetrVG ?

basilica · Answer

Da Protokolle unterschrieben werden müssen, geht es nicht ohne Ausdruck auf Papier.