Personalakte: Inhalt, Einsichtsrecht und Aufbewahrung verständlich erklärt

Das Wichtigste in Kürze

• Die Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einen Arbeitnehmer, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängt. Form, Ort oder Speichermedium spielen keine Rolle.
• Sie enthält Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Abmahnungen, Sozialversicherungsdaten und ähnliches. Nicht hinein dürfen Befundbögen des Betriebsarztes oder Geheimakten.
• Der Arbeitnehmer hat jederzeit ein Einsichtsrecht und darf dabei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.
• Der Betriebsrat hat über § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG starke Mitbestimmungsrechte, etwa beim Einsatz von Personalinformationssystemen.
• Unrichtige Inhalte und überholte Abmahnungen kann der Arbeitnehmer gerichtlich entfernen lassen.

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die persönliche und arbeitsrechtliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen. Diese Definition stammt aus einer ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11).

Entscheidend ist: Es kommt nicht auf Form, Ort oder Material an. Eine Personalakte kann ein klassischer Aktenordner sein, eine Datenbank im HR-System, ein Cloud-Speicher oder eine Mischung aus all dem. Sobald Daten zu einer Person beim Arbeitgeber strukturiert vorgehalten werden, sind die rechtlichen Maßstäbe der Personalakte anwendbar. Auch sogenannte Sonder- oder Nebenakten zählen dazu.

Diese rechtliche Klammer ist wichtig, weil sich daraus alle weiteren Rechte und Pflichten ableiten: das Einsichtsrecht der Beschäftigten, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und die Schutzpflichten des Arbeitgebers.

Was gehört in die Personalakte und was nicht?

In der Personalakte werden Angaben gesammelt, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Der Arbeitgeber darf dabei nur aufnehmen, woran er ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten zulässigen Inhalte und die typischen Tabu-Inhalte.

Sensible Gesundheitsdaten dürfen nur in die Personalakte, wenn der Arbeitgeber daran ein berechtigtes Interesse hat. Sie sind dann in einem verschlossenen Umschlag oder durch besondere organisatorische Schutzmaßnahmen vor unbefugter Kenntnisnahme zu sichern (§ 22 Abs. 2 BDSG in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG).

Aufzeichnungen des Betriebsarztes haben in der Personalakte nichts zu suchen. Sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht nach § 8 Abs. 1 ASiG und dürfen dem Arbeitgeber gar nicht zugänglich sein.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Der Kreis der Einsichtsberechtigten ist klar abgegrenzt. Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers, die Verwaltungsbefugnis des Arbeitgebers und die Möglichkeit zur Hinzuziehung des Betriebsrats greifen ineinander.

Einsichtsrecht der Arbeitnehmer

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Das gilt auch ohne Angabe von Gründen und während der Arbeitszeit. Das Arbeitsentgelt darf für diese Zeit nicht gekürzt werden. Der Arbeitnehmer ist vom vollständigen Inhalt der Personalakte in Kenntnis zu setzen. Er darf sich Notizen machen und Kopien einzelner Bestandteile anfertigen. Ein Recht auf Aushändigung der gesamten Akte besteht nicht.

Wichtig: Das Einsichtsrecht bleibt auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses bestehen, solange die Akte aufbewahrt wird (BAG 16.11.2010, 9 AZR 573/09). Sind die Daten in einer Datenbank gespeichert, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Ausdruck aller über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten in verständlicher Form.

Hinzuziehung des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat kein eigenes Einsichtsrecht in die Personalakten der Beschäftigten. Das ist wichtig: Auch ein Betriebsratsvorsitzender darf nicht aus eigener Initiative blättern. Der einzige rechtliche Hebel führt über den betroffenen Arbeitnehmer.

Wenn ein Kollege Einsicht in die Personalakte nimmt, darf er ein von ihm benanntes Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Geregelt ist das in § 83 Abs. 1 BetrVG. „Hinzuziehen" bedeutet: nur gemeinsam, nicht nacheinander oder stellvertretend. Das hinzugezogene Mitglied unterliegt der Schweigepflicht, solange der Arbeitnehmer es nicht ausdrücklich davon entbindet.

Berechtigte auf Arbeitgeberseite

Auf Arbeitgeberseite dürfen nur die mit Personalarbeit betrauten Mitarbeiter Zugriff haben, also Personalleitung und Personalsachbearbeitung. Der Arbeitgeber muss diesen Kreis so klein wie möglich halten (BAG 15.07.1987, 5 AZR 215/86). Eine Weitergabe an Dritte, etwa potenzielle neue Arbeitgeber, ist nur mit Einverständnis des Arbeitnehmers zulässig. Die Datenschutzgrundsätze gelten dabei in vollem Umfang.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats rund um die Personalakte

Auch wenn der Betriebsrat keine generelle Einsicht hat, sind seine Mitbestimmungsrechte rund um die Personalakte erheblich. Drei §§ aus dem BetrVG sind hier zentral.

Ordnung des Betriebs (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG)

Über § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG können Sie als Betriebsrat in einer erzwingbaren Betriebsvereinbarung Einzelheiten der Einsichtnahme regeln: Häufigkeit, Ort, Durchführung, Voranmeldung. Eine Beschränkung oder ein Ausschluss des gesetzlichen Einsichtsrechts ist allerdings unzulässig, denn die Betriebsvereinbarung darf das Recht des Arbeitnehmers nicht aushöhlen.

Technische Überwachung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)

Die zweite zentrale Vorschrift ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sobald der Arbeitgeber ein Personalinformationssystem einführen oder ändern will, das personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet, ist die Mitbestimmung zwingend. Das gilt auch dann, wenn das System „nur" der Verwaltung dient: die bloße Möglichkeit, Verhalten oder Leistung zu kontrollieren, reicht aus.

Erklärungsrecht des Arbeitnehmers (§ 83 Abs. 2 BetrVG)

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG darf der Arbeitnehmer schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Personalakte abgeben, etwa Stellungnahmen zu Beurteilungen oder Gegendarstellungen zu Abmahnungen. Diese Erklärungen sind der Akte beizufügen, und zwar an derselben Stelle wie der ursprüngliche Vorgang.

Aufbewahrung, Löschung und Datenschutz

Der Arbeitgeber muss die Personalakten sorgfältig aufbewahren und vor unberechtigtem Zugriff sichern. Diese Fürsorgepflicht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und gilt unverändert für elektronische Akten. Aktenschränke gehören abgeschlossen, digitale Akten brauchen Berechtigungskonzepte und Zugriffsprotokolle.

Während des laufenden Arbeitsverhältnisses sind keine festen Aufbewahrungsfristen vorgegeben. Nach dem Ausscheiden eines Beschäftigten muss der Arbeitgeber die Akte nicht dauerhaft aufbewahren. Solange sie noch vorhanden ist, hat der frühere Arbeitnehmer aber weiter das Einsichtsrecht. Eine Aufbewahrungsfrist von typischerweise drei Jahren ergibt sich aus arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Anschlussfristen, einzelne Unterlagen sind länger aufzuheben.

Beim Datenschutz gilt: Sensible Daten sind besonders zu sichern, die Datenschutz-Grundsätze des BDSG sind durchgängig zu beachten. Sobald sich keine sachliche Rechtfertigung mehr für die Speicherung einzelner Vorgänge finden lässt, sind diese aus der Akte zu entfernen oder unkenntlich zu machen.

Entfernungsansprüche: So werden falsche oder veraltete Einträge gelöscht

Nicht alles, was einmal in der Personalakte landet, bleibt für immer drin. Der Arbeitnehmer hat das Recht, unrichtige Angaben aus der Akte entfernen zu lassen. Das ergibt sich aus ständiger BAG-Rechtsprechung (BAG 18.11.2008, 9 AZR 865/07) und kann gerichtlich durchgesetzt werden.

Besonders praxisrelevant sind Abmahnungen. Sie sind aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie:

• inhaltlich unbestimmt formuliert sind
• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten
• auf einer falschen rechtlichen Bewertung beruhen
• gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstoßen
• ihren ursprünglichen Warnzweck verloren haben und kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an ihrem Verbleib mehr besteht

Eine pauschale Frist „nach zwei Jahren raus" gibt es nicht. Maßgeblich ist immer die konkrete Bewertung im Einzelfall. Sinnvoll ist es, parallel zur Aufforderung zur Entfernung auch eine Gegendarstellung in die Akte zu legen. So steht die eigene Sicht der Dinge zumindest dauerhaft daneben.

So prüfen Sie als Betriebsrat eine Personalakte mit dem Kollegen

Wenn Sie als Betriebsratsmitglied von einem Kollegen zur Einsichtnahme hinzugezogen werden, bietet sich ein strukturierter Ablauf an. Mit den folgenden fünf Schritten gewinnen Sie aus dem Termin den größten Nutzen.

1. Vorab klären, was geprüft werden soll. Geht es um eine konkrete Abmahnung, eine Beurteilung oder eine Routineprüfung? Klare Frage, klares Ziel.
2. Termin anmelden. Die Einsichtnahme erfolgt während der Arbeitszeit. Das Personalbüro sollte vorab informiert werden, formal ist das aber keine Voraussetzung.
3. Inhalt vollständig sichten. Achten Sie auf jeden Vorgang. Fragen Sie nach Sonder- oder Nebenakten, falls die Hauptakte überraschend dünn wirkt. Die Hauptakte muss auf solche Nebenakten hinweisen.
4. Unzulässige Inhalte markieren. Aufzeichnungen des Betriebsarztes, Vermerke ohne sachlichen Anlass, unbestimmte Abmahnungen: jeden Befund festhalten.
5. Nächste Schritte vereinbaren. Entfernungsanspruch geltend machen, Gegendarstellung verfassen, gegebenenfalls Anwalt einschalten. Wichtig: Schriftform bevorzugen, damit später Beweise vorliegen.

Typische Fehler rund um die Personalakte

In der BR-Praxis tauchen die gleichen Themen immer wieder auf. Wenn Sie diese Muster kennen, können Sie Ihren Kollegen schnell und konkret helfen.

Praxisbeispiel 1: Die Schwarzakte. Der Personalleiter führt eine zweite, inoffizielle Akte mit „kritischen" Notizen über einzelne Beschäftigte. Das ist eindeutig unzulässig. Sobald ein Verdacht besteht, sollte der Betriebsrat den Arbeitgeber schriftlich auf das Verbot von Geheim- oder Schwarzakten hinweisen und die Vernichtung aller solcher Aufzeichnungen verlangen.

Praxisbeispiel 2: Die ewige Abmahnung. Eine Abmahnung von vor sechs Jahren wegen einer einmaligen Verspätung liegt immer noch in der Akte. Eine pauschale Frist gibt es zwar nicht, aber spätestens wenn die Abmahnung ihren Warnzweck verloren hat und kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an ihrem Verbleib mehr besteht, ist sie zu entfernen.

Praxisbeispiel 3: Die Krankheitsdaten im Hauptordner. Befundbögen des Betriebsarztes oder Reha-Berichte tauchen im normalen Personalakten-Ordner auf. Hier liegt ein klarer Verstoß gegen die ärztliche Schweigepflicht nach § 8 Abs. 1 ASiG vor. Solche Unterlagen gehören gar nicht in die Personalakte, sensible Gesundheitsdaten nur unter besonderem Schutz nach § 22 Abs. 2 BDSG.

Praxisbeispiel 4: Das neue HR-System ohne Mitbestimmung. Der Arbeitgeber führt klammheimlich ein neues Personalinformationssystem ein. Ohne Beteiligung des Betriebsrats. Hier greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unmittelbar. Die Einführung ohne Mitbestimmung kann arbeitsgerichtlich gestoppt werden, häufig per einstweiliger Verfügung.

Häufig gestellte Fragen zur Personalakte

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die persönliche und arbeitsrechtliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen. Sie wird in Papierform, in Datenbanken oder in gemischten Formaten geführt. Maßgeblich ist nicht das Medium, sondern der inhaltliche Bezug zum Arbeitsverhältnis.

Was gehört in die Personalakte?

In die Personalakte gehören Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag mit Nebenabreden, Stellenbeschreibung, Beurteilungen, Abmahnungen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Lohn- und Gehaltspfändungen sowie Kopien amtlicher Urkunden mit Bezug zum Arbeitsverhältnis. Auch Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber und Protokolle aus Mitarbeitergesprächen sind zulässig.

Was darf nicht in die Personalakte?

Nicht in die Personalakte gehören Befundbögen des Betriebsarztes, ungeschützte sensible Gesundheitsdaten, Hinweise auf nicht abgeschlossene Strafverfahren, politische Einstellungen, Gewerkschaftszugehörigkeit und alle Vermerke ohne sachlichen Anlass. Geheim- oder Schwarzakten sind generell unzulässig.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Der Arbeitnehmer hat jederzeit ein Einsichtsrecht und darf ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Auf Arbeitgeberseite dürfen nur die mit Personalarbeit betrauten Mitarbeiter Zugriff nehmen. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit ausdrücklichem Einverständnis des Arbeitnehmers erlaubt.

Hat der Betriebsrat ein eigenes Einsichtsrecht?

Nein. Der Betriebsrat hat kein eigenes Einsichtsrecht in die Personalakten. Er kann jedoch über einen einzelnen Arbeitnehmer hinzugezogen werden (§ 83 Abs. 1 BetrVG) und über § 80 Abs. 2 BetrVG konkrete Auskünfte aus der Akte verlangen, soweit sie für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind.

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Während des laufenden Arbeitsverhältnisses gibt es keine feste Frist. Nach dem Ausscheiden sind die meisten Unterlagen aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen mindestens drei Jahre aufzubewahren, einzelne Unterlagen länger. Eine dauerhafte Aufbewahrung ist nicht vorgeschrieben.

Was passiert mit der Personalakte nach der Kündigung?

Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses bleibt das Einsichtsrecht bestehen, solange die Akte noch geführt wird. Sobald die Aufbewahrungsfristen ablaufen, ist die Akte zu vernichten oder zu anonymisieren, sensible Daten besonders sorgfältig.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine starre Frist gibt es nicht. Eine Abmahnung ist zu entfernen, wenn sie unbestimmt, unrichtig, unverhältnismäßig oder rechtlich fehlerhaft ist. Sie kann auch dann entfernt werden, wenn ihr Warnzweck erloschen ist und kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers am Verbleib mehr besteht.

Wann wird eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt?

Eine Abmahnung wird entfernt, sobald der Arbeitnehmer den Anspruch erfolgreich geltend macht. Das geht entweder im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber oder über das Arbeitsgericht. Parallel kann der Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 2 BetrVG eine Gegendarstellung beifügen lassen, die zwingend an derselben Stelle wie die Abmahnung abgelegt wird.

Wie wird eine Personalakte korrekt angelegt?

Eine ordnungsgemäße Personalakte ist klar gegliedert, vollständig, geschützt und nachvollziehbar geführt. Sie enthält nur Unterlagen mit sachlichem Bezug zum Arbeitsverhältnis. Sensible Daten werden gesondert geschützt, Zugriffe protokolliert, und alle Bestandteile sind so abgelegt, dass die Einsicht in die Personalakte durch den Beschäftigten jederzeit möglich ist. Als Betriebsrat sollten Sie über eine Betriebsvereinbarung Standards zur Anlage und Pflege festschreiben.

Ihre nächsten Schritte

Personalakten sind in jedem Streit um Abmahnung, Versetzung oder Kündigung der zentrale Beweisspeicher. Wer hier die Rechte sauber kennt und durchsetzt, schützt seine Kollegen wirksam. Die beiden folgenden Seminare bauen Ihr Wissen Schritt für Schritt aus.