Vernichten von BR-Unterlagen

Question

Hallo, 
wie handhabt ihr die Vernichtung von Unterlagen, die der BR im Zusammenhang mit Einstellungsanhörungen erhält? Ist euch etwas bekannt darüber, dass die Lebensläufe und Qualifizierungsnachweise nach gewisser Zeit vernichtet werden müssen, auch wenn das Beschäftigungsverhältnis noch besteht? (wurde dem BR so berichtet)
Und: bei ausgeschiedenen MA: Löscht ihr alles komplett? Hintergrund: Teilzeit- und Befristungsgesetzt: danach darf niemand befristet eingestellt werden, der zuvor schon in einem Beschäftigungsverhältnis war. Demnach sollte zumindest Name und Geburtsdatum auch nach Ausscheiden gespeichert bleiben dürfen...?
Die DSGVO im BR - eine schwierige Baustelle...

IlkaB · Answer

Nachdem die Einstellung vollzogen wurde, gibt es keinen Grund, persönliche Unterlagen zu einem abgeschlossenen Vorgang aufzubewaren. Das gilt für alle Anhörungen: Wurde die Maßnahme umgesetzt, kann die zugehörige Unterlage vernichtet werden. Wir bewahren z.B. Einstellungsanhörungen bis zum Ende der Probezeit auf, die zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen werden nach der Beschlussfassung zur Einstellung vernichtet.
Die Beschlüsse selbst werden ja im Protokoll festgehalten: "Der Betriebsrat beschließt, der Versetzung von Max Mustermann zum 11.11.2021 von Abteilung ABC in Abteilung XYZ zuzustimmen".
Alles offene, worum noch diskutiert wird, muss aufbewahrt werden, bis ein Beschluss dazu gefasst wurde.
Die Personalabteilung hat andere Aufbewarungsfristen zu beachten, das ist nicht vergleichbar.

UdoWoe · Answer

Wendet euch an euren Datenschutzbeauftragten, fragt aber auch mal bei Gewerkschaften oder Rechtsanwälten nach....
Da gibt es wohl unterschiedliche Ansichten. Solange das Beschäftigungsverhältnis besteht, sollte zumindest die Personalabteilung die Unterlagen vorhalten (kann / darf).

Kratzbürste · Answer

Die Perso schon. Aber der BR ist eben nicht die Perso.

Wenn jemand erneut befristet eingestellt werden soll, erkennt ihr ja dann an Hand der neuerlichen Unterlagen, dass er schon mal bei euch war.
Oder ihr fragt den eingestellten, ob er schon mal da war.

rsddbr · Answer

Im Falle der Befristung macht ihr euch zu viele Gedanken. Wird nochmal sachgrundlos befristet eingestellt, so ist es das Problem des AG, weil dann die Befristung wirkungslos ist.

Zur Aufbewahrung / Vernichtung hat IlkaB alles geschrieben. Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt / gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Bei uns gehen alle in papierform bereitgestellten Unterlagen zusammen mit dem Beschlussergebnis an den AG zurück. Damit ist die Vernichtung sein Problem.