Personalfragebogen

Autor: Ansgar F. Dittmar

Personalfragebögen sollen mit formularmäßig zusammengefassten Fragen Arbeitgeber umfassend über die persönlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer, deren Kenntnisse und Qualifikationen informieren. Allerdings dürfen nur Fragen enthalten sein, an deren Beantwortung Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse haben.

Welche Fragen Sie als Bewerber beantworten müssen und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wozu dient der Personalfragebogen?

Das Bewerbungsverfahren hat verschiedene Stufen, beginnend bei einem Bewerbungsschreiben und einer ersten Vorauswahl. Hat man diese Hürden als Bewerber überwunden, kommt es vielfach zu einem Auswahlgespräch. Viele Unternehmen nutzen das Bewerbergespräch, damit sich Arbeitgeber und Bewerber besser kennenlernen. Aber – hier müssen vor allem Arbeitgeber aufpassen, da nicht alles, was man wissen will auch gefragt werden darf.

Deswegen – aber auch um eine umfassende Unterrichtung zu erreichen und damit auch eine Vergleichbarkeit – nutzen viele sogenannte Personalfragebögen. Deren Einführung ist aber gem. § 94 Abs. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Grundsätzlich sind Bewerber nicht verpflichtet solche Bögen auszufüllen, laufen aber dann Gefahr, bei der Einstellung nicht berücksichtigt zu werden. Sie haben aber das Recht zu Lüge bei unberechtigten Fragen. Nur – was sind berechtigte und was sind unberechtigte Fragen?

Als Faustformel kann man sagen: alles, was beruflich relevant ist, darf gefragt werden, alles was privat ist (bzw. in die Privatsphäre fällt), darf nicht gefragt werden.

Zulässige Fragen im Personalfragebogen

  • Fragen nach beruflichem Werdegang, Qualifikationen, Zeugnissen und dergleichen, sofern ein unmittelbarer Bezug zur vorgesehenen Tätigkeit vorliegt.
  • Fragen nach bestimmten körperlichen Funktionen, geistigen Fähigkeiten oder seelischer Gesundheit können zulässig sein, wenn diese unerlässliche Voraussetzung für die auszuübende Tätigkeit sind. Ansonsten sind diese Fragen unzulässig
  • Fragen nach Krankheiten sind ausnahmsweise zulässig, wenn sie sich auf Erkrankungen beziehen, die zu eine dauerhaften Gefährdung oder Einschränkung der Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers auf dem in Aussicht genommenen Arbeitsplatz führen (z.B. Pilot, Kraftfahrer). In dem genannten Rahmen sind ebenfalls Fragen nach einer Alkohol- oder Drogenabhängigkeit zulässig. Nach dem Bestehen von Vorstrafen darf nur gefragt werden, soweit ein enger sachlicher Zusammenhang mit der auszuübenden Tätigkeit besteht, z.B. die Frage an einen Kassierer wegen Eigentums- oder Vermögensdelikten (besondere Vertrauensstellung). Sind die Vorstrafen aus dem Bundeszentralregister getilgt, sind sie nicht relevant, und ein berechtigtes Informationsinteresse des Arbeiigebers besteht regelmäßig nicht. Gegen eine allgemeine Zulässigkeit im o.g. Rahmen sprechen vor allem Resozialisierungsgedanken.
  • Auskunft über Vermögensverhältnisse kann nur von Personen in besonderen Vertrauensstellungen verlangt werden. Bspw. wenn im Rahmen der ausgeübten Tätigkeit mit größeren Geldbeträgen umgegangen werden muss und/oder die Gefahr der Bestechung besteht.
  • Wurde mit früheren Arbeitgebern ein rechtswirksames, schriftliches mit Entschädigungszahlung verbundenes Wettbewerbsverbot vereinbart, so muss der Bewerber von sich aus darauf hinweisen. Fragen danach sind uneingeschränkt zulässig.
  • Fragen nach einer Konkurrenzklausel.

Unzulässige Fragen im Personalfragebogen

  • Unzulässig sind grundsätzlich alle Fragen persönlicher Art, welche zu der vorgesehenen Tätigkeit keinen Bezug haben. So sind regelmäßig Fragen nach Heiratsabsichten, Freizeitakivitäten, Erbkrankheiten von Familienangehörigen oder der sexuellen Orientierung. Ebenfalls unzulässig ist die Frage nach der Betreuung aufsichtsbedürftiger Kinder.
  • Fragen zu persönlichen Verhältnissen, wie z.B. Personalien, Familienstand, Wohnort, Kinderzahl und zuständiger Sozialversicherung sind aufgrund der vom Arbeitgeber vorzunehmenden Entgeltberechnung grundsäzlich erst nach (!) der Einstellung zulässig, da diese in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit den arbeitsvertraglichen Pflichten stehen.
  • Fragen nach einer Religions-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit sind vor der Einstellung grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen gelten nur für Tendenzbetriebe, § 118 BetrVG wie z.B. Religionsgemeinschaften, Parteien oder Gewerkschaften.
  • Die Frage nach dem Bestehen einer Schwangerschaft ist grundsätzlich unzulässig (BAG, 01.07.1993, 2 AZR 25/93). Eine solche Frage ist eine mittelbare Diskriminierung von Frauen.
  • Ebenfalls unzulässig ist die Frage, ob eine Schwangerschaft demnächst zu erwarten ist oder ob intimer Verkehr besteht.
  • Die Frage nach der Höhe der bisherigen Vergütung ist grds. unzulässig. Eine Ausnahme ist nur dann gegeben, wenn Bewerber diese als Mindestvergütung fordert oder wenn es von bedeutender Relevanz für die Eignung der angestrebten Tätigkeit ist. Eine Zulässigkeit einer solchen Frage würde den Bewerbern jeglichen Verhandlungsspielraum für die neue Vergütung nehmen. Gleichzeitig steht dem kein sachlich gerechtfertigtes Interesse des Arbeitgebers gegenüber.
  • Die Frage nach einer Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung ist unzulässig. Ausnahmsweise ist die Frage nach einer Behinderung nur dann zulässig, wenn das Fehlen der Behinderung unerlässliche Voraussetzung und entscheidende und wesentliche Anforderung für die Ausübung der Tätigkeit ist.
  • Lohn- und Gehaltspfändungen dürfen erst nach der Einstellung zu Abrechnungszwecken erfragt werden.
  • Fragen nach einer genetischen Veranlagung des Arbeitnehmers sind unzulässig. Weiterhin unzulässig sind Fragen nach dem ganz allgemeinen Gesundheitszustand, sofern bestimmte gesundheitliche Voraussetzungen keine wesentliche berufliche Anforderung darstellen. Ansteckende Krankheiten sind demgegenüber mitzuteilen.
  • Fragen, die darauf abzielen von Bewerbern eine Vorlage einer Bescheinigung deren Krankenkasse über Häufigkeit, Dauer und Erkrankungen in letzter Zeit zu bekommen, sind unzulässig.
  • Unzulässig sind weiterhin unspezifische und nicht arbeitsplatzbezogene Fragen zu eingestellten Ermittlungsverfahren.

Reaktion des Bewerbers auf unzulässige Fragen im Personalfragebogen

Auf unzulässige Fragen brauchen Bewerber nicht zu antworten. Sollten Arbeitgeber aus einer Antwortverweigerung den Schluss ziehen, eine wahrheitsgemäße Antwort hätte negative Folgen für Bewerber, wird dem Bewerber die Befugnis zugestanden, wahrheitswidrig zu antworten (BAG, 21.02.1991, DB 1991). Bewerber haben also ein „Recht zur Lüge“

Eine falsche Antwort auf eine zulässigerweise gestellte Frage stellt nach ständiger Rechtsprechung des BAG einen Kündigungsgrund dar. Des Weiteren kommt eine Anfechtung wegen arglistiger Täuschung, § 123 BGB, in Betracht (BAG, 07.06.1984, DB 1984 und 21.02.1992, DB 1992). Deswegen müssen Bewerber aufpassen, dass sie nicht eine wahrheitsgemäß zu beantwortende Frage falsch beantworten. Eine Anfechtung und damit eine Rückabwicklung des Arbeitsvertrags wäre die Folge.

Beteiligungsrecht des Betriebsrats bei Personalfragebögen

Nach § 94 Abs. 1 Satz 1 BetrVG bedürfen Personalfragebögen der Zustimmung des Betriebsrats. Dies betrifft die Einführung, Ausgestaltung, Anwendung und Änderung von Personalfragebögen. Nach § 94 Abs. 1 Satz 2 BetrVG entscheidet die Einigungsstelle, falls eine Einigung bzgl. des Inhalts nicht zustande kommt.

Vom Geltungsbereich des § 94 Abs. 1 BetrVG wird das individuelle Einstellungsgespräch nicht erfasst, aber durchaus für eine durch Planung strukturiertes Interview.

Testverfahren/Assessment-Center

Wenn die persönlichen Daten im Rahmen eines Testverfahrens oder im Rahmen einer Gruppenveranstaltung erhoben werden, bei denen die Bewerber in simulierten Arbeitssituationen anhand abstrakter Kriterien bewertet werden. Da dort überwiegend mit Beurteilungsgrundsätzen gearbeitet wird, sind auch diese Testverfahren mitbestimmungspflichtig ( vgl. Fitting, § 94, Rn. 26).

Praxis-Tipp

Falls erforderlich, kann der Betriebsrat auf den Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung bestehen. Die Betriebsparteien dürfen die vom BAG entwickelten Grundsätze zum Fragerecht nicht unterlaufen.

Selbst mit Zustimmung des Betriebsrats dürfen in Personalfragebögen keine Fragen aufgenommen werden, die unzulässig sind oder wären.

Wenn Sie mehr Fragen zum Thema Personalfragebogen haben, erhalten Sie die Antworten im Seminar Betriebsverfassungsrecht Teil 2. Buchen Sie noch heute Ihr Seminar (unter Berücksichtigung der Vorgaben des § 37 Abs. 6 BetrVG)!

Autor

Ansgar F. Dittmar

Ansgar F. Dittmar ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht und berät seit über einem Jahrzehnt in arbeitsrechtlichen, tarifrechtlichen und betriebsverfassungsrechtlichen Fragen. Er ist Partner der überregionalen BERNZEN SONNTAG Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft …

Mehr erfahren

Den Artikel jetzt teilen: