Personalakte

Eine Personalakte beinhaltet Daten, die die Person eines Arbeitnehmers betreffen. Die Daten, die in Personalakten enthalten sind, dürfen nur im Rahmen des Arbeitsverhältnisses und nach berechtigtem sachlichen Interesse des Arbeitgebers geführt werden. Es kommt nicht auf die Form der Personalakte an, genau so wenig auf die Stelle, an der die Personalakte geführt wird, z.B. in der Hauptverwaltung eines Unternehmens oder einer Betriebsstätte.

Inhalt

Der zulässige Inhalt einer Personalakte kann, je nach den Umständen des Einzelfalls, ein unterschiedlicher sein. Zu den zulässigen Inhalten zählen z.B.

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Personalfragebögen,
  • ärztliche Beurteilungen (Betriebsarzt),
  • Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests,
  • der Arbeitsvertrag inkl. weiterer dazugehöriger Vereinbarungen, z.B. Nebenabreden,
  • Beurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse,
  • Angaben über evtl. Lohn- und Gehaltspfändungen,
  • Angaben zur Sozialversicherung, z.B. Krankenkasse.

Krankheiten: Was darf in der Personalakte stehen und was nicht?

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet Personalakten anzulegen und zu führen. Dies wird aber in aller Regel der Fall sein.

Werden Sonder- oder Nebenakten geführt, z.B. in Filialen, so ist der Arbeitnehmer davon in Kenntnis zu setzen. Die Führung von „Geheim- oder Schwarzakten” ist unzulässig.

Was gehört nicht in die Personalakte?

Ergebnisse von betriebsärztlichen Untersuchungen nach § 8 Abs. 1 ASiG gehören nicht zur Personalakte. Sie sind vom Betriebsarzt unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht aufzubewahren.

Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich außerdem weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten.

Außerdem gehören folgende Informationen nicht in die Personalakte:

  • private Vorlieben
  • Social-Media Profile (Facebook, Instagram etc.)
  • Ärztliche Unterlagen

Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren. In aller Regel sind nur der Arbeitgeber und personalverantwortliche Arbeitnehmer berechtigt, Personalakten zu führen und zu verwalten. Der Kreis der betreffenden Personen ist möglichst klein zu halten, vgl. F.K.H.E. § 83 Rn. 9, 20. Auflage.

Einsichtnahme

Einsichtsrecht des Arbeitnehmers

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers erstreckt sich auf alle Inhalte der über ihn geführten Personalakte, auch EDV-gestützte Personaldaten.

Die Einsichtnahme in die Personalakte kann jederzeit ohne besonderen Grund erfolgen. Der Arbeitnehmer hat die betrieblichen Belange zu berücksichtigen und sich bei seinem Vorgesetzten abzumelden. Für diese Zeit darf das Arbeitsentgelt nicht gekürzt werden. Zweckmäßigerweise wird der Arbeitnehmer bei Änderungen seines Arbeitsverhältnisses oder bei persönlichen Erklärungen zur Personalakte von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen.

Der Arbeitnehmer ist vom vollständigen Inhalt der Personalakte in Kenntnis zu setzen. Er darf sich Notizen machen, ggf. Kopien einzelner Bestandteile anfertigen. Ein Recht auf Überlassung der Personalakte besteht nicht.

Darf der Rechtsanwalt für seinen Mandanten in die Personalakte schauen?

Einsicht des Arbeitgebers in die Personalakte

Ein Einsichtsrecht in die Personalakte haben nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass nur ein kleiner Personenkreis im Bereich Personalwesen Einsicht in die Personalakte erhalten.

Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein. Das heißt, dass nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheiten betraut sind, die Akte einsehen dürfen.

Einsichtnahme des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat kein Einsichtsrecht bzgl. der Personalakten von Arbeitnehmern. Jedoch kann der einsichtnehmende Arbeitnehmer ein von ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme hinzuziehen, § 83 Abs. 1 BetrVG.

Das hinzugezogene Betriebsratsmitglied hat über den von ihm erfahrenen Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, es sei denn der Arbeitnehmer hat es ausdrücklich und gem. den Umständen des Einzelfalls von der Schweigepflicht entbunden.

Entfernungsansprüche aus der Personalakte

Der Arbeitnehmer hat das Recht, die Entfernung von unrichtigen Angaben in seiner Personalakte vom Arbeitgeber zu verlangen, z.B. unrichtige Abmahnungen.

Kommt der Arbeitgeber dem Verlangen des Arbeitnehmers nicht nach, so kann dieser seinen Anspruch auf Entfernung oder Berichtigung auf dem Klagewege geltend machen.

Will der Arbeitnehmer zu einem in die Personalakte aufgenommenen Sachverhalt Stellung nehmen, so kann er dies im Rahmen einer (schriftlichen) Gegendarstellung tun, die in die Personalakte aufzunehmen ist, § 83 Abs. 2 BetrVG.

Kann ein Arbeitnehmer stets die Herausnahme einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen?

Praxis-Tipp

Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG können durch Arbeitgeber und Betriebsrat Einzelheiten über die Einsichtnahme geregelt werden, wie z.B. Häufigkeit der Einsichtnahme, Ort und Durchführung.

Das Recht des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in seine Personalakte kann nicht durch Betriebsvereinbarung beschränkt oder ausgeschlossen werden.

Werden Personalinformationssysteme eingeführt oder geändert, so ist der Betriebsrat nach § 90 BetrVG zu beteiligen. Auch kommen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht, sofern Arbeitnehmerüberwachung zur Verhaltens- und Leistungskontrolle durchgeführt werden soll.

Der Betriebsrat hat insbesondere darauf zu achten wie die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Bundesdatenschutzgesetz umgesetzt wird (§ 4 Abs. 1 BDSG).

Die digitale Personalakte

Die herkömmliche aus Papier bestehende Personalakte wurde bereits in vielen Unternehmen durch eine Personalakte in elektronischer Form abgelöst. Dies geschieht häufig im Zusammenhang mit der Einführung einer neuen Personalverwaltungssoftware. Hier werden auch eine Vielzahl personenbezogener Daten der Beschäftigten gespeichert. Neben dem Lebenslauf, Zeugnissen und Qualifizierungsnachweisen enthält sie auch Informationen über die Gesundheit der Beschäftigten, ihre Religion sowie Kontodaten und die Steuer-Identifikationsnummer.

Datenschutz

Die digitale Personalakte stellt eine technische Einrichtung dar, durch die das Verhalten und die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden kann. Daher kommt dem Betriebsrat bei ihrer Einführung gemäß § 87 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht zu. Um hierbei die Rechte der Beschäftigten zu wahren, empfiehlt sich in diesem Zug auch der Abschluss der Betriebsvereinbarung. Dabei sind insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu beachten.

Der Betriebsrat hat auch darüber zu wachen, dass die elektronische Personalakte durch hinreichende technische und organisatorische Maßnahmen geschützt wird (Art. 25 DSGVO). Hierunter fällt beispielsweise der Schutz durch sichere Passwörter, einer Firewall sowie die Sicherstellung der Verschlüsselung, für den Fall der Versendung der elektronischen Personalakte. Außerdem ist darauf zu achten, dass die elektronische Personalakte keine Schnittstellen enthält, die das Exportieren und Verarbeiten von Daten in weitere Programme ermöglichen.

Abschluss einer Betriebsvereinbarung

In einer Betriebsvereinbarung sollten darüber hinaus auch die Zwecke der Datenerhebung abschließend festgelegt werden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sollte nach dem Transparenzgebot für die betroffenen Personen nachvollziehbar geregelt sein. Im Hinblick auf die digitale Personalakte, sollte festgelegt werden, dass nur solche Daten erfasst werden dürfen, die für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind (vlg. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Die erforderliche Datenverarbeitung zur Erfüllung dieser Zwecke sollte nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1c DSGVO) stets auf das notwendige Maß beschränkt werden.

Zustimmung des Arbeitnehmers zur Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn eine vom Arbeitnehmer erteilte Erlaubnis vorliegt. Damit der Arbeitgeber jedoch nicht vor jeder Datenverarbeitung die Erlaubnis des Arbeitnehmers einholen muss, gestattet die DSGVO die Verarbeitung auch ohne ausdrücklichen Einwilligung, wenn sie zur Erfüllung einer Verpflichtung erforderlich ist, die sich aus einem Gesetz oder einem Vertrag ergibt (Art. 6 DSGVO). Da in einer Personalakte im materiellen Sinn nur solche Dokumente enthalten sein dürfen, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen, ist im Hinblick auf die Führung einer elektronischen Personalakte keine ausdrückliche Einwilligung durch den Arbeitnehmer erforderlich. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die in der Personalakte gespeicherten personenbezogenen Daten tatsächlich erforderlich sind, um das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß durchzuführen. Hierzu zählen unter anderem:

  • Der Arbeitsvertrag
  • Beurteilungen
  • Zeugnisse
  • Angaben zum Personenstand
  • Angaben zum beruflichen Werdegang
  • Abmahnungen
  • Lohn- und Gehaltsänderungen
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Löschung von Daten

Gemäß Art. 17 DSGVO müssen erhobene Daten immer dann gelöscht werden, wenn sie nicht mehr für den Zweck ihrer Erhebung benötigt werden. Dieses „Recht auf Vergessenwerden“ muss auch bei der Einführung der digitalen Personalakte berücksichtigt werden. Auch in der Betriebsvereinbarung zur Personalakte sollte deshalb ein Konzept zur Löschung von Daten festgesetzt werden. Hierbei ist zwischen Daten zu unterscheiden, die nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen sind und Daten, die bereits während des laufenden Arbeitsverhältnisses wieder aus der Personalakte zu löschen sind. Feste Fristen zur Löschung einzelner Daten können dabei nicht gesetzt werden. Entscheidend ist grundsätzlich, ob die Daten noch zum Zweck ihrer Erhebung genutzt werden. Für den Verbleib von Daten in der Personalakte ist es allerdings nicht ausreichend, dass diese möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zu einem anderen Zweck als den ursprünglich festgelegten genutzt werden könnten, da dies dem Grundsatz der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1b DSGVO entgehensteht.

Zugriff auf die elektronische Personalakte

Für das Einsichtsrecht in die elektronische Personalakte gelten dieselben Regelungen, die auch für die herkömmliche Personalakte Geltungsanspruch erheben. Demnach dürfen nur diejenigen Beschäftigten auf die Akte Zugriff haben, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Hier ist die Festlegung einer Berechtigungskonzepts in einer Betriebsvereinbarung empfehlenswert. So benötigt beispielsweise nicht jeder Beschäftigte in der Personalabteilung Zugriff auf sämtliche Daten aus der Personalakte. Deshalb kann festgelegt werden, dass nur die Beschäftigten der Personalabteilung Zugriff auf die konkreten Daten haben, die für die Durchführung genau diesen Bereichs zuständig sind. Für die Erfüllung ihrer Aufgaben müssen sie jedoch möglicherweise keinen Zugriff auf andere Daten wie Zeugnisse oder Abmahnungen haben.

Das Einsichtnahmerecht des Betriebsrats in die Personalakten der Beschäftigten ergibt sich aus § 83 BetrVG und sollte in Betriebsvereinbarungen zur elektronischen Personalakte nur klarstellend festgelegt werden.

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