Weihnachtsurlaub im Betrieb: Was Sie als Betriebsrat jetzt regeln sollten

Rechtsgrundlagen im Überblick

Urlaubsanspruch: Allen Arbeitnehmern steht Urlaub zu

Nach dem Bundesurlaubsgesetz hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf Erholungsurlaub, auch die Teilzeitkräfte und Aushilfen im Betrieb. So steht es im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Denn der Anspruch auf Erholungsurlaub ist unabhängig davon, ob Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber arbeiten. Selbst ein Minijobber kann also auf einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen und mehr kommen, wenn beispielsweise ein Tarifvertrag Anwendung findet und er an fünf Tagen in der Woche jeweils eine Stunde arbeitet.

Genehmigung: Der Chef entscheidet

Der Arbeitgeber genehmigt den beantragten Urlaub, muss dabei aber die Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen. Er darf von diesen Wünschen nur abweichen, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen, beispielsweise

• eine zwingend erforderliche Mindestbesetzung
• außergewöhnliche Auftragsspitzen
• wenn Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer aus sozialen Gründen Vorrang haben

Für Sie als Betriebsrat heißt das: Die Grundentscheidung liegt beim Arbeitgeber, aber sie ist an klare rechtliche Leitplanken gebunden.

Soziale Vorranggründe: Wann Urlaubswünsche vorgehen

Vorrang haben die Kolleginnen und Kollegen, deren Urlaub nicht ohne Weiteres verschoben werden kann. Dazu zählen insbesondere

• Eltern schulpflichtiger Kinder
• Beschäftigte, die an die Urlaubszeiten ihrer Familien gebunden sind
• Arbeitnehmer mit gesundheitlichen Gründen
• Mitarbeiter, die Urlaub im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehamaßnahme benötigen

Gerade bei der Reha-Anschlussregel gilt: Dieser Urlaubswunsch darf nicht abgelehnt werden.

Heiligabend und Silvester: Arbeitstag oder frei?

Der 24.12. und der 31.12. sind keine gesetzlichen Feiertage. Fallen sie auf einen Werktag, besteht grundsätzlich Arbeitspflicht. Wer freihaben möchte, muss Urlaub nehmen. Dabei kennt das Gesetz übrigens keine halben Urlaubstage. Wenn halbe oder ganze Tage gewährt werden sollen, braucht es eine passende Grundlage – etwa Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Viele Betriebe regeln an diesen Tagen eine verkürzte Arbeitszeit oder eine bezahlte Freistellung. Beides ist mitbestimmungspflichtig und sollte transparent ausgestaltet werden.

Kein Rückrufrecht: Genehmigt ist genehmigt

Ist der Urlaub einmal genehmigt, ist er zu gewähren. Ein Widerruf kommt nur in äußerst seltenen Ausnahmefällen in Betracht, wenn unaufschiebbare Arbeiten anfallen und der betroffene Mitarbeiter persönlich nicht ersetzbar ist.
Ihr Auftrag als Betriebsrat: auf die Bindungswirkung hinweisen und für klare Notfallkriterien sorgen.

Resturlaub über den Jahreswechsel

Grundsätzlich ist Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen. Ein Übertrag ist nur möglich, wenn

• der Arbeitgeber den rechtzeitig beantragten Urlaub aus dringenden betrieblichen Gründen nicht gewähren konnte oder
• wenn persönliche Gründe – insbesondere Krankheit – dagegenstanden.

Wichtig für die Praxis: Der Arbeitgeber muss jeden Mitarbeiter rechtzeitig (also so früh, dass dieser den Urlaub noch realistisch planen kann) auf den drohenden Verfall hinweisen und ihn auffordern, den Urlaub zu nehmen. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaub nicht. Bei Langzeiterkrankung gelten besondere Fristen. Diese sollten in der Betriebsvereinbarung sauber adressiert werden.

Ihre Mitbestimmung als Betriebsrat

Aufsichtspflicht und Schutzfunktion: § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG

Als Betriebsrat wachen Sie darüber, dass Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen zugunsten der Arbeitnehmer eingehalten werden. Das umfasst auch die Urlaubsvergütung und Urlaubsabgeltung. Sie sind damit der Garant, dass die rechtlichen Leitplanken geachtet und fair umgesetzt werden.

Mitbestimmung bei Urlaub: § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG

Bei Urlaubsgrundsätzen, beim Urlaubsplan und bei Urlaubsstreitigkeiten, haben Sie als Betriebsrat ein echtes Mitbestimmungsrecht.

Urlaubsgrundsätze sind die betrieblichen Spielregeln, nach denen Urlaub gewährt oder abgelehnt wird. Der Urlaubsplan konkretisiert die zeitliche Lage des Urlaubs pro Mitarbeiter. Und im Streitfall können Sie mitentscheiden, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs nicht einigen.

Weihnachtsurlaub fair planen: So gehen Sie vor

Grundsätze festlegen

Legen Sie gemeinsam mit der Geschäftsleitung klare, transparente und einfach anwendbare Regeln fest. Dazu gehören

• soziale Vorrangkriterien
• realistische Fristen für Antrag und Genehmigung
• eine klar definierte Mindestbesetzung sowie
• verständliche Vertretungsregeln.

Achten Sie darauf, dass gleich gelagerte Fälle gleichbehandelt werden. So vermeiden Sie den Eindruck der Bevorzugung.

Besonders zu Heiligabend und Silvester sollten Sie eine eindeutige Lösung verabreden. Viele Betriebe kombinieren eine halbtägige Freistellung mit einer fairen Anrechnung. Weil das Gesetz keine halben Urlaubstage kennt, schafft eine Betriebsvereinbarung Rechtssicherheit: Sie kann halbe Tage ermöglichen, ohne einen ganzen Urlaubstag abzuziehen oder eine angepasste Zeitgutschrift vorsehen.

Alternativ setzt ein Gleitzeitfenster mit verkürzter Kernzeit flexible Akzente. In Schichtbetrieben bewährt sich eine Mischung aus Mindestbesetzung, Rotation und ggf. tarif- oder BV-basierten Zuschlägen. Wichtig ist immer, dass die Regel für alle Bereiche gleich gilt und verständlich erklärt wird.

Urlaubsplan rechtzeitig erstellen

Sammeln Sie die Urlaubswünsche für den Zeitraum Dezember bis Heilige Drei Könige frühzeitig ein. Bewährt hat sich eine Frist bis Ende September. Führen Sie eine übersichtliche Planung pro Bereich und Schicht. Wo Wünsche kollidieren, wenden Sie konsequent die vereinbarten Kriterien an. Bei Gleichstand helfen Rotation oder ein neutrales Losverfahren.

Kommunikation und Kontrolle

Verlangen Sie vom Arbeitgeber die jährlichen, individuellen Hinweise zum drohenden Urlaubsverfall und achten Sie auf dokumentierte Aufforderungen zur Inanspruchnahme. Bitten Sie um kurze Statusberichte zur Genehmigungsquote, zu Engpässen und Beschwerden. Nach der Saison lohnt sich eine kurze Feedback-Runde: Was hat funktioniert? Wo gab es Reibung? Passen Sie die Regeln bei Bedarf an.

Fazit

Mit klaren Urlaubsgrundsätzen, einem rechtzeitig abgestimmten Urlaubsplan und einer passgenauen Betriebsvereinbarung entschärfen Sie die heiße Phase rund um Weihnachten. So werden soziale Belange zuverlässig berücksichtigt, der Betrieb bleibt arbeitsfähig und genehmigter Urlaub ist sicher. Wenn Sie jetzt mit der Planung beginnen und transparent kommunizieren, schaffen Sie für alle im Betrieb eine entspanntere Weihnachtszeit.