Datenschutz / Unterlagen

Question

Wenn Ihr Bewerbungsunterlagen zu Einstellungsprozessen erhaltet, was macht Ihr mit diesen Unterlagen, wenn der Prozess abgeschlossen ist? Und wie ist es mit Informationen, die ihr zu bzw. von einzelnen Mitarbeitern erhaltet? Z.B. Beschwerden oder auch Schriftverkehr mit der Personalabteilung zu Vertragsentfristungen, Umbesetzungen etc. Hebt Ihr die in Papierform oder elektronisch auf und ist das datenschutzrechtlich überhaupt zulässig?

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gironimo · Answer

so lange BR-Unterlagen für die BR-Arbeit relevant sind, werden sie aufgehoben und ggf. archiviert. Dabei muss natürlich auch der BR den gebotenen Datenschutz sicherstellen.

Je nach Eigenart des Schriftverkehrs kann u.U. auch eine relativ lange Aufbewahrungsfrist nötig sein.

Bewerbungsunterlagen heben wir nicht auf (geben sie an die Personalabteilung zurück). Wir führen keine zweite Personalakte.

einszweidrei · Answer

Wir heben - bisher - die Unterlagen auf. Das lasse ich jetzt auf jeden Fall vom Anwalt prüfen, ob das rechtlich vertretbar ist.
Wir hatten eine Anhörung, in welcher ein sozialer Vergleich mit anderen MA angeführt wurde. Mit Geburtsdaten etc. Unsere Personalabteilung hat bei einem MA ein falsches Geburtsjahr angegeben und demzufolge war die Berechnung falsch. Der betroffene MA stellte sich schlechter als der MA im Vergleich. Aufgrund eines vorliegenden Lebenslaufes konnten wir hier aufzeigen, dass die Berechnung falsch ist und sich der betroffene MA deutlich besser stellte, als der im Vergleich. Das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir die Unterlagen nicht hätten zurate ziehen können.
Aber wie gesagt, ich werde per Beschluss prüfen lassen, inwieweit es rechtens ist. Nur, weil es hier im Hause immer so gemacht wurde, die Unterlagen aufzubewahren, muss es ja nicht in Ordnung sein.