Monatsgespräch: So nutzen Sie als Betriebsrat Ihr wichtigstes Gesprächsformat

Das Wichtigste in Kürze

• Nach § 74 Abs. 1 BetrVG sollen Arbeitgeber und Betriebsrat mindestens einmal im Monat zusammenkommen.
• Trotz „Sollvorschrift" sind beide Seiten verpflichtet, das Monatsgespräch tatsächlich stattfinden zu lassen.
• Es nehmen grundsätzlich alle Betriebsratsmitglieder teil, dazu der Arbeitgeber persönlich oder eine entscheidungsbefugte Vertretung. SBV und JAV haben Beteiligungsrechte.
• Beschlüsse fasst der Betriebsrat im Monatsgespräch nicht. Die werden auf der separaten Betriebsratssitzung gefasst.
• Vier-Augen-Gespräche, Vertröstungen und fehlende Protokolle sind die häufigsten Fehler. Mit klarer Tagesordnung und sauberer Dokumentation sichern Sie Ihre Position.

Was ist das Monatsgespräch?

Das Monatsgespräch ist die in § 74 Abs. 1 BetrVG vorgesehene regelmäßige Besprechung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Beide Seiten sollen mindestens einmal pro Monat zusammenkommen und über strittige Fragen mit dem ernsten Willen zur Einigung verhandeln. Den juristischen Rahmen bildet die Pflicht zur vertrauensvollen Zusammenarbeit nach § 2 Abs. 1 BetrVG.

Inhaltlich kann jedes Thema auf den Tisch, das den Betrieb oder die Arbeitnehmerschaft betrifft. Besonders relevant sind alle Aufgaben des Betriebsrats, die das BetrVG zuweist: Mitbestimmung, Anhörungen, Informationsrechte, soziale und personelle Angelegenheiten. Das Monatsgespräch ist also kein bloßer „Plausch", sondern Ihre zentrale Plattform für die Erörterung aller laufenden Themen.

Wichtig: Im Monatsgespräch erörtern Sie, Sie entscheiden nicht. Verbindliche Entscheidungen Ihres Gremiums treffen Sie weiterhin auf der Betriebsratssitzung durch Beschlussfassung.

Pflicht oder freiwillig: Müssen Sie das Monatsgespräch durchführen?

Formal ist § 74 BetrVG eine Sollvorschrift, keine zwingende Verpflichtung. In der Praxis bedeutet das aber gerade keine Wahlfreiheit. Die Rechtsprechung versteht die Vorschrift so, dass Arbeitgeber und Betriebsrat aktiv dafür sorgen müssen, dass die monatliche Besprechung tatsächlich stattfindet. Eine dauerhafte Verweigerung kann nach § 23 BetrVG eine grobe Pflichtverletzung darstellen und im Extremfall sogar zur Auflösung des Betriebsrats führen.

Auch ein Betriebsrat, der niemals Monatsgespräche initiiert und diese stillschweigend einschlafen lässt, handelt pflichtwidrig. Initiative dürfen Sie also nicht dem Arbeitgeber überlassen. Beide Betriebspartner können im Einvernehmen einmal ein Monatsgespräch aussetzen, wenn objektiv keine erörterungsbedürftigen Themen vorliegen. Das muss aber die Ausnahme bleiben.

Wer nimmt am Monatsgespräch teil?

Die Beteiligungsrechte sind klar geregelt. Im Monatsgespräch sitzen nicht zwei Personen am Tisch, sondern zwei Gremien.

Zwei Punkte sind in der Praxis besonders kritisch. Erstens: Ein Monatsgespräch lässt sich nicht durch ein 4-Augen-Gespräch zwischen Arbeitgeber und Betriebsratsvorsitzendem ersetzen. Wer Ihnen das vorschlägt, will das Gremium umgehen. Zweitens: Schickt der Arbeitgeber einen Vertreter, muss dieser über echte Sachkenntnis und Entscheidungsbefugnis verfügen. Eine Personalreferentin ohne Mandat bringt Ihrem Gespräch keinen Mehrwert.

So bereiten Sie das Monatsgespräch wirkungsvoll vor

Eine gute Vorbereitung entscheidet darüber, ob Ihr Gespräch ein Schlagabtausch wird oder Ergebnisse bringt. Drei Schritte sind die Grundlage.

1. Themen sammeln. Tragen Sie offene Anhörungen, Beschwerden, Mitbestimmungsfälle und Informationsanfragen zusammen. Die Geschäftsordnung sollte regeln, wie der Vorsitzende Themen aus dem Gremium einsammelt.
2. Tagesordnung erstellen. Eine schriftliche Tagesordnung gibt Struktur, vermeidet Themensprünge und schützt vor Vertröstungen. Stimmen Sie sie mit dem Arbeitgeber vorab ab.
3. Einladung schreiben. Eine formlose Einladung ist erlaubt, eine schriftliche Einladung mit Tagesordnung empfiehlt sich aus Dokumentationsgründen.

Ablauf und Inhalte des Monatsgesprächs

Für Form und Ablauf gibt es keine festen Vorschriften. In der Praxis hat sich aber ein klarer Ablauf bewährt: Begrüßung, Abgleich der Tagesordnung, Punkt für Punkt erörtern, Vereinbarungen festhalten, nächste Schritte definieren.

Die Sitzungsleitung übernimmt der Betriebsratsvorsitzende. Diese Rolle gehört dem Gremium und sollte nicht an den Arbeitgeber abgegeben werden. Inhaltlich gilt: Sie sind zur Erörterung verpflichtet, aber nicht dazu, einen Kompromiss zu erzwingen. Bleiben strittige Fragen ungelöst, entscheidet im Zweifel das Arbeitsgericht oder eine Einigungsstelle.

Auf dem Monatsgespräch werden keine bindenden Beschlüsse gefasst. Das ist eine harte Grenze: Auch wenn der Arbeitgeber drängt, brauchen Sie für jede Entscheidung Ihres Gremiums einen ordnungsgemäßen Beschluss auf einer Betriebsratssitzung. Dort haben Sie Zeit, in Ruhe abzuwägen, ohne den Arbeitgeber im Raum.

Themen für das Monatsgespräch ergeben sich aus Ihrer laufenden Arbeit. Typische Felder sind Personalplanung, Arbeitszeit, Eingruppierung, Schichtmodelle, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Versetzungen, Kündigungen, Datenschutz oder Veränderungen am Standort. Die vollständige Themenliste mit über 70 Anlässen aus der BR-Praxis steht Ihnen als Download bereit:

Protokoll und Nachbereitung

Ein offizielles Pflichtprotokoll für das Monatsgespräch gibt es nicht. In der Praxis ist ein eigenes Betriebsrats-Protokoll trotzdem zwingend. Es dokumentiert Aussagen des Arbeitgebers, getroffene Vereinbarungen und offene Punkte und schützt Sie bei Streitigkeiten. Der Arbeitgeber erhält eine Abschrift, hat aber keinen Anspruch auf Änderung Ihrer Aufzeichnungen. Eine eigene Sichtweise kann er in einem separaten Protokoll festhalten.

Sinnvoll ist es, wichtige Aussagen des Arbeitgebers wortwörtlich aufzunehmen. So lassen sie sich später nicht relativieren. Heimliche Audio-Aufzeichnungen sind tabu, sie sind unzulässig und können sogar strafbar sein.

Direkt nach dem Termin gehören drei Schritte ans Ende: Protokoll fertigstellen und versenden, Aufgaben im Gremium verteilen, offene Punkte für das nächste Monatsgespräch vormerken. So entsteht aus den Gesprächen ein roter Faden statt einer Ansammlung loser Termine.

Häufige Fehler im Monatsgespräch und wie Sie sie vermeiden

Aus der BR-Praxis kristallisieren sich vier Fehler heraus, die in fast jedem Betrieb vorkommen. Wenn Sie diese kennen, verschaffen Sie sich einen klaren Vorteil.

Praxisbeispiel 1: Das schleichende Vier-Augen-Gespräch. Der Geschäftsführer spricht den Vorsitzenden „mal kurz" an und schlägt ein Einzelgespräch vor. Auch wenn das vertrauensvoll klingt, ist es kein Monatsgespräch. Verankern Sie in Ihrer Geschäftsordnung, dass das Monatsgespräch immer mit dem gesamten Gremium stattfindet, dann müssen Sie nicht jedes Mal neu diskutieren.

Praxisbeispiel 2: Der vertröstende Vertreter. Statt des Geschäftsführers erscheint regelmäßig eine Sachbearbeiterin ohne Entscheidungsbefugnis. Vertagungen sind die Folge. Bestehen Sie schriftlich auf einer entscheidungsbefugten Vertretung. Reagiert der Arbeitgeber nicht, ist das ein Verstoß gegen § 74 BetrVG und gehört ins Protokoll.

Praxisbeispiel 3: Das vergessene Monatsgespräch. Der Termin fällt unter den Tisch, weil „gerade so viel los" ist. Ein paar Monate später droht ein arbeitsgerichtliches Verfahren. Legen Sie zu Beginn jeder Amtszeit fixe Termine fest, mindestens für ein Quartal im Voraus.

Praxisbeispiel 4: Das fehlende Protokoll. Drei Monate später fragt der Arbeitgeber, ob „das wirklich so vereinbart wurde". Ohne Protokoll stehen Sie ohne Beleg da. Schreiben Sie nach jedem Gespräch ein eigenes BR-Protokoll, auch wenn der Arbeitgeber kein gemeinsames Protokoll wünscht.

Häufig gestellte Fragen zum Monatsgespräch

Ist das Monatsgespräch Pflicht?

Ja, in der Praxis ist das Monatsgespräch nach BetrVG eine Pflichtveranstaltung. Zwar steht im Gesetz „soll", doch die Rechtsprechung verlangt, dass Arbeitgeber und Betriebsrat aktiv dafür sorgen, dass die monatliche Besprechung tatsächlich stattfindet. Eine fortlaufende Verweigerung kann eine grobe Pflichtverletzung nach § 23 BetrVG sein.

Wer nimmt am Monatsgespräch teil?

Teilnahmepflicht haben der Arbeitgeber oder eine sachkundige, entscheidungsbefugte Vertretung sowie alle Betriebsratsmitglieder. Die Schwerbehindertenvertretung hat ein Teilnahmerecht. Die JAV ist zu beteiligen, wenn Themen für Auszubildende oder junge Beschäftigte besprochen werden. Hat der Betriebsrat die Führung auf einen Ausschuss übertragen, nehmen dessen Mitglieder teil.

Kann ein 4-Augen-Gespräch das Monatsgespräch ersetzen?

Nein. Ein Gespräch unter vier Augen zwischen Arbeitgeber und Betriebsratsvorsitzendem ersetzt das Monatsgespräch nicht. Bestehen Sie auf der Teilnahme des gesamten Gremiums. Eine entsprechende Regelung in der Geschäftsordnung schützt Sie vor immer neuen Diskussionen.

Muss ein Protokoll erstellt werden?

Ein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtprotokoll gibt es nicht. In der Praxis ist ein eigenes Betriebsrats-Protokoll aber zwingend, weil es Aussagen, Vereinbarungen und offene Punkte sichert. Der Arbeitgeber erhält eine Abschrift, kann aber keine Änderungen erzwingen.

Kann der Betriebsrat im Monatsgespräch Beschlüsse fassen?

Nein. Beschlüsse Ihres Gremiums fasst der Betriebsrat ausschließlich auf einer Betriebsratssitzung in eigener Runde. Im Monatsgespräch erörtern Sie nur. Lassen Sie sich nicht zu Ad-hoc-Zusagen drängen.

Findet das Monatsgespräch während der Arbeitszeit statt?

Ja. Das Monatsgespräch ist Betriebsratsarbeit und findet während der Arbeitszeit statt. Betriebsratsmitglieder haben Anspruch auf Freistellung und auf Entgeltfortzahlung. Kosten der Besprechung trägt der Arbeitgeber.

Müssen Sie auch im Urlaub teilnehmen?

Nein. Ein Betriebsratsmitglied im Urlaub ist nicht zur Teilnahme verpflichtet. Bei Verhinderung rückt das jeweilige Ersatzmitglied nach. Das gilt auch bei Krankheit oder dienstlichen Verpflichtungen außerhalb des Standorts.

Wie kann der Betriebsrat ein Monatsgespräch durchsetzen?

Verweigert der Arbeitgeber dauerhaft, fordern Sie das Gespräch schriftlich mit Termin, Tagesordnung und Hinweis auf § 74 BetrVG ein. Bleibt der Arbeitgeber untätig, kann der Betriebsrat den Anspruch arbeitsgerichtlich durchsetzen und bei groben Pflichtverletzungen Maßnahmen nach § 23 BetrVG prüfen.

Unterliegt das Monatsgespräch der Schweigepflicht?

Vertrauliche Informationen, die der Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig kennzeichnet, unterliegen der Schweigepflicht nach § 79 BetrVG. Allgemeine betriebliche Themen dürfen Sie hingegen mit dem Gremium und gegebenenfalls mit den Beschäftigten besprechen, soweit nicht konkrete Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen.

Wann darf der Betriebsrat an Mitarbeitergesprächen teilnehmen?

Ein generelles Teilnahmerecht an Mitarbeitergesprächen hat der Betriebsrat nicht. Bei Beschwerden nach § 84 BetrVG, bei Anhörungen vor Kündigungen sowie auf ausdrücklichen Wunsch der oder des Beschäftigten kann eine Begleitung durch ein Betriebsratsmitglied jedoch sinnvoll und zulässig sein.

Ihre nächsten Schritte

Wirksame Monatsgespräche brauchen Routine, klare Strukturen und einen souveränen Vorsitz. Wenn Sie Ihre Sitzungsleitung professionalisieren oder Ihr Grundlagenwissen vertiefen wollen, sind diese beiden Angebote der passende nächste Schritt.