Auf einmal Schriftführer – das gilt es zu beachten!

Der Schriftführer

Ob ein Schriftführer gewählt wird, kann jeder Betriebsrat selbst entscheiden. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Wahl eines Schriftführers nämlich nicht. Verzichtet der Betriebsrat hierauf, ist der Vorsitzende für das ordnungsgemäße Verfassen des Protokolls verantwortlich.

In aller Regel wird der Schriftführer aus den Reihen der Betriebsratsmitglieder bestimmt. Es macht auch Sinn, diese Aufgabe stets ein und demselben Mitglied - zumindest für eine bestimmte Zeit - zu übertragen. Möglich ist aber auch, dass zu jeder Betriebsratssitzung ein anderes Mitglied die Protokollführung übernimmt.

Die Bestellung des Schriftführers

Wenn der Betriebsrat ein Betriebsratsmitglied zum Schriftführer bestellt, hat das durch einen Beschluss des Betriebsrats zu geschehen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass der Betriebsratsvorsitzende nicht berechtigt ist, eigenmächtig ein Betriebsratsmitglied zum Schriftführer zu bestimmen. Auch die Abberufung hat durch Beschluss zu erfolgen.

Regelmäßig erfolgt die Bestellung eines Schriftführers bereits in der konstituierenden Sitzung des Betriebsrats. Ein solches Vorgehen ist auch zu empfehlen, da bereits die konstituierende Sitzung des Betriebsrats protokolliert werden muss. Es ist aber zu beachten, dass die erste Sitzung der Konstituierung des Betriebsrats grundsätzlich der Wahl des Vorsitzenden und seines Stellvertreters dient. Zur Wahl des Schriftführers kann der Wahlvorstand somit nicht einladen, vgl. § 29 Abs. 1 S. 1 BetrVG. Der konstituierte Betriebsrat kann auf der ersten Sitzung aber dennoch über weitere Punkte beraten und beschließen, sofern der vollzählig geladene Betriebsrat einstimmig die entsprechende Ergänzung der Tagesordnung beschließt.

Die externe Schreibkraft

Aus § 40 Abs. 2 BetrVG ergibt sich der grundsätzliche Anspruch des Betriebsrats auf Überlassung von Büropersonal. Die herrschende Meinung hält es deshalb für zulässig, wenn eine Schreibkraft zur Unterstützung des Protokollführers eingesetzt wird. Vor allem in größeren Betrieben ist es auch möglich, dass der Betriebsrat eine Schreibkraft, die kein Betriebsratsmitglied ist, mit der Erstellung der Sitzungsniederschrift beauftragt. Solche Schreibkräfte dürfen dann natürlich auch an den Sitzungen des Betriebsrats teilnehmen, um das Protokoll zu schreiben. Sie unterliegen derselben Verschwiegenheitspflicht wie Betriebsratsmitglieder, sind aber natürlich nicht stimmberechtigt.

Ob es zulässig ist, eine Schreibkraft zur Protokollführung an Betriebsratssitzungen teilnehmen zu lassen, ist aber nicht völlig unproblematisch. Für Personalräte hält das Bundesverwaltungsgericht die Teilnahme von Schreibkräften an Sitzungen des Personalrats zur Protokollführung wegen eines Verstoßes gegen das Gebot der Nichtöffentlichkeit für unzulässig (vgl. BVerwG, Beschluss vom 02.01.1992, Az. 6 PB 13/91).

Die Aufgaben des Schriftführers

Nach § 34 Abs. 1 BetrVG ist über jede Verhandlung des Betriebsrats eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Es ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat. Nimmt ein Betriebsratsmitglied mittels Video- und Telefonkonferenz an der Sitzung teil, so hat es seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform zu bestätigen. Diese Bestätigung ist der Niederschrift sodann beizufügen.

Die Richtigkeit des Protokolls wird also nicht durch Beschluss, sondern durch die Unterschrift des Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Mitglieds (in der Regel des Schriftführers) hergestellt. Dennoch ist es ratsam, dass der Betriebsratsvorsitzende den Protokollentwurf auf der nächsten Sitzung verliest und das Gremium darüber abstimmt, ob das Protokoll genehmigt wird.

Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben und der Niederschrift beizufügen.

Gilt § 34 Abs. 1 BetrVG nur für Sitzungen des Betriebsrats?

Nach § 34 Abs. 1 BetrVG ist über jede „Verhandlung“ des Betriebsrats eine Niederschrift aufzunehmen. Aus § 34 Abs. 2 BetrVG und aus der Gesetzessystematik ergibt sich, dass die Vorschrift sich nur auf die Sitzungen des Betriebsrats im engeren Sinn bezieht. Andererseits gilt sie für alle Betriebsratssitzungen, also auch wenn im Einzelfall kein Beschluss gefasst wurde.

Für Beratungen des Betriebsrats außerhalb von Betriebsratssitzungen und für Gespräche oder Verhandlungen des Betriebsrats mit dem Arbeitgeber oder sonstigen Stellen kann die Geschäftsordnung des Betriebsrats die Fertigung eines Protokolls vorschreiben.

Auch über Sitzungen des Betriebsausschusses oder anderer Ausschüsse ist ein Protokoll zu fertigen.

Einsichtsrecht der Betriebsratsmitglieder

Natürlich haben die Mitglieder des Betriebsrats das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen – auch die Protokolle der Sitzungen. Das Recht auf Einsichtnahme kann dabei weder durch einen Betriebsratsbeschluss noch durch die Geschäftsordnung eingeschränkt werden. Auch Einschränkungen mit dem Verweis auf den Datenschutz sind nicht rechtmäßig.

Schulung des Schriftführers

Der Schriftführer fertigt nicht nur das Sitzungsprotokoll an, sondern übernimmt mit seiner Unterschrift – neben dem Betriebsratsvorsitzenden – auch die Verantwortung für dessen Richtigkeit und Vollständigkeit. Um dieser Verantwortung gerecht werden zu können, ist die Teilnahme an einem Seminar zur Protokollführung für die Schriftführer des Betriebsrats erforderlich. Das gilt nicht nur für den „ersten“ Schriftführer, sondern auch für dessen Stellvertreter (vgl. LAG Hamm, Beschluss vom 05.12.2008, Az. 10 TaBV 25/07).

So sieht ein Protokoll aus

Es sollte unbedingt ein Musterprotokoll verwendet werden. Denn mit dem Musterprotokoll kann sichergestellt werden, dass keine wesentlichen Punkte übersehen werden und dass das Protokoll eine einheitliche und übersichtliche Struktur bekommt.

Hier können Sie sich ein Musterprotokoll herunterladen.

Folgende Inhalte sollte das Protokoll umfassen:

• Ort der Sitzung
• Datum und Beginn
• Leitung der Sitzung
• Schriftführer
• Anzahl der erschienenen Betriebsratsmitglieder
• Entschuldigt fehlende Betriebsratsmitglieder (mit Angabe der Gründe)
• Unentschuldigt fehlende Betriebsratsmitglieder
• Teilnahmeberechtigte Ersatzmitglieder (welches Ersatzmitglied für welches verhinderte Betriebsratsmitglied)
• Weitere Teilnehmer der Sitzung
• Frage und Feststellung, ob die Einladung und die Tagesordnung rechtzeitig zugegangen sind
• Änderungsanträge zur Tagesordnung (wenn ja, das Abstimmungsergebnis)
• Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
• Ende der Betriebsratssitzung
• Unterschriften
• Anwesenheitsliste

Feinheiten zum Protokoll

Das Protokoll ist eine förmliche Niederschrift über den Verlauf der Sitzung. Es wird in der Gegenwartsform geschrieben. Dies dient auch einem externen Leser, der nicht bei der Sitzung anwesend war, sich in die Geschehnisse besser hineinzudenken. Die Darstellung des Geschriebenen muss objektiv sein und wird während der Veranstaltung aufgezeichnet.

Hier noch einige Tipps für das Protokoll:

• Die Einladung mit der Tagesordnung ist dem Schriftführer vor der Sitzung bekannt. Somit kann schon im Vorfeld ein Protokoll im Entwurf erstellt werden.
• Die eigene Mitschrift ist das wichtigste Arbeitsmittel, um später das Protokoll anfertigen zu können.
• Notizblätter sollten durchnummeriert werden. Am besten nimmt man für jeden neuen Tagesordnungspunkt ein neues Blatt.
• Anträge und auch Beschlüsse sind wörtlich und exakt aufzunehmen.
• Für persönliche Notizen kann ein andersfarbiges separates Blatt verwendet werden.
• Mit verschiedenfarbigen Markierungsstiften kann ein guter Überblick verschafft werden.
• Sollte ein Laptop benutzt werden, ist dieser rechtzeitig vorzubereiten.
• Textbausteine in Word sind hilfreich und zeitsparend.