Personalakte

Zuletzt aktualisiert: 18. August 2020

Eine Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die persönliche und arbeitsrechtliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers (AN) betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (BAG 19.07.2012 2 AZR 782/11).

Das gilt unabhängig von Form, Ort oder Material der Akten. Demzufolge fallen auch die Personalakten in elektronischer Form in Datenbanken darunter, gleich wo und wie sie gespeichert sind.

Inhalt

In der Personalakte werden die für das Arbeitsverhältnis wissenswerten Angaben zur Person des AN zusammengefasst. Der Inhalt einer Personalakte kann, je nach den Umständen des Einzelfalls, ein unterschiedlicher sein. Zu den zulässigen Inhalten zählen z.B.

  • Bewerbungsunterlagen
  • Personalfragebögen
  • Personenstand
  • Berufsbildung
  • Berufliche Entwicklung
  • Fähigkeiten
  • Leistungen
  • Anerkennungen
  • Beurteilungen
  • Arbeitsunfälle
  • Krankheitszeiten,
  • der Arbeitsvertrag inkl. weiterer dazugehöriger Vereinbarungen, z.B. Nebenabreden,
  • Angaben über evtl. Lohn- und Gehaltspfändungen,
  • Angaben zur Sozialversicherung, z.B. Krankenkasse.

Krankheiten: Was darf in der Personalakte stehen und was nicht?

Der Arbeitgeber (ArbG) darf in der Personalakte nur solche Angaben aufnehmen, für die ein sachliches Interesse des ArbG besteht (Fitting 30.Aufl. § 83, Rz.4). Die Führung von „Geheim- oder Schwarzakten” ist also unzulässig. Werden also sensible Daten im Zusammenhang mit Krankheiten in der Personalakte aufbewahrt, sofern der ArbG ein berechtigtes Interesse hieran hat, sind diese Unterlagen zum Schutz des Arbeitnehmers in einem verschlossenen Umschlag in der Akte aufzubewahren, bzw. besondere organisatorische Schutzmaßnahmen zu ergreifen (§ 22 Abs. 2 BDSG in. V.m § 26 Abs. 3 BDSG).

Die Aufzeichnungen des Betriebsarztes (z.B. Befundbögen) gehören hingegen nicht in die Personalakte, da diese Unterlagen wegen der ärztlichen Schweigepflicht nach § 8 Abs. 1 ASiG dem Arbeitgeber schon nicht zugänglich sein dürfen.

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht als Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren und vor unberechtigtem Zugriff zu sichern. Dies gilt natürlich auch für die elektronsiche Akte.

Regelmäßig sind nur der Arbeitgeber bzw. deren personalverantwortliche Mitarbeiter ( Personalleiter, Personalsachbearbeiter) berechtigt die Personalakten zu verwalten. Der ArbG hat den mit Personalakten befassten Personenkreis möglichst klein zu halten (BAG 15.7.1987 5 AZR 215/86)

Einsichtnahme

Einsichtsrecht des Arbeitnehmers

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers erstreckt sich auf alle Inhalte und Aufzeichnungen die sich mit der Person des AN und dem Inhalt der Entwicklung des Arbeitsverhältnisses befassen. Die Einsichtnahme in die Personalakte durch den AN kann während der Arbeitszeit jederzeit und ohne Angabe von Gründen verlangt werden. Der Arbeitnehmer hat dabei aber auch die betrieblichen Belange zu berücksichtigen und sich bei seinem Vorgesetzten hierzu abzumelden. Für diese Zeit darf das Arbeitsentgelt nicht gekürzt werden.

Der Arbeitnehmer ist vom vollständigen Inhalt der Personalakte in Kenntnis zu setzen. Er darf sich Notizen machen, ggf. Kopien oder Auszüge einzelner Bestandteile anfertigen. Ein Recht auf Überlassung der Personalakte besteht hingegen nicht.

Darf der Rechtsanwalt für seinen Mandanten in die Personalakte schauen?

Aufbewahrung und Weitergabe der Personalakte

Nicht jeder Vorgang ist aufzubewahren und in die Personalakte abzulegen. Allgemein können Vorgänge auch mit Einverständnis des AN entfernt werden oder auch dann, wenn sie durch Zeitablauf erledigt sind, z.B. bei schriftlichen Ermahnungen oder Abmahnungen.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet die Personalakten ausgeschiedener AN dauerhaft aufzubewahren. Aber auch nach Ausscheiden kann der AN ein Einsichtsrecht geltend machen, sofern die Personalakte aufbewahrt wurde (BAG 16.11.2010 9 AZR 573/09).

Eine Weitergabe der Personalakte an Dritte, also insbesondere betriebsfremde Personen (z.B. an einen ArbG bei dem sich der AN bewirbt) ist nur mit Einverständnis des AN möglich und zulässig. Hier sind insbesondere auch die Grundsätze der Datenschutzgesetze zu beachten!

Einsichtnahme des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat kein eigenes Einsichtsrecht bzgl. der Personalakten von Arbeitnehmern. Jedoch kann der Einsicht nehmende Arbeitnehmer ein von ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme hinzuziehen, § 83 Abs. 1 BetrVG.

Das hinzugezogene Betriebsratsmitglied hat über den von ihm erfahrenen Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, es sei denn der Arbeitnehmer hat es ausdrücklich und gem. den Umständen des Einzelfalls von der Schweigepflicht entbunden.

Entfernungsansprüche aus der Personalakte

§ 83 Abs. 2 BetrVG räumt dem Arbeitnehmer das Recht ein, schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Personalakten, insbesondere zu Beurteilungen abzugeben.

Darüber hinaus hat der AN das Recht, unrichtige Angaben aus der Personalakte entfernen zu lassen (ständige Rechtsprechung des BAG 18.11.2008 9 AZR 865/07). Demzufolge kann die Entfernung von (schriftlichen) Abmahnungen die wegen Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten erfolgte gerichtlich durchgesetzt werden.

Kann ein Arbeitnehmer stets die Herausnahme einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen?

Praxis-Tipp

Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Fitting 30. Aufl. § 83 Rz. 13), die erzwinbgar ist, können durch Arbeitgeber und Betriebsrat Einzelheiten über die Einsichtnahme geregelt werden, wie z.B. Häufigkeit der Einsichtnahme, Ort und Durchführung.

Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in seine Personalakte kann nicht durch Betriebsvereinbarung beschränkt oder ausgeschlossen werden.

Werden Personalinformationssysteme unter Einschluss der Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten eingeführt oder geändert, so ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG regelmäßig zu beteiligen.

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