Betriebsratsbeschluss per Video- und Telefonkonferenz

Autor: Markus Krebs

Wie können wir während einer Pandemie noch effektive BR-Arbeit leisten? Wie können Sitzungen stattfinden und Beschlüsse gefasst werden, wenn „Social Distancing” angesagt ist? Diese Fragen stellen sich in diesen Ausnahmezeiten viele Betriebsratsgremien, deren Mitglieder aktuell in Home-Office arbeiten oder freigestellt sind bzw. aufgrund der aktuellen Pandemie keine Möglichkeit haben Präsenzveranstaltungen durchzuführen.

Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz soll nun dauerhaft gewährleistet werden, dass Betriebsratssitzungen zukünftig per Video- oder Telefonkonferenzen durchgeführt werden können. Dies soll aber allerdings die Ausnahme bleiben.

Wie diese virtuellen Betriebsratssitzungen zukünftig aussehen werden und wie dies in der Praxis umzusetzen ist, wird in diesem Artikel beleuchtet und hinterfragt.

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Können Betriebsratssitzungen auch via Skype oder ähnlichen Tools als Telefon- oder Videokonferenzen abgehalten werden? Für die meisten Betriebsräte ist es einfach möglich, per Videokonferenz eine Sitzung abzuhalten. Wieso also auch nicht einen Beschluss fassen in diesem Umfeld? Darf also nun in solchen Sitzungen dauerhaft auch nach dem Aufheben des § 129 BetrVG ein Beschluss gefasst werden?

Kurz gesagt: JA!

Neue Regelung mit Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetz

Am 18.06.2021 trat das Betriebsrätemodernisierungsgesetz in Kraft. (das Gesetz trägt offiziell den Namen „Gesetz zur Förderung der Betriebsratswahlen und der Betriebsratsarbeit in einer digitalen Arbeitswelt“).

 

Was bedeutet dies für Betriebsräte?

Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz beinhaltet u.a. die sehnlich erwartete Gesetzesregelung zur dauerhaften Online-Beschlussfassung im Betriebsrat. Gesetzestechnisch wurde dies in den §§ 30, 33, 34 des Betriebsverfassungsrecht eingefügt. Die entsprechenden Ergänzungen – unten „in fett“ angezeigt – in den jeweiligen betreffenden Paragrafen finden Sie nachstehend:

 

§ 30 Betriebsratssitzungen

1) Die Sitzungen des Betriebsrats finden in der Regel während der Arbeitszeit statt. Der Betriebsrat hat bei der Ansetzung von Betriebsratssitzungen auf die betrieblichen Notwendigkeiten Rücksicht zu nehmen. Der Arbeitgeber ist vom Zeitpunkt der Sitzung vorher zu verständigen. Die Sitzungen des Betriebsrats sind nicht öffentlich. Sie finden als Präsenzsitzung statt.

(2) Abweichend von Absatz 1 Satz 5 kann die Teilnahme an einer Betriebsratssitzung mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn

die Voraussetzungen für eine solche Teilnahme in der Geschäftsordnung unter Sicherung des Vorrangs der Präsenzsitzung festgelegt sind,

nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder des Betriebsrats binnen einer von dem Vorsitzenden zu bestimmenden Frist diesem gegenüber widerspricht und

sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können.

Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig.

(3) Erfolgt die Betriebsratssitzung mit der zusätzlichen Möglichkeit der Teilnahme mittels Video- und Telefonkonferenz, gilt auch eine Teilnahme vor Ort als erforderlich.

§ 33 Beschlüsse des Betriebsrats

(1) Die Beschlüsse des Betriebsrats werden, soweit in diesem Gesetz nichts anderes bestimmt ist, mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst. Betriebsratsmitglieder, die mittels Video- und Telefonkonferenz an der Beschlussfassung teilnehmen, gelten als anwesend. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt.

(2) Der Betriebsrat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Beschlussfassung teilnimmt; Stellvertretung durch Ersatzmitglieder ist zulässig.

(3) Nimmt die Jugend- und Auszubildendenvertretung an der Beschlussfassung teil, so werden die Stimmen der Jugend- und Auszubildendenvertreter bei der Feststellung der Stimmenmehrheit mitgezählt.

§ 34 Sitzungsniederschrift

(1) Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat. Nimmt ein Betriebsratsmitglied mittels Video- und Telefonkonferenz an der Sitzung teil, so hat es seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform zu bestätigen. Die Bestätigung ist der Niederschrift beizufügen.

(2) Hat der Arbeitgeber oder ein Beauftragter einer Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, so ist ihm der entsprechende Teil der Niederschrift abschriftlich auszuhändigen. Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben; sie sind der Niederschrift beizufügen.

(3) Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen.

Warum sind diese neuen Regelungen notwendig geworden?

Aufgrund der Corona-Krise war es notwendig auch zukünftig den Betriebsräten die Möglichkeit zu geben in Pandemiefällen, Ihre Betriebsratssitzungen auch weiterhin virtuell durchführen zu können. Denn bisher durften Betriebsratssitzungen nur ausnahmsweise über § 129 BetrVG virtuelle Betriebsratssitzungen abhalten. Diese Regelung hatte aber nur ihre Gültigkeit bis zum 30.06.2021. Danach hätte der Betriebsrat wie zuvor – somit vor Einführung des § 129 BetrVG am 01.03.2020 - nur Präsenzsitzungen (also bei körperlicher Anwesenheit aller Betriebsratsmitglieder) abhalten dürfen. Dies stand zwar nirgends explizit geschrieben, wurde aber aus der alten Fassung des § 33 Abs. 1 Satz 1 BetrVG abgeleitet, der zur Beschlussfassung im Betriebsrat die „Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder“ vorsah. Die Neuregelungen in den §§ 30, 33, 34 BetrVG tragen nunmehr den Schwierigkeiten einer Präsenzsitzung z.B.: während einer Pandemie Rechnung und soll die Funktionsfähigkeit des Gremiums dauerhaft herstellen.

Wie soll eine virtuelle Betriebsratssitzung nach den Vorstellungen des Gesetzgebers konkret ablaufen?

1) Erforderlichkeit einer Geschäftsordnung
In der Geschäftsordnung – soweit schon eine besteht - hat der Betriebsrat dringend für die Zukunft die Voraussetzungen für die Teilnahme mittels Video- oder Telefonkonferenz nach § 30 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BetrVG) mit aufzunehmen. Hat der Betriebsrat noch keine Geschäftsordnung muss diese zwingend dann erstellt werden, soweit man die Video- oder Telefonkonferenzen in Anspruch nimmt. Die letztendliche Entscheidung, ob und inwieweit die Möglichkeit der Video- oder Telefonkonferenz genutzt wird, steht nach der Gesetzesbegründung in der alleinigen Entscheidungsbefugnis des Betriebsratsgremiums. Auch die Ausgestaltung der Rahmenbedingungen obliegt dem Gremium. In der Geschäftsordnung sollte aber der Präsenzsitzung der Vorrang gegeben werden.
 

2) Das Widerspruchrecht der Betriebsratsmitglieder
Nach § 30 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 BetrVG können ein Viertel der Betriebsratsmitglieder binnen einer Frist vor der Betriebsratssitzung der Nutzung der Video- oder Telefonkonferenz dieser widersprechen. In der Einladung zur Betriebsratssitzung hat der Vorsitzende darauf hinzuweisen, dass eine solche erfolgt und in welcher Weise die Nutzung von Video- oder Telefonkonferenzen beabsichtigt ist. In der Einladung ist daher eine angemessene Frist für den Widerspruch zu setzen. Der Widerspruch hat gegenüber dem Betriebsratsvorsitzenden zu erfolgen und kann formlos sein.
 

3) Schriftliche Bestätigung der Teilnahme

Bei einer Video- oder Telefonkonferenz gibt es keine handschriftlich unterzeichnete Anwesenheitsliste. Daher soll die Teilnahme gegenüber dem Betriebsratsvorsitzenden zukünftig in Textform (§ 126b BGB) bestätigt werden. Mit der neuen Regelung § 34 Abs. 1 Satz 4 BetrVG wird das Erfordernis aus § 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG, dass sich jedes an der Sitzung teilnehmende Betriebsratsmitglied eigenhändig in die Anwesenheitsliste eintragen muss, für Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt. Es empfiehlt sich insoweit das Verfassen einer kurzen E-Mail, da diese dem Sitzungsprotokoll nach § 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unproblematisch beigefügt werden kann. In Betracht kommt theoretisch aber auch die Verwendung von Messenger-Diensten, die eine lokale Speicherung der eingegangenen Nachrichten auf dem Empfangsgerät vorsehen.

4) Grundsatz der Nichtöffentlichkeit
Nach dem ausdrücklichen Wortlaut des Gesetzes dürfen Sitzungen und Beschlussfassungen nur dann mittels Video- oder Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können (sog. Grundsatz der Nichtöffentlichkeit). Zur Wahrung sollte daher jedes Betriebsratsmitglied in einem geschlossenen Raum an der Sitzung teilnehmen und es sollte durch eine gängige Verschlüsslung sichergestellt sein, dass sich Dritte der Sitzung nicht zuschalten können. Es empfiehlt sich, dass die Betriebsratsmitglieder mit der Teilnahme zugleich bestätigen, dass während der Durchführung der Sitzung keine unberechtigten Personen im Raum waren. Der Arbeitgeber ist nach § 40 BetrVG auch verpflichtet, die technischen Ausrüstungen bereitzustellen, um die technischen Sicherungsmaßnahmen für die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes zu gewährleisten.
 

5) Keine Aufzeichnung!
Es muss sichergestellt sein, dass die Betriebsratssitzung nicht aufgezeichnet werden kann (§ 30 Abs. 2 Satz 2 BetrVG), wobei allerdings die theoretische Möglichkeit einer heimlichen Aufzeichnung per Smartphone durch ein Betriebsratsmitglied unschädlich ist. Sofern Sie aber alles richtig machen wollen, empfiehlt es sich auch insoweit von den Betriebsratsmitgliedern bestätigen zu lassen, dass keine Aufzeichnung der Betriebsratssitzung oder Teile davon vorgenommen wurden. Auch dies könnte aus Gründen der Praktikabilität mit der ohnehin erforderlichen Bestätigung einer Teilnahme verbunden werden.
 

6) Arbeitgeber kann eine Präsenzsitzung nicht versagen
In § 30 Abs. 3 BetrVG ist klargestellt, dass trotz der Möglichkeit einer Video- oder Telefonkonferenz die Präsenssitzung durch den Arbeitgeber nicht ausgeschlossen werden kann. Diese kann nicht mit dem Argument verweigert werden, dass auch eine digitale Teilnahme möglich gewesen wäre. Grenze der Kostentragungspflicht des Arbeitgebers bleibt – wie nach den bisherigen Regelungen – die Verhältnismäßigkeit. Für die Kostentragungspflicht gilt auch hier § 40 BetrVG.

Welche Video-Plattformen stehen Betriebsräten für Ihre Sitzungen zur Verfügung?

Sofern der Arbeitgeber keine betriebsinterne Software stellt (bei Neueinführung hätte der Betriebsrat übrigens echte Mitbestimmung aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), können Betriebsräte natürlich auf die gängigen Konferenztools wie Zoom, GoToMeeting etc. zurückgreifen.

Dies ist allerdings aus datenschutzrechtlichen Überlegungen nicht ganz unbedenklich, da die meisten Anbieter Server außerhalb der EU nutzen und die Datenverarbeitung dort nur unzureichend durch informelle Regelungen wie z. B. das EU-US Privacy Shield geregelt sind. Aber auch darüber hinaus gab es datenschutzrechtliche Kritik, weil es z.B. bei Zoom ursprünglich die Möglichkeit für den Organisator des Meetings gab zu überprüfen, ob Teilnehmer während einer Besprechung andere Fenster geöffnet hatten bzw. in anderen Programmen arbeiteten.

Videokonferenzen für Betriebsräte – Die neue Plattform der W.A.F.

Aus diesem Grunde haben wir uns bei der W.A.F. bereits zu Beginn der Corona-Pandemie Gedanken gemacht und mit
betriebsrat-meeting.de ein spezielles Konferenztool für Betriebsräte entwickelt, das alle datenschutzrechtlichen Anforderungen wahrt. Die Bedienung ist kinderleicht, eine Registrierung nicht erforderlich, Sie können also sofort mit einem spontanen Meeting starten!: betriebsrat-meeting.de.

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Wie verhalte ich mich als BR-Vorsitzender richtig bei technischen Störungen?

Leitungsnetze sind oft überlastet und damit technische Störungen und Verbindungsabbrüche nie auszuschließen. Sobald ein Betriebsratsmitglied unbeabsichtigt nicht mehr online ist, darf die Sitzung daher nicht fortgeführt werden. Um getroffene Beschlüsse nicht anfechtbar zu machen, sollte man mit der Fortsetzung der Sitzung daher unbedingt warten, bis der Teilnehmer wieder dabei ist.

Sind zukünftig auch gemischte Sitzungen möglich?

Ja! Sofern beispielsweise eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln angesichts der Infektionsgefahren mit dem Corona-Virus nach eigener Einschätzung des Betriebsratsmitglieds nicht zumutbar ist, dürfen auch »gemischte« Sitzungen durchgeführt werden, bei denen also ein Teil der Betriebsratsmitglieder vor Ort anwesend und ein anderer Teil online zugeschaltet wird

Wie so oft erschließen sich die Regelungen für den rechtlichen Laien nicht auf Anhieb.

Praxis: 6 Schritte zur Beschlussfassung per Videokonferenz (Checkliste)

Wie können die Durchführung einer Betriebsratssitzung und die Beschlussfassung per Videokonferenz in der Praxis gelingen? Die folgenden 6 Schritte helfen Ihnen, den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit zu wahren.

1) Beschließen Sie als Betriebsrat vorab eine Geschäftsordnung, die die Zulässigkeit der Durchführung von Betriebsratssitzungen und das Fassen von Beschlüssen per Videokonferenz vorsieht.

2) Wählen Sie für die Durchführung der Videokonferenz technische Mittel so, dass sichergestellt ist, dass keine unberechtigten Personen an der Konferenz teilnehmen können.

3) Vor jeder Beschlussfassung stellt der Betriebsratsvorsitzende namentlich die Teilnehmer der Videokonferenz fest.

4) Alle Teilnehmer der Videokonferenz erklären ausdrücklich zu Protokoll, ob sie sich allein im Raum befinden bzw. ob noch weitere Personen anwesend sind.

5) Alle Teilnehmer der Videokonferenz versichern ausdrücklich zu Protokoll, unverzüglich Bescheid zu sagen, sobald eine weitere Person den Raum betritt.

6) Als Ersatz für die Anwesenheitsliste senden alle Sitzungsteilnehmer dem Betriebsratsvorsitzenden nach der Sitzung eine E-Mail zur Bestätigung, dass sie an der Sitzung teilgenommen haben.

Können Beschlüsse im Umlaufverfahren gefasst werden?

Das BetrVG sieht die Möglichkeit der Beschlussfassung im Umlaufverfahren nicht vor, weshalb diese einer gerichtlichen Überprüfung nicht standhalten würde. Hiervon wäre selbst bei einem schriftlichen Einverständnis des Arbeitgebers dringend abzuraten, da auch der fehlende Meinungsbildungsprozess im Betriebsratsgremium kritisch zu beurteilen ist.

Autor

Markus Krebs

Rechtsanwalt Markus Krebs hat nach seiner Ausbildung als Industriekaufmann und nach seinem Jurastudium bei den führenden national und international aufgestellten Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- und Rechtsanwaltsgesellschaften (bei den sog. Big Four) in Frankfurt am Main gearbeitet. Im …

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