Personalakte

Eine Personalakte beinhaltet Daten, die die Person eines Arbeitnehmers betreffen. Die Daten, die in Personalakten enthalten sind, dürfen nur im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und nach berechtigtem sachlichen Interesse des Arbeitgebers geführt werden. Es kommt nicht auf die Form der Personalakte an, genau so wenig auf die Stelle, an der die Personalakte geführt wird, z.B. in der Hauptverwaltung eines Unternehmens oder einer Betriebsstätte.

Inhalt

Der zulässige Inhalt einer Personalakte kann, je nach den Umständen des Einzelfalls, ein unterschiedlicher sein. Zu den zulässigen Inhalten zählen z.B.

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Personalfragebögen,
  • ärztliche Beurteilungen (Betriebsarzt),
  • Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests,
  • der Arbeitsvertrag inkl. weiterer dazugehöriger Vereinbarungen, z.B. Nebenabreden,
  • Beurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse,
  • Angaben über evtl. Lohn- und Gehaltspfändungen,
  • Angaben zur Sozialversicherung, z.B. Krankenkasse.

Krankheiten: Was darf in der Personalakte stehen und was nicht?

    Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet Personalakten anzulegen und zu führen. Dies wird aber in aller Regel der Fall sein.

    Werden Sonder- oder Nebenakten geführt, z.B. in Filialen, so ist der Arbeitnehmer davon in Kenntnis zu setzen. Die Führung von „Geheim- oder Schwarzakten” ist unzulässig.

    Was gehört nicht in die Personalakte? 

    Ergebnisse von betriebsärztlichen Untersuchungen nach § 8 Abs. 1 ASiG gehören nicht zur Personalakte. Sie sind vom Betriebsarzt unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht aufzubewahren.

    Ohne  ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich außerdem weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten.

    Außerdem gehören folgende Informationen nicht in die Personalakte:

    • private Vorlieben
    • Social-Media Profile (Facebook, Instagram etc.)
    • Ärztliche Unterlagen

    Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

    Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren. In aller Regel sind nur der Arbeitgeber und personalverantwortliche Arbeitnehmer berechtigt, Personalakten zu führen und zu verwalten. Der Kreis der betreffenden Personen ist möglichst klein zu halten, vgl. F.K.H.E. § 83 Rn. 9, 20. Auflage.

    Einsichtnahme

    Einsichtsrecht des Arbeitnehmers

    Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers erstreckt sich auf alle Inhalte der über ihn geführten Personalakte, auch EDV-gestützte Personaldaten.

    Die Einsichtnahme in die Personalakte kann jederzeit ohne besonderen Grund erfolgen. Der Arbeitnehmer hat die betrieblichen Belange zu berücksichtigen und sich bei seinem Vorgesetzten abzumelden. Für diese Zeit darf das Arbeitsentgelt nicht gekürzt werden. Zweckmäßigerweise wird der Arbeitnehmer bei Änderungen seines Arbeitsverhältnisses oder bei persönlichen Erklärungen zur Personalakte von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen.

    Der Arbeitnehmer ist vom vollständigen Inhalt der Personalakte in Kenntnis zu setzen. Er darf sich Notizen machen, ggf. Kopien einzelner Bestandteile anfertigen. Ein Recht auf Überlassung der Personalakte besteht nicht.

    Darf der Rechtsanwalt für seinen Mandanten in die Personalakte schauen?

    Einsicht des Arbeitgebers in die Personalakte

    Ein Einsichtsrecht in die Personalakte haben nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass nur ein kleiner Personenkreis im Bereich Personalwesen Einsicht in die Personalakte erhalten.

    Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein. Das heißt, dass nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheiten betraut sind, die Akte einsehen dürfen.

    Einsichtnahme des Betriebsrats

    Der Betriebsrat hat kein Einsichtsrecht bzgl. der Personalakten von Arbeitnehmern. Jedoch kann der einsichtnehmende Arbeitnehmer ein von ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme hinzuziehen, § 83 Abs. 1 BetrVG.

    Das hinzugezogene Betriebsratsmitglied hat über den von ihm erfahrenen Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, es sei denn der Arbeitnehmer hat es ausdrücklich und gem. den Umständen des Einzelfalls von der Schweigepflicht entbunden.

    Entfernungsansprüche aus der Personalakte

    Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Entfernung von unrichtigen Angaben in seiner Personalakte vom Arbeitgeber zu verlangen, z.B. unrichtige Abmahnungen.

    Kommt der Arbeitgeber dem Verlangen des Arbeitnehmers nicht nach, so kann dieser seinen Anspruch auf Entfernung oder Berichtigung auf dem Klagewege geltend machen.

    Will der Arbeitnehmer zu einem in die Personalakte aufgenommenen Sachverhalt Stellung nehmen, so kann er dies im Rahmen einer (schriftlichen) Gegendarstellung tun, die in die Personalakte aufzunehmen ist, § 83 Abs. 2 BetrVG.

    Kann ein Arbeitnehmer stets die Herausnahme einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen?

    Praxis-Tipp

    Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG können durch Arbeitgeber und Betriebsrat Einzelheiten über die Einsichtnahme geregelt werden, wie z.B. Häufigkeit der Einsichtnahme, Ort und Durchführung.

    Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in seine Personalakte kann nicht durch Betriebsvereinbarung beschränkt oder ausgeschlossen werden.

    Werden Personalinformationssysteme eingeführt oder geändert, so ist der Betriebsrat nach § 90 BetrVG zu beteiligen. Auch kommen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht, sofern Arbeitnehmerüberwachung zur Verhaltens- und Leistungskontrolle durchgeführt werden soll.

    Der Betriebsrat hat insbesondere darauf zu achten wie die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Bundesdatenschutzgesetz umgesetzt wird (§ 4 Abs. 1 BDSG).