Amtszeitende der SBV: So gelingt die Amtsübergabe

Wann sollten Sie mit der Übergabe beginnen?

Warten Sie mit der Vorbereitung nicht bis zum letzten Amtstag. Sobald die nächste SBV-Wahl näher rückt, können Sie Ihre Unterlagen ordnen, offene Themen zusammenstellen und wichtige Termine dokumentieren.

Die Amtszeit der Schwerbehindertenvertretung beträgt grundsätzlich vier Jahre, § 177 Abs. 7 Satz 1 SGB IX. Sie beginnt mit der Bekanntgabe des Wahlergebnisses. Ist zu diesem Zeitpunkt noch eine bisherige Schwerbehindertenvertretung im Amt, beginnt die neue Amtszeit erst mit deren Ablauf, § 177 Abs. 7 Satz 2 SGB IX.

Die regelmäßigen SBV-Wahlen finden alle vier Jahre vom 1. Oktober bis zum 30. November statt. Für Ihre Vorbereitung ist vor allem wichtig, dass Sie das Ende Ihrer eigenen Amtszeit kennen. Von diesem Termin aus können Sie die nächsten Schritte planen.

Achtung: Orientieren Sie sich nicht am Wahlkalender des Betriebsrats. Die regelmäßigen Betriebsratswahlen finden zu einem anderen Zeitpunkt statt, nämlich vom 1. März bis zum 31. Mai (§ 13 Abs. 1 BetrVG).

Für den zeitlichen Rahmen sollten Sie zunächst wissen, nach welchem Verfahren in Ihrem Betrieb gewählt wird.

Vereinfachtes Wahlverfahren

Sind weniger als 50 schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen wahlberechtigt und besteht der Betrieb nicht aus räumlich weit auseinanderliegenden Teilen, findet die Wahl im vereinfachten Wahlverfahren statt (§ 18 SchwbVWO, § 177 Abs. 6 SGB IX). Einen Wahlvorstand gibt es hier nicht. Die Wahlversammlung wählt stattdessen eine Wahlleitung. Die amtierende SBV lädt spätestens drei Wochen vor Ablauf ihrer Amtszeit zur Wahlversammlung ein, § 19 Abs. 1 SchwbVWO.

Förmliches Wahlverfahren

Sind die Voraussetzungen für das vereinfachte Wahlverfahren nicht erfüllt, wird im förmlichen Verfahren gewählt. Hier bestellt die amtierende SBV spätestens acht Wochen vor Ablauf ihrer Amtszeit einen Wahlvorstand, § 1 Abs. 1 SchwbVWO.

👉 Praxistipp: Je früher Sie anfangen, desto weniger Zeitdruck entsteht am Ende.

Was gehört in die Übergabe?

Ihre Nachfolge muss nicht jede Einzelheit aus Ihrer bisherigen Amtszeit kennen. Wichtig ist vor allem, dass sie schnell erkennt, welche Themen aktuell sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Offene Vorgänge und Fristen

Gehen Sie alle offenen Fälle durch, an denen die SBV beteiligt ist. Das können zum Beispiel laufende Gespräche mit dem Arbeitgeber, Maßnahmen zur Barrierefreiheit, offene Beteiligungsverfahren oder aktuelle Themen mit dem Integrationsamt sein.

Halten Sie für jeden Vorgang kurz fest:

• Was ist der aktuelle Stand?

• Gibt es eine laufende Frist?

• Was ist als Nächstes zu tun?

• Wer ist daran beteiligt?

• Wo befinden sich die relevanten Unterlagen?

So kann Ihre Nachfolge direkt weiterarbeiten und muss sich den aktuellen Stand nicht mühsam zusammensuchen.

Wichtige Unterlagen geordnet übergeben

Zur Amtsübergabe gehören auch die Unterlagen, die für die weitere Arbeit der Schwerbehindertenvertretung benötigt werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• Inklusionsvereinbarungen

• Protokolle und Unterlagen zu Schwerbehindertenversammlungen

• relevanter Schriftverkehr

• Unterlagen zu laufenden Projekten und Maßnahmen

• Unterlagen zu noch offenen Vorgängen

• wichtige Beschlüsse oder Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber

• wiederkehrende Termine und feste Abläufe

Besonders wichtig ist die Inklusionsvereinbarung. Sie gilt unabhängig davon weiter, wer das Amt der Vertrauensperson ausübt. Protokolle und Unterlagen aus Schwerbehindertenversammlungen helfen Ihrer Nachfolge dabei zu erkennen, welche Themen bereits behandelt wurden, welche Zusagen gegeben wurden oder welche Aufgaben noch offen sind.

Auch die Unterlagen der SBV-Wahl sollten Sie im Blick behalten. Nach § 16 SchwbVWO werden die Wahlunterlagen mindestens bis zum Ende der Wahlperiode von der Schwerbehindertenvertretung aufbewahrt.

👉 Praxistipp: Übergeben Sie nicht einfach einen vollen Ordner oder ein unübersichtliches digitales Laufwerk. Eine kurze Inhaltsübersicht hilft Ihrer Nachfolge, sich schnell zurechtzufinden.

Kontakte und Erfahrungswissen weitergeben

Eine gute Übergabe besteht nicht nur aus Dokumenten. Mindestens genauso wertvoll ist das Wissen, das Sie während Ihrer Amtszeit gesammelt haben.

Welche Ansprechpartner sind besonders wichtig? Mit wem arbeitet die SBV regelmäßig zusammen? Welche Themen beschäftigen den Betrieb schon länger?

Besprechen Sie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit:

• dem Betriebsrat

• dem Inklusionsbeauftragten des Arbeitgebers

• der Personalabteilung

• dem Integrationsamt

• dem Betriebsarzt

• der Sifa

• weiteren regelmäßig beteiligten internen und externen Stellen

Geben Sie Ihrer Nachfolge nach Möglichkeit auch konkrete Kontaktdaten und Zuständigkeiten mit.

Sensible Informationen besonders sorgfältig behandeln

Bei der Arbeit als SBV haben Sie regelmäßig mit persönlichen und besonders sensiblen Informationen zu tun. Deshalb gehört auch der Datenschutz zu einer sauberen Amtsübergabe.

Ihre Verschwiegenheitspflicht endet nicht mit Ihrer Amtszeit, § 179 Abs. 7 SGB IX.

Personenbezogene Unterlagen sollten deshalb nicht einfach vollständig an die Nachfolge weitergereicht werden. Prüfen Sie bei sensiblen Falldaten, welche Informationen für die Fortführung der konkreten SBV-Arbeit tatsächlich erforderlich sind und auf welcher Grundlage sie weitergegeben werden können.

Daraus folgt eine klare Trennung bei der Übergabe. Fallunterlagen mit Gesundheitsdaten gehen nur weiter, soweit die neue Vertrauensperson sie für einen laufenden Fall braucht. Holen Sie dafür die Einwilligung der betroffenen Beschäftigten ein, schriftlich und für den konkreten Fall. Alles andere wird gelöscht oder vernichtet, es geht weder an den Betriebsrat noch an die Personalabteilung.

Auch persönliche Aufzeichnungen und private Notizen sollten Sie von den Unterlagen des Amtes trennen.

Das Übergabegespräch

Sobald feststeht, wer das Amt übernimmt, sollten Sie einen festen Termin für die persönliche Übergabe vereinbaren. Gehen Sie dabei gemeinsam diese Punkte durch:

1. Welche Vorgänge sind aktuell offen?

2. Welche Fristen und Termine stehen unmittelbar an?

3. Welche Projekte laufen weiter?

4. Welche Unterlagen muss die neue SBV kennen?

5. Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner?

6. Welche Themen sollten in den ersten Wochen angegangen werden?

Prüfen Sie außerdem die organisatorischen Voraussetzungen. Hat die neue Vertrauensperson Zugang zu den erforderlichen Räumen und Ablagen? Kann sie auf Funktionspostfächer, gemeinsame Laufwerke und notwendige Arbeitsmittel zugreifen?

Persönliche Passwörter sollten Sie nicht weitergeben. Notwendige Berechtigungen sollten neu eingerichtet oder auf die neue Vertrauensperson übertragen werden.

Übergabe kurz dokumentieren

Ein kurzes Übergabeprotokoll schafft Klarheit. Halten Sie fest, welche Unterlagen, Arbeitsmittel und Zugänge übergeben wurden und welche offenen Punkte noch bestehen.

Das Protokoll muss nicht kompliziert sein. Eine übersichtliche Liste mit Datum und den wichtigsten Punkten reicht aus. So hat Ihre Nachfolge einen klaren Startpunkt und Sie können nachvollziehbar festhalten, was Sie übergeben haben.

Wenn das Amt vorzeitig endet

Nicht jede Amtszeit endet nach vier Jahren. Das Amt kann auch vorher erlöschen, zum Beispiel wenn Sie Ihr Amt niederlegen, aus dem Arbeits-, Dienst- oder Richterverhältnis ausscheiden oder Ihre Wählbarkeit verlieren, § 177 Abs. 7 Satz 3 SGB IX.

In solchen Fällen bleibt für eine Übergabe häufig deutlich weniger Zeit. Ist ein stellvertretendes Mitglied gewählt, rückt es für den Rest der Amtszeit nach, § 177 Abs. 7 Satz 4 SGB IX. Informieren Sie es deshalb so früh wie möglich über alle laufenden Vorgänge.

Steht Ihr Ausscheiden schon länger fest, etwa weil Sie in Rente gehen oder den Betrieb verlassen, können Sie die Übergabe frühzeitig vorbereiten.

Besonders wichtig ist in diesen Fällen eine aktuelle Übersicht. Welche Vorgänge dulden keinen Aufschub? Welche Fristen laufen? Welche Ansprechpartner müssen sofort informiert werden?

Je weniger Vorlauf besteht, desto stärker sollten Sie sich auf diese Punkte konzentrieren.

Was nach dem Amtsende für Sie gilt

Mit dem Ende Ihrer Amtszeit geben Sie Ihre Funktion als Vertrauensperson ab. Bestimmte Pflichten und Schutzrechte wirken jedoch weiter.

Ihre Verschwiegenheitspflicht nach § 179 Abs. 7 SGB IX besteht auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt fort.

Auch beim Kündigungsschutz endet der Schutz nicht automatisch am letzten Amtstag. Über § 179 Abs. 3 SGB IX gelten für die Vertrauensperson grundsätzlich die entsprechenden Schutzregelungen für Betriebsratsmitglieder. Dazu gehört auch der nachwirkende Kündigungsschutz nach § 15 Abs. 1 Satz 2 KSchG.

Dieser Schutz besteht grundsätzlich für ein Jahr nach dem Ende der Amtszeit. Für besondere Konstellationen gelten Ausnahmen.

Für Ihre Amtsübergabe bedeutet das vor allem eines. Mit dem letzten Amtstag endet Ihre aktive SBV-Arbeit, Ihre Verantwortung für vertrauliche Informationen bleibt bestehen.

Häufige Frage

Welche Unterlagen muss die alte SBV an die neue übergeben?

Übergeben werden sollten die Unterlagen, die für die weitere Arbeit der Schwerbehindertenvertretung benötigt werden. Dazu gehören vor allem Informationen zu offenen Vorgängen, laufenden Fristen, und aktuellen Projekten, die Inklusionsvereinbarung, relevante Protokolle und wichtiger Schriftverkehr.

Bei personenbezogenen und sensiblen Daten muss besonders sorgfältig geprüft werden, welche Informationen für die Fortführung der konkreten Arbeit erforderlich sind.

Wann muss die SBV den Wahlvorstand bestellen?

Im förmlichen Wahlverfahren bestellt die amtierende Schwerbehindertenvertretung spätestens acht Wochen vor Ablauf ihrer Amtszeit einen Wahlvorstand, § 1 Abs. 1 SchwbVWO.

Im vereinfachten Wahlverfahren gibt es keinen Wahlvorstand. Hier lädt die amtierende SBV spätestens drei Wochen vor Ablauf ihrer Amtszeit zur Wahlversammlung ein, § 19 Abs. 1 SchwbVWO.

Wann endet die Amtszeit der SBV?

Regulär endet die Amtszeit nach vier Jahren. Sie kann auch vorzeitig enden, etwa durch Amtsniederlegung, Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis oder Verlust der Wählbarkeit.

Endet das Amt, wenn während der Amtszeit weniger als fünf schwerbehinderte Beschäftigte im Betrieb tätig sind?

Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. Oktober 2022 entschieden, dass das Amt der Schwerbehindertenvertretung nicht allein deshalb endet, weil die Zahl der schwerbehinderten Beschäftigten während der Amtszeit unter fünf sinkt (BAG, Beschluss vom 19. Oktober 2022, 7 ABR 27/21).

Hat die SBV nach dem Ende der Amtszeit noch Kündigungsschutz?

Ja, ein Jahr lang. Ab dem Tag des Amtsendes ist eine Kündigung unzulässig (§ 179 Abs. 3 SGB IX i.V.m. § 15 Abs. 1 Satz 2 KSchG). Der Arbeitgeber darf nur kündigen, wenn Tatsachen ihn zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigen. Der Schutz greift außerdem nicht, wenn das Amt durch eine gerichtliche Entscheidung geendet hat.

Mit einer guten Übergabe den Start erleichtern

Je vollständiger Sie übergeben, desto schneller ist die neue Vertrauensperson arbeitsfähig und desto weniger Fälle bleiben liegen. Aufgaben, Fristen und Beteiligungsrechte des Amtes gehen Sie im Seminar Schwerbehindertenvertretung Teil 1 an konkreten Fällen durch. Die Aufbaustufen stehen in der Rubrik SBV-Seminare.