SBV-Sprechstunde mit Wirkung
Für Sie als Schwerbehindertenvertretung beginnt wirksame Interessenarbeit oft dort, wo Menschen ihre Themen wirklich aussprechen. In der Sprechstunde. Hier klären Sie Fragen, nehmen Beschwerden auf und stoßen Lösungen an. Gerade in größeren Betrieben entscheidet die Organisation darüber, ob Kollegen Sie als verlässlichen Ansprechpartner erleben. Und sie ist rechtlich deutlich besser abgesichert als manche Arbeitgeber glauben.
Dürfen Sie als SBV Sprechstunden anbieten?
Die kurze Antwort ist ja. Die etwas längere ist ebenfalls klar. Nicht nur "dürfen" Sie, sondern Sie müssen es faktisch tun, wenn Sie Ihre gesetzlichen Aufgaben wirksam erfüllen wollen. Dafür brauchen Sie verlässliche Gesprächsangebote. § 179 Abs. 9 SGB IX stellt klar, dass Ihnen Räume und Geschäftsbedarf zustehen, soweit der Arbeitgeber diese auch dem Betriebs- oder Personalrat für Sprechstunden zur Verfügung stellt. Eine besondere Genehmigung ist dafür nicht vorgesehen.
In der Praxis kommt trotzdem oft die Arbeitgeberfrage: Wo steht das? Ein gelassener Gegencheck hilft: Wo steht eigentlich, dass die SBV keine Sprechstunden durchführen darf?
Auch der Zweck einer Sprechstunde ist eindeutig. § 178 SGB IX beschreibt Ihre Kernaufgaben. Sie überwachen die Einhaltung von Schutzvorschriften, nehmen Anregungen und Beschwerden entgegen und unterstützen Betroffene. Das funktioniert nicht nebenbei. Dafür brauchen Sie feste Zeiten und einen verlässlichen Rahmen.
Arbeitsrechtliche Stimmen aus der Praxis gehen noch weiter. Wer der SBV die Durchführung von Sprechstunden systematisch erschwert oder verhindert, behindert die Mandatsarbeit. Das kann einen Unterlassungsanspruch auslösen und notfalls auch gerichtlich durchsetzbar sein.
👉 Praxistipp: Legen Sie sich einen kurzen Textbaustein zurecht, der die Rechtsgrundlage nennt. So reagieren Sie bei Rückfragen ruhig, klar und ohne jedes Mal neu zu formulieren.
Sprechstunde ohne Freistellung
Nicht jede Vertrauensperson ist ganz oder teilweise freigestellt. Gerade dann sind strukturierte Sprechstunden ein starkes Organisationsmittel. Feste Zeiten schaffen Planungssicherheit für Sie als SBV, die Beschäftigten und für den Arbeitgeber. In der Praxis bewährt sich ein regelmäßiger Rhythmus, etwa einmal pro Woche oder alle zwei Wochen. Wichtig ist, dass Kollegen wissen, wann und wie sie Sie erreichen.
Sinnvoll ist auch die Abstimmung mit dem Betriebs- oder Personalrat. Gemeinsame Sprechzeiten oder die Nutzung vorhandener Räume sind nicht nur zulässig, sondern oft effizient. Gibt es keine BR-Sprechstunden, können Sie als SBV trotzdem eigene Termine etablieren. Entscheidend ist nicht, ob Sie Sprechstunden anbieten, sondern wie gut sie im Alltag wahrgenommen werden können, auch bei Schichtarbeit oder Home-Office. Dann können Sie zusätzlich Telefon- oder Videotermine anbieten, sofern die Vertraulichkeit gesichert ist. Gerade in diesen Arbeitsmodellen zeigt sich, dass spontane Gespräche zwischen Tür und Angel selten wirklich helfen. Besser ist es, Beratungsgespräche grundsätzlich mit Termin zu führen. Das wirkt professionell, schützt vor Überlastung und gibt Ratsuchenden das Gefühl, dass ihr Anliegen ernst genommen wird.
👉 Praxistipp: Wenn Sie keine Freistellung haben, planen Sie lieber kürzere, aber feste Termine. Zum Beispiel zwei Blöcke im Monat, die wirklich stehen. Verlässlichkeit schlägt Verfügbarkeit.
Dürfen Beschäftigte während der Arbeitszeit zur SBV gehen?
Auch hier ist die Rechtslage eindeutig und wird trotzdem regelmäßig infrage gestellt. Beschäftigte dürfen die SBV während der Arbeitszeit aufsuchen. Das ergibt sich aus mehreren Vorschriften des SGB IX, etwa aus dem Recht auf Beratung, dem Beschwerderecht, dem Hinzuziehungsrecht bei der Personalakte und ausdrücklich aus dem Besuch von Sprechstunden.
Praktisch heißt das: Der Beschäftigte meldet sich beim Vorgesetzten ab, nimmt den Termin wahr und meldet sich danach zurück. Eine inhaltliche Begründung ist nicht erforderlich. Natürlich gilt das Gebot der Rücksichtnahme auf betriebliche Belange. Das heißt in der Regel, Termine so zu legen, dass Abläufe nicht unnötig gestört werden. Trotzdem darf der Arbeitgeber weder das Entgelt kürzen noch den Besuch "sanktionieren". Auch der Unfallversicherungsschutz bleibt bestehen, inklusive des Weges zur SBV und zurück.
Wichtig für Sie als SBV: Diese Rechte gelten nicht nur für schwerbehinderte Menschen, sondern auch für gleichgestellte Beschäftigte und in bestimmten Konstellationen sogar darüber hinaus.
👉 Praxistipp: Formulieren Sie für Kollegen einen neutralen Abmeldesatz, zum Beispiel "Ich habe einen Termin bei der Interessenvertretung und bin um 10:45 Uhr zurück." Das schützt die Privatsphäre und verhindert unnötige Diskussionen.
Gute Beratung beginnt mit guter Gesprächsführung
Eine gute Sprechstunde lebt nicht von schnellen Antworten, sondern von Klarheit im Prozess. Ihre Rolle als SBV ist Hilfe zur Selbsthilfe. Sie nehmen Kollegen nicht die Entscheidung ab. Sie geben Orientierung und machen nächste Schritte möglich. Genau deshalb ist eine saubere Gesprächsführung so entscheidend.
Ein gelungenes Erstgespräch folgt oft vier Schritten
- Problem erfassen
- Erwartungen klären
- Lösungswege aufzeigen
- Umsetzung begleiten
Dabei reicht reines Zuhören nicht aus. Mimik, Gestik und Körpersprache liefern häufig ebenso wichtige Hinweise wie das gesprochene Wort. Wenn Sie aufmerksam wahrnehmen, erkennen Sie schneller, ob hinter einem sachlichen Anliegen auch Angst, Überforderung oder Frustration steckt.
Hilfreich ist, von Beginn an einen zeitlichen Rahmen zu setzen, zum Beispiel eine Stunde für das Erstgespräch. So bleibt das Gespräch fokussiert und beide Seiten wissen, woran sie sind. Fragen Sie aktiv nach, was genau gebraucht wird. Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest, wenn es hilft, zum Beispiel als kurze Notiz für die betroffene Person.
Ein wertschätzender Ton schafft Vertrauen. Nicht jedes Thema lässt sich in einem Termin klären. Ein Folgetermin ist häufig sinnvoll, gerade bei komplexen Fällen.
Die richtige Umgebung macht den Unterschied
So banal es auch klingen mag: Der Raum entscheidet mit über den Erfolg der Sprechstunde. Vertraulichkeit ist das A und O. Ideal ist ein ruhiger, nicht einsehbarer Raum. Wenn Sie das BR-Büro nutzen, hilft ein schlichtes „Bitte nicht stören“-Schild. Störfaktoren wie Telefonklingeln, ständiges Herein- und Herausgehen oder Zeitdruck wirken wie Gesprächskiller.
Rechtlich zentral ist die Verschwiegenheit. Als SBV sind Sie gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Das gilt besonders für persönliche Verhältnisse und sensible Informationen. Auch datenschutzrechtlich sind viele Inhalte besonders geschützt, weil es häufig um Gesundheitsdaten geht. Nutzen Sie deshalb nur die Informationen, die Sie wirklich benötigen, und sichern Sie Unterlagen gegen unbefugten Zugriff. Orientierung bieten hier auch behördliche Hinweise zum Datenschutz in der SBV.
Neben der Einhaltung des Datenschutzes zählen auch Kleinigkeiten, damit die Ratsuchenden sich bei Ihnen in der Sprechstunde wohlfühlen: Eine angenehme Raumtemperatur, ein Glas Wasser und ausgeschaltete Handys sind schnell umgesetzt.
Wenn Sie sich vorbereiten, etwa mit einer kurzen Stichpunktliste zum angekündigten Thema, wirkt das sofort professionell. Bei komplexen Sachverhalten kann ein Gesprächsprotokoll sinnvoll sein, das die Betroffenen in Kopie erhalten. So wird aus einem Gespräch ein nachvollziehbarer Prozess.
Am Ende geht es auch um Ihre Haltung: Offen, vorurteilsfrei und lösungsorientiert.
Die SBV ist weder Beichtstuhl noch Kontrollinstanz. Sie sind eine professionelle Interessenvertretung. Wenn Sie diese Rolle klar leben, stärken Sie einzelne Kollegen und gleichzeitig die Position der SBV im Betrieb.
Fazit und Ihr Fahrplan für die Umsetzung
Eine gut organisierte Sprechstunde ist kein Zusatzangebot, sondern Kern Ihrer SBV-Arbeit. Sie schafft Vertrauen, macht Ihre Unterstützung planbar und gibt Betroffenen einen sicheren Rahmen. Wenn Sie Zeiten, Ablauf und Vertraulichkeit klar regeln, gewinnen Sie Wirkung im Alltag und stärken die SBV als feste Anlaufstelle im Betrieb.
Damit Sie jetzt direkt ins Tun kommen, finden Sie hier drei praxistaugliche Ausbaustufen und konkrete erste Schritte für die nächsten Tage.
Drei Ausbaustufen, die in der Praxis funktionieren
- Basis: Fester Wochentermin, klarer Raum, Terminliste, kurze Dokumentation der nächsten Schritte.
- Plus: Zusätzlich Telefon- oder Videotermine nach festen Regeln, eine interne Checkliste für Erstgespräche und eine klare Logik für Folgetermine.
- Pro: Standardisierte Abläufe mit Datenschutzkonzept, sichere Ablage, ein kurzes Informationsblatt für Beschäftigte und eine regelmäßige Abstimmung mit BR oder PR.
👉 Praxistipp: Starten Sie bewusst klein. Entscheidend ist nicht die perfekte Struktur, sondern dass Ihre Sprechstunde regelmäßig stattfindet und zuverlässig ist.
Ihre nächsten drei Schritte für die kommenden acht Wochen
- Legen Sie einen festen Sprechstunden-Slot für die nächsten acht Wochen fest und kommunizieren Sie ihn im Betrieb.
- Erstellen Sie eine Einseiter-Checkliste für Erstgespräche inklusive kurzem Hinweis zu Vertraulichkeit und Datenschutz.
- Klären Sie die Raumnutzung und eine einfache Türregel, damit Gespräche ungestört bleiben.
👉 Praxistipp: Kommunizieren Sie den Slot so, dass Kollegen ihn sich merken. Gleicher Wochentag, gleiche Uhrzeit und ein klarer Hinweis, wie man einen Termin bekommt.
Autor: Lilli Kipke
