Schriftführer und Protokollführer

Was ist ein Schriftführer?

Zunächst eine kurze Definition:

Der Schriftführer oder Sekretär des Betriebsrats ist die Person, die bei der Betriebsratssitzung die Sitzungsniederschrift bzw. das Protokoll anfertigt („führt“).

Wahl des Schriftführers

Üblicherweise wird der Schriftführer aus den Reihen der Betriebsratsmitglieder bestimmt.

Damit die Arbeit nicht immer an einer Person hängen bleibt, kann auch in jeder Betriebsratssitzung ein anderes Mitglied die Protokollführung übernehmen. Es ist sinnvoll, das im Voraus zu klären. So vermeiden Sie, dass nicht bei jeder Sitzung viel Zeit verloren geht, um jemanden zu finden, der diese Aufgabe übernimmt.

Bestellung des Schriftführers durch Beschluss

Der Betriebsrat kann ein Betriebsratsmitglied zum Schriftführer bestellen. Die Bestellung erfolgt grundsätzlich durch einen ordentlichen Beschluss des Betriebsrats.

Der Betriebsratsvorsitzende ist nicht berechtigt eigenmächtig ein Betriebsratsmitglied als Schriftführer zu bestimmen. Gerade in größeren Betrieben kann der Betriebsrat auch eine Schreibkraft, die kein Betriebsratsmitglied ist, mit der Erstellung der Sitzungsniederschrift beauftragen. Diese Schreibkraft ist dann zur Teilnahme an den Sitzungen des Betriebsrats berechtigt, um das Protokoll erstellen zu können. Sie ist jedoch nicht stimmberechtigt. Die Schreibkraft unterliegt derselben Verschwiegenheitspflicht wie die Betriebsratsmitglieder.

Aufgaben des Schriftführers

Wird ein Betriebsratsmitglied zum Schriftführer gewählt, ergeben sich daraus keine weiteren Rechte, aber erheblich mehr Aufgaben bzw. Pflichten.

Protokollführung

Eine der Hauptaufgaben des Schriftführers ist, die Erstellung des Protokolls bzw. der Sitzungsniederschrift (siehe § 34 Abs. 1 Satz
1 BetrVG) bei der Betriebsratssitzung. Die Sitzungsniederschrift dient vor allem dem Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und Rechtsgültigkeit der Betriebsratsbeschlüsse. Diese sollte möglichst ausführlich erstellt werden, um Argumente und Erwägungen auch später noch nachvollziehen zu können. Die Beweiskraft des Protokolls ist erheblich.

Das Protokoll muss mindestens den Wortlaut der Beschlüsse enthalten und es muss klar sein, wer an der Sitzung teilgenommen hat. Über Verhandlungen des Betriebsrats mit dem Arbeitgeber muss kein Protokoll geführt werden, es ist aber zweckmäßig, Stichpunkte zu notieren, um mindestens den Verhandlungsstand festzuhalten.

Hat der Arbeitgeber an einer Sitzung des Betriebsrats teilgenommen (§ 29 Abs. 4 BtrVG), ist ihm der entsprechende Teil der Niederschrift abschriftlich auszuhändigen (§ 34 Abs. 2 BetrVG)

Auch über Sitzungen des  Betriebsausschusses oder anderer Ausschüsse ist ein Protokoll zu fertigen. Wie dies zu geschehen hat, ist in § 34 BetrVG geregelt.
Das Protokoll muss vom Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Betriebsrats unterschrieben werden. Dies  übernimmt meistens der Schriftführer.

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Weitere Aufgaben des Schriftführers

Wenn der Betriebsrat dies beschließt, können dem Schriftführer weitere Aufgaben übertragen werden. Diese können zum Beispiel
sein:

• Erstellen weiterer Schriftstücke für den Betriebsrat
• Niederschrift von Einladungstexten für den Vorsitzenden
• Bestellung des Büromaterials

Zu beachten ist, das bestimmte Aufgaben nach dem BetrVG den Vorsitzenden zugeordnet sind, wie z.Bsp. die Einladung zur Sitzung aussprechen (§ 29 Asb. 2 BetrVG) oder die Entgegennahme von Erklärungen für den Betriebsrat (§ 26 Abs. 2 BetrVG).

Einsichtnahme in das Protokoll durch die Betriebsratsmitglieder

Jedes Betriebsratsmitglied hat gemäß § 34 Abs. 3 BetrVG jederzeit das Recht, Einsicht in die Unterlagen des Betriebsrats und seiner
Ausschüsse zu nehmen. Das Recht auf Einsichtnahme kann dabei weder durch eine Geschäftsordnung noch durch einen  Betriebsratsbeschluss eingeschränkt werden. Auch eine Einschränkung mit dem Verweis auf die Bestimmungen des Datenschutzes ist nicht rechtmäßig.

Was zählt zu den Unterlagen des Betriebsrats?

Das Einsichtsrecht besteht in Bezug auf alle Unterlagen des Betriebsrats. Zu den Unterlagen gehören alle schriftlichen Aufzeichnungen und Materialien, die der Betriebsrat oder ein Ausschuss angefertigt hat oder die ihm ständig zur Verfügung stehen (Niederschriften, Listen, Berechnungen, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge u.a.). Neben den in Papierform vorliegenden  Unterlagen sind auch sämtliche auf Datenträgern gespeicherten Dateien sowie die Korrespondenz des Betriebsrats unter dessen E-Mail-Anschrift erfasst.

Wer hat sonst noch ein Recht auf Einsicht?

Ferner ist auch ein Einsichtsrecht für Ersatzmitglieder vorgesehen, wenn diese ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten oder sich auf eine bevorstehende Betriebsratstätigkeit als Vertreter eines verhinderten ordentlichen Mitglieds vorbereiten müssen. Das Gesetz gesteht das Einsichtsrecht nicht den übrigen Personen zu, die berechtigt sind, allgemein oder im Einzelfall an Betriebsratssitzungen teilzunehmen (z.Bsp. Arbeitgeber, JAV Mitglieder, Schwerbehindertenvertretung).

Auf welche Informationen darf der Arbeitgeber zugreifen?

Nimmt der Arbeitgeber an einer Sitzung des Betriebsrats teil, ist er berechtigt eine Kopie der Sitzungsniederschrift für den Teil der Sitzung zu erhalten, an dem er teilgenommen hat.

Er hat jedoch zu keiner Zeit Anspruch auf die gesamte Sitzungsniederschrift. Auch der Gewerkschaftssekretär hat ein Anspruch auf das Protokoll für den Teil der Sitzung, an dem er teilgenommen hat.