Kosten des Betriebsrats: Was der Arbeitgeber zahlt

Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats: Was § 40 BetrVG regelt

Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats regelt § 40 BetrVG in zwei Absätzen:

Abs. 1: „Die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber.“

Abs. 2: „Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.“

Absatz 1 betrifft Geld, das für Ihre Arbeit ausgegeben wird: Fahren Sie zu einem Seminar, zahlt der Arbeitgeber Gebühr, Anfahrt und Hotel. Absatz 2 betrifft Dinge, die er Ihnen bereitstellt: Brauchen Sie für Ihre Sitzungen einen Raum, einen Computer oder einen Kommentar zum Betriebsverfassungsgesetz, stellt er sie Ihnen zur Verfügung.

Von den Beschäftigten dürfen Sie dagegen nichts verlangen. § 41 BetrVG verbietet es, für die Arbeit des Betriebsrats Beiträge zu erheben, etwa eine Umlage vom Lohn.

Zwei Kostenarten haben eigene Regeln. Ihr Entgelt fällt nicht unter § 40 BetrVG: Das Amt ist ein Ehrenamt. Sie bekommen dafür kein zusätzliches Geld. Der Arbeitgeber zahlt Ihren Lohn für die Zeit der Betriebsratsarbeit aber weiter (§ 37 Abs. 1 und 2 BetrVG). Die Kosten der Betriebsratswahl trägt ebenfalls der Arbeitgeber, die Grundlage ist aber § 20 Abs. 3 BetrVG.

Die Grenze: Was heißt „erforderlich“?

Erforderlich ist eine Ausgabe, die Sie bei vernünftiger Abwägung für Ihre Aufgaben als nötig ansehen durften. Es zählt der Zeitpunkt, an dem das Gremium entscheidet. Stellt sich eine Anschaffung später als überflüssig heraus, muss der Arbeitgeber trotzdem zahlen, wenn Ihre Entscheidung damals vertretbar war.

Sie haben damit einen Beurteilungsspielraum. Sie müssen nicht die billigste Lösung wählen, dürfen aber auch keine Luxuslösung verlangen.

Eine gute Orientierung ist der Standard im Betrieb. Arbeiten die Abteilungen mit Laptops und Videokonferenzen, steht Ihnen diese Ausstattung in der Regel auch zu. Entscheidend bleibt, ob Sie sie für Ihre Aufgaben brauchen.

Vor jeder Ausgabe: vier Prüffragen

1. Welche gesetzliche Aufgabe erfüllen Sie damit?

2. Ist das Mittel geeignet, diese Aufgabe zu erfüllen?

3. Gibt es eine gleich gute, günstigere Lösung?

4. Hat das Gremium die Ausgabe in einer Sitzung beschlossen?

Ein Beschluss trägt die Ausgabe nur, wenn die Beschlussfassung ordnungsgemäß war: Alle Mitglieder wurden rechtzeitig mit Tagesordnung geladen (§ 29 Abs. 2 BetrVG), und mindestens die Hälfte hat teilgenommen (§ 33 Abs. 2 BetrVG).

Welche Kosten des Betriebsrats der Arbeitgeber übernimmt

Der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten, die für Ihre Arbeit erforderlich sind. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Kostenarten, sie ist nicht abschließend.

Sachaufwand: Was der Arbeitgeber Ihrem Gremium stellen muss

Für Sitzungen, Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung des Betriebsrats stellt der Arbeitgeber Räume, Sachmittel, Technik und Büropersonal. Er darf dabei weder mitlesen noch mithören.

Räume und Büroausstattung

Für Sitzungen und Sprechstunden brauchen Sie einen Raum, in dem Sie ungestört und vertraulich sprechen. Ob Ihnen ein eigenes Betriebsratsbüro dauerhaft zusteht, hängt von der Größe des Gremiums und vom Umfang Ihrer Arbeit ab. Abschließbare Schränke schützen vertrauliche Unterlagen, etwa aus Anhörungen zu Kündigungen.

Computer, Smartphone und Software

Einen Computer mit der üblichen Software, einen Drucker und einen Internetzugang können Sie verlangen, wenn Sie diese Mittel für Ihre Aufgaben brauchen. In den meisten Betrieben ist das heute der Fall, denn Protokolle, Stellungnahmen und Betriebsvereinbarungen entstehen digital.

Ein Smartphone ist erforderlich, wenn Sie viel unterwegs sind, mehrere Standorte betreuen oder Diensthandys im Unternehmen üblich sind.

Seit 2021 erlaubt § 30 Abs. 2 BetrVG Sitzungen per Video- und Telefonkonferenz. Nutzt Ihr Gremium diese Möglichkeit, gehören Kamera, Headset und eine geeignete Software zur nötigen Technik. Voraussetzung für einen wirksamen Betriebsratsbeschluss per Videokonferenz ist unter anderem eine Regelung in Ihrer Geschäftsordnung.

Praxisbeispiel: Ein Betriebsrat mit sieben Mitgliedern schreibt seine Protokolle bisher von Hand und tippt Stellungnahmen am Gemeinschaftsrechner im Pausenraum. Er beschließt, einen Laptop mit Office-Software anzufordern. Der Arbeitgeber lehnt ab, der Gemeinschaftsrechner reiche aus. Das Gremium antwortet schriftlich: Auf dem geteilten Gerät können Kollegen Anhörungen zu Kündigungen und Personaldaten einsehen. Damit fehlt die Vertraulichkeit, die das Amt verlangt. Der Arbeitgeber stellt den Laptop.

Fachliteratur und Büropersonal

Zur Grundausstattung gehören aktuelle Gesetzestexte zum Arbeits- und Sozialrecht, ein Kommentar zum Betriebsverfassungsgesetz in aktueller Auflage und eine Fachzeitschrift. Fällt viel Schreib- und Verwaltungsarbeit an, stellt der Arbeitgeber außerdem eine Bürokraft, etwa für Protokolle und Ablage.

Kosten der einzelnen Betriebsratsmitglieder

Zu den Kosten der Betriebsratsarbeit gehören auch Ausgaben, die Ihnen persönlich entstehen. Legen Sie Geld für das Amt aus, erstattet der Arbeitgeber es Ihnen nach § 40 Abs. 1 BetrVG. Sie können auch verlangen, dass er die Rechnung direkt bezahlt.

Schulungen und Seminare

Für eine erforderliche Schulung nach § 37 Abs. 6 BetrVG trägt der Arbeitgeber alle Kosten: Seminargebühr, Fahrt, Übernachtung und Verpflegung (§ 40 Abs. 1 BetrVG). Ihr Entgelt läuft weiter. Voraussetzung ist ein Beschluss des Gremiums, der Thema, Termin und Teilnehmer festlegt. Für neugewählte Mitglieder gilt eine Schulung zu den Grundlagen des Betriebsverfassungsrechts als erforderlich, ohne dass Sie das näher begründen müssen. Diese Grundlagen vermittelt zum Beispiel das Seminar Betriebsverfassungsrecht Teil 1.

Wie oft Sie sich schulen lassen dürfen, bestimmt Ihr Schulungsanspruch aus § 37 BetrVG.

Reise-, Fahrt- und Betreuungskosten

Fahren Sie für die Betriebsratsarbeit mit dem Auto oder dem Zug, erstattet der Arbeitgeber die Kosten. Gibt es im Betrieb eine angemessene Reisekostenregelung, gilt sie in der Regel auch für Sie.

Praxisbeispiel: Ein Betriebsratsmitglied arbeitet in Teilzeit von Montag bis Mittwoch. Die Sitzung des Gremiums findet donnerstags statt, also an seinem freien Tag. Die Fahrtkosten dafür trägt der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 1 BetrVG, denn sie entstehen allein durch das Amt. Braucht das Mitglied während der Sitzung eine Betreuung für sein Kind, können auch diese Kosten dazugehören.

Anwalt des Betriebsrats: Wann der Arbeitgeber zahlt

Der Arbeitgeber zahlt Ihren Anwalt, wenn das Gremium ihn vorher per Beschluss beauftragt hat und das Verfahren nicht offensichtlich aussichtslos oder mutwillig ist. Das gilt auch, wenn Sie das Verfahren am Ende verlieren.

Zwei Fälle unterscheiden sich:

• Vertretung vor Gericht: Führen Sie ein Beschlussverfahren, etwa um ein Mitbestimmungsrecht durchzusetzen, sind die Anwaltskosten Kosten nach § 40 Abs. 1 BetrVG. Eine Absprache mit dem Arbeitgeber brauchen Sie dafür nicht.
• Beratung ohne Verfahren: Soll der Anwalt Sie nur beraten, etwa zu einer geplanten Betriebsvereinbarung, gilt er als Sachverständiger. Dann brauchen Sie vorher eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber nach § 80 Abs. 3 BetrVG.

Fassen Sie den Beschluss in einer ordnungsgemäß geladenen Sitzung, bevor der Anwalt tätig wird. Den Wortlaut übernehmen Sie aus dem Musterbrief: Beschluss zur Beauftragung eines Rechtsanwalts.

Wichtig: Schließt ein Mitglied einen Vertrag, der über das Erforderliche hinausgeht, kann es persönlich für die Rechnung haften (BGH, Urteil vom 25.10.2012, III ZR 266/11). Ohne wirksamen Beschluss fehlt zudem die Grundlage für die Kostenübernahme.

Praxisbeispiel: Der Arbeitgeber führt eine neue Software für die Schichtplanung ein, ohne den Betriebsrat zu beteiligen. Der Vorsitzende ruft noch am selben Tag eine Kanzlei an und erteilt das Mandat. Der Arbeitgeber verweigert die Zahlung, weil kein Beschluss vorlag. Ob ein nachträglicher Beschluss den Fehler heilt, ist rechtlich nicht sicher geklärt. Der sichere Weg: kurzfristig eine Sitzung einberufen, die Beauftragung beschließen und erst dann das Mandat erteilen.

Sachverständige des Betriebsrats: Wer die Kosten übernimmt

Die Kosten für einen Sachverständigen trägt der Arbeitgeber, wenn Sie die Hinzuziehung vorher mit ihm vereinbart haben oder das Arbeitsgericht seine Zustimmung ersetzt hat. Grundlage ist § 80 Abs. 3 BetrVG.

Bevor Sie ihn anfordern, nutzen Sie die Informationen, die der Arbeitgeber Ihnen ohnehin schuldet, und fragen sachkundige Beschäftigte im Betrieb (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Reicht das nicht, legen Sie in der Vereinbarung Thema, Person, Umfang und Honorar fest.

Zwei Regeln erleichtern Ihnen den Weg:

• Künstliche Intelligenz: Müssen Sie die Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt der Sachverständige seit 2021 als erforderlich (§ 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG). Die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber brauchen Sie weiterhin, über die Erforderlichkeit müssen Sie aber nicht mehr streiten.
• Betriebsänderung: In Unternehmen mit mehr als 300 Arbeitnehmern dürfen Sie bei einer Betriebsänderung einen Berater hinzuziehen, ohne vorher eine Vereinbarung zu schließen. Das regelt § 111 Satz 2 BetrVG.

Was kostet ein Betriebsrat pro Mitarbeiter?

Eine feste Summe für die Kosten des Betriebsrats pro Mitarbeiter gibt es nicht. Das Gesetz kennt weder eine Pauschale noch eine Obergrenze. Wie hoch die Betriebsratskosten ausfallen, hängt von Ihrem Betrieb und von Ihren Aufgaben im jeweiligen Jahr ab.

Was kostet ein Betriebsrat also? Den Ausschlag geben vor allem vier Faktoren:

• Größe des Gremiums: Sie wächst mit der Zahl der Arbeitnehmer im Betrieb (§ 9 BetrVG).
• Freistellungen: Ab 200 Arbeitnehmern steht Ihrem Gremium mindestens eine volle Freistellung zu (§ 38 Abs. 1 BetrVG). Sie können sie auch auf mehrere Mitglieder aufteilen. Das Entgelt zahlt der Arbeitgeber weiter.
• Schulungen: Ein neugewähltes Gremium hat mehr Schulungsbedarf als ein erfahrenes.
• Streitfälle: Ein Beschlussverfahren mit Anwalt oder ein Sachverständiger für ein großes Projekt macht ein Jahr deutlich teurer.

Manche Arbeitgeber schlagen einen festen Betrag pro Jahr vor. Er kann die Abrechnung vereinfachen, Ihren Anspruch aus § 40 BetrVG begrenzt er aber nicht: Was erforderlich ist, muss der Arbeitgeber auch dann zahlen, wenn das Geld aufgebraucht ist. Stimmen Sie deshalb keiner Budgetierung der Betriebsratsarbeit zu, die Ihren gesetzlichen Anspruch deckelt.

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?

Klären Sie den Streit zuerst im Gespräch. Lenkt der Arbeitgeber nicht ein, entscheidet das Arbeitsgericht im Beschlussverfahren über die Betriebsratskosten. So gehen Sie vor:

1. Beschluss fassen: Das Gremium beschließt, was es verlangt und wofür.
2. Schriftlich begründen: Nennen Sie dem Arbeitgeber die Aufgabe, für die Sie das Mittel brauchen, beantworten Sie die vier Prüffragen und setzen Sie eine Frist.
3. Beschlussverfahren einleiten: Das Arbeitsgericht klärt, ob die Kosten der Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Zuständig ist die Arbeitsgerichtsbarkeit, Gerichtsgebühren fallen im Beschlussverfahren nicht an.
4. Gegen Behinderung vorgehen: Verweigert der Arbeitgeber die nötigen Mittel beharrlich, kann das ein grober Verstoß sein. Dann kommt ein Verfahren nach § 23 Abs. 3 BetrVG in Betracht. Behindert er Ihre Arbeit gezielt, kann das sogar eine Straftat nach § 119 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG sein.

Häufige Fragen

Wer trägt die Kosten für den Betriebsrat?

Der Arbeitgeber. Nach § 40 BetrVG zahlt er alles, was durch Ihre Betriebsratsarbeit entsteht. Die Grenze ist die Erforderlichkeit: Bezahlt wird, was Sie für Ihre Aufgaben brauchen.

Was steht in § 80 Abs. 3 BetrVG?

Der Verweis meint den Sachverständigen des Betriebsrats. Nach § 80 Abs. 3 BetrVG dürfen Sie externe Fachleute hinzuziehen, wenn Sie deren Wissen für Ihre Aufgaben brauchen. Voraussetzung ist eine vorherige Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.

Kann der Betriebsrat einen Anwalt nach § 40 BetrVG beauftragen?

Ja. Für ein Verfahren vor dem Arbeitsgericht dürfen Sie einen Anwalt beauftragen, die Kosten trägt der Arbeitgeber. Voraussetzung ist ein Beschluss des Gremiums vor der Beauftragung. Nicht bezahlt wird ein offensichtlich aussichtsloses oder mutwilliges Verfahren.

Gilt § 40 BetrVG auch für die JAV und die SBV?

Für die JAV ja: § 65 Abs. 1 BetrVG erklärt § 40 BetrVG für entsprechend anwendbar. Für die Schwerbehindertenvertretung gilt eine vergleichbare eigene Regel, ihre Kosten trägt der Arbeitgeber nach § 179 Abs. 8 SGB IX.

Jede Ausgabe sicher begründen

Ob Laptop, Seminar oder Anwalt: Mit der Checkliste Kosten des Betriebsrats prüfen Sie jede Forderung, bevor Sie sie stellen. Sind Sie neu im Gremium oder nachgerückt, gibt Ihnen das Seminar Der Betriebsrat Teil 1 das Grundwissen für Ihre ersten Entscheidungen im Amt.