Übergabemanagement der JAV

Tipp 1: Rechtzeitige Planung

Beginnt frühzeitig mit der Planung der Übergabe. Behaltet im Auge, wann einzelne Mitglieder ausscheiden und wann die nächsten Wahlen anstehen. Überlegt euch, wer von euch erneut kandidieren möchte und wer sich für das JAV-Amt begeistern lässt. Ein strukturierter Plan ist hierbei das A und O.

Was ihr beachten solltet:

• Erstellt einen detaillierten Zeitplan für die Übergabe.
• Identifiziert potenzielle neue Mitglieder und führt frühzeitig Gespräche mit ihnen.
• Nutzt regelmäßige Treffen, um den aktuellen Stand und offene Aufgaben zu besprechen.

Tipp 2: Erfahrungen und Aufgaben einschätzen

Falls eure JAV aus mehreren Personen besteht, habt ihr eure Aufgaben bisher untereinander verteilt. Es ist wichtig, zu ermitteln, welche Erfahrungen und Fähigkeiten das Gremium verliert und welche Kenntnisse die ausscheidenden Mitglieder besitzen. Notiert alle Einschätzungen, um einen Gesamtüberblick zu bekommen. So könnt ihr gezielt vorgehen und nichts Wichtiges übersehen.

Mögliche Herangehensweise:

• Erstellt eine Liste mit allen aktuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Führt eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) durch, um den IST-Zustand zu erfassen.
• Organisiert Workshops oder Meetings, in denen ausscheidende Mitglieder ihr Wissen weitergeben können.

Tipp 3: Wesentlichen Wissenstransfer bestimmen

Findet heraus, welche Informationen und Kenntnisse unbedingt erhalten bleiben müssen. Wie lief die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat? Wer war Ansprechpartner für welchen Bereich? Konzentriert euch dabei auf das wirklich Wesentliche, damit die Nachfolger einen klaren Start haben.

Wichtige Schritte:

• Erstellt ein Dokumentationshandbuch, das alle relevanten Informationen enthält.
• Legt fest, welche Themen prioritär sind und welche in späteren Phasen vermittelt werden können.
• Organisiert Schulungen oder Einführungsveranstaltungen für die neuen Mitglieder.

Tipp 4: Übergabe planen

Schafft eine klare Struktur für euren Wissensschatz und etabliert, falls noch nicht vorhanden, ein sinnvolles Ablagesystem. Nutzt digitale Dokumentationstools, um euer Wissen für die Nachfolger zur Verfügung zu stellen. Vergesst nicht, die Zugangsdaten weiterzugeben!

Effektive Übergabemethoden:

• Nutzt Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox, um Dokumente zentral zu speichern und zu teilen.
• Setzt auf Tools wie Trello oder Asana für die Aufgabenverwaltung und Projektplanung.
• Führt persönliche Übergabegespräche, um offene Fragen zu klären und Tipps weiterzugeben.

Aufgaben, die eure Übergabe erleichtern:

• Aufräumen der Ablage: Sorgt dafür, dass alle Dokumente gut organisiert und leicht zugänglich sind.
• Verfassen schriftlicher Infos und Notizen: Stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert sind.
• Gespräche und Interviews mit den Vorgängern: Nutzt diese, um wertvolle Einblicke und Erfahrungen zu sammeln.

Tipp 5: Checkliste zur Übergabe

Überprüft gemeinsam, ob alle relevanten Themen dokumentiert sind und die Struktur sinnvoll ist. Achtet darauf, dass die Benennungen der Themen und Sachverhalte korrekt und kompakt formuliert sind. Holt euch bei Fragen Unterstützung vom Betriebsrat. Dort gibt es oft schon Erfahrung mit Übergaben und wertvolle Tipps.

Checklistenpunkte:

• Sind alle wichtigen Kontakte und Ansprechpartner vermerkt?
• Sind die Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten klar definiert?
• Gibt es eine Übersicht über laufende Projekte und deren Status?
• Sind alle digitalen und physischen Ressourcen (Zugangsdaten, Dokumente, etc.) übergeben?

Ein gut durchdachtes Übergabemanagement sichert den Erfolg der nächsten JAV und gewährleistet eine kontinuierliche und qualifizierte Interessenvertretung der jugendlichen Arbeitnehmer und Auszubildenden.

Viel Erfolg bei eurer Übergabe!