Lohnsteuer und Kostenerstattung im Home-Office: Was ist möglich?
Der Arbeitgeber kann viele Kosten für das Home-Office erstatten und auch vom Staat bekommt man Geld zurück. Die folgenden Kosten können erstattet werden, direkt bezahlt oder vom Arbeitgeber angeschafft und dem Arbeitnehmer überlassen werden.
1. Einrichtung, EDV und Arbeitsmittel
Erstattbar sind die Kosten für die Einrichtung, die EDV und Arbeitsmittel, soweit keine Privatnutzung des Arbeitnehmers erfolgt. Die Sachen gehören weiterhin dem Arbeitgeber. Wird etwas davon auch privat genutzt , liegt steuerpflichtiger und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Die private Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten, z. B. Telefon, Handy, Computer, Software ist hingegen steuerfrei.
2. Internetkosten
Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer angegebenen Betrag für die laufende Internetnutzung ohne weitere Prüfung pauschalieren, soweit dieser 50 € monatlich nicht übersteigt. Das heißt der Arbeitgeber kann mit einem Freibetrag von bis zu 50 € monatlich, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, bezuschussen. Der Arbeitgeber trägt die Pauschalsteuer von 25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Oder aber er bietet an, den Telefonanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss zu installieren bzw. auf seinem Namen ummelden zu lassen. Der Telefonanbieter rechnet dann direkt gegenüber dem Arbeitgeber ab, der diese Kosten dann als Betriebsausgaben geltend machen kann. Vorteil dabei ist, dass die private Nutzung des Arbeitnehmers lohnsteuerfrei ist.
3. Überlassung von Telekommunikationsgeräten und Computern
Telefon, Handy, Handyvertrag oder Telefonvertrag können vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer auch bei 100%iger Privatnutzung steuerfrei überlassen werden. Das Telefon und die Verträge gehören weiterhin dem Arbeitgeber. Die Privatnutzung durch den Arbeitnehmer bleibt aber nur steuerfrei, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält.
4. Übereignung von Computer, Telefone, Handys, Datenverarbeitungsgeräte
Computer, Telefone, Handys, Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör, die dem Arbeitgeber gehören, können unentgeltlich oder verbilligt an den Arbeitnehmer übereignet werden, soweit diese zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Die Pauschalsteuer trägt auch hier der Arbeitgeber (25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer).
5. Home-Office-Pauschale/Raumkosten
Arbeitnehmer, die im Home-Office tätig sind, können im Jahr 2023 mehr Tage und dabei pro Tag einen höheren Wert als zuvor ansetzen. Möglich ist ein maximaler Betrag von 1.260 € für dieses Jahr. Dies entspricht 210 Tagen zu jeweils sechs Euro. Für die Jahre 2020 bis 2022 können nur 5 € angesetzt werden und das auch nur für maximal 120 Tage im Jahr, was einer Home-Office-Pauschale von 600 € entspricht. Die Home-Office-Pauschale kann jeder Arbeitnehmer geltend machen, der im Home-Office tätig ist. Wichtig ist dabei nicht, dass ein Arbeitszimmer vorhanden ist. Im Weiteren ist unproblematisch, wenn dem Arbeitnehmer im Unternehmen ein Büro zur Verfügung steht, er aber weiterhin von zu Hause aus arbeitet. Auch für Arbeitnehmer, die mehreren Tätigkeiten nachgehen, liegt die Höchstgrenze für die Home-Office-Pauschale bei 1.260 € für das Jahr. Diese wird nur einmal vom Staat gewährleistet.