Beschlussvorlagen vorab per E-Mail an BR Mitglieder

Question

Hallo liebe Wissenden,

hat jemand Erfahrung damit, dass Beschlussvorlagen, die den BR seitens des AG erreichen, vor der eigentlichen Sitzung den einzelnen BR Mitgliedern per E-Mail zur Verfügung gestellt werden und diese sich somit vorbereiten können. In unserem Falle geht es oft auch um die Implementierung neuer Tools oder Änderungen der Arbeitsprozesse. Ein Teil der Betriebsräte findet das vorherige Zusenden effektiv und zeitgemäß, ein kleiner anderer Teil würde z.B. Beschlussvorlagen zu Kündigungen davon ausnehmen. Wie ist eure Erfahrung/Meinung dazu. Wie wird das z.B. in euren Gremien gehandhabt?

Kjarrigan · Answer

Der BRV verschickt die Einladung mit den TOP's.
Im BR Laufwerk sind dann die Unterlagen zur Vorbereitung zu den einzelnen TOP.
Da nur BRM auf das BR Laufwerk zugriff haben, werden auch keine persönlichen Daten / Unterlagen per Mail verschickt.

celestro · Answer

Die Mitglieder des BR müssen ausreichend Zeit für die Vorbereitung haben. Man kann also über Vorlagen des AG nicht erst in der der Sitzung informiert werden. Bei uns werden die Sachen auf einem Netzlaufwerk abgelegt, auf das nur die BRM Zugriff haben. Also als Idee, falls das Problem der Kollegen wirklich im E-Mail-Versand liegen sollte.

Tamdo29 · Answer

Die Beschlussvorlagen liegen natürlich im BR Büro zur Einsichtnahme aus. Teilweise sind die Kolleg*Innen aber auch im Homeoffice, daher war die Idee die, das Ganze immer per E-Mail zu versenden. Die "Laufwerk-Variante" hatten wir auch schon auf dem Schirm, standen dieser aufgrund einer internen Datenschutzpanne bisher eher skeptisch gegenüber.

paula · Answer

"Die "Laufwerk-Variante" hatten wir auch schon auf dem Schirm, standen dieser aufgrund einer internen Datenschutzpanne bisher eher skeptisch gegenüber. "
Datenschutzpannen passieren aber beim EMail-Versand noch viel schneller. Mal in der Vorschlagsliste von Outlook den falschen Namen angeklickt.... ZACK! Am Ende muss es jedes Gremium für sich selber wissen und jedes BRM auch. Man kann niemanden zwingen sich auf die Sitzungen vorzubereiten, er muss aber Zugang zu den erforderlichen Unterlagen haben. Gemeinsames Laufwerk ist auch nach meiner Erfahrung die gängigste Methode. Zur Verbesserung des Datenschutzes kann man die Dokumente ja auch noch zippen und mit Kennwort versehen. Geht sowohl für Mail als auch für Laufwerk. Kennwort wird gesondert zur Verfügung gestellt

EDDFBR · Answer

Zu den technischen Möglichkeiten haben die Kollegen ja schon fast alles gesagt. Aber grundsätzlich muss ein BRM die Möglichkeit haben, sich auf die Sitzung und die dort ggf. zu behandelnden Themen und beschlussvorlagen vorzubereiten. Und das bedingt zwangsläufig, dass diese vorher rechtzeitig bekannt gemacht werden müssen. Wie die technische Umsetzung aussieht ... siehe meine Vorredner.