Das Ende der Amtszeit: Das ist nun zu tun
Immer dann, wenn die bisherige Vertrauensperson wiedergewählt wird, gibt es in Bezug auf die Kontinuität im Amt kein Problem. Anders sieht die Sache aber aus, wenn es eine neue SBV gibt. Was kann passieren, wenn die bisherige Vertrauensperson nicht wieder kandidiert oder schlicht und ergreifend nicht wiedergewählt wird?
Im Falle eines Wechsels im Amt müssen Unterlagen und laufende Verfahren geordnet übergeben werden. Die Akten sind nicht „Eigentum" der amtierenden SBV!
Die bisherige SBV sollte der neuen SBV mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die neue SBV sollte sich nicht scheuen, erfahrene Vertrauenspersonen zu fragen, bis sie alles Wissen hat, um ihr Amt angemessen ausüben zu können.
Wissensdatenbank einrichten
Sehr effizient ist es, eine Wissensdatenbank zu etablieren. Es handelt sich um ein sehr effizientes Werkzeug, um das Wissen und Kenntnisse der alten SBV zu behalten und an die neue SBV zu übergeben. Denn die ausgeschiedene Vertrauensperson hat häufig einen großen Schatz an Erfahrungen, der durchaus hilfreich ist und bei Verlust die SBV-Arbeit lähmt. Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, eine Wissensdatenbank in Angriff zu nehmen.
Eine Wissensdatenbank bedeutet, dass sämtliches Wissen der SBV, das beschrieben werden kann, in einer Datenbank strukturiert abgelegt wird. Es können beispielsweise Ordner eingerichtet werden, die nach Schlagworten sortiert werden. In diesen wiederum können Gesetzestexte, wichtige Urteile, Informationen aus Fachzeitschriften, Schreiben der Gewerkschaften, Betriebsvereinbarungen und Protokolle hinterlegt werden, sofern sie gescannt wurden. Dazu gehören aber auch einzelne Vorgänge, beispielsweise zur Kündigung von Mitarbeitern, sofern diese noch nicht gelöscht werden müssen.
Dabei ist natürlich die Datensicherheit zu beachten. Es ist insbesondere dafür zu sorgen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Datenbank erhalten.
Ordner anlegen
Daneben wird es mindestens einen „echten“ Ordner geben mit den Beschlüssen der SBV. Natürlich ist die SBV kein Kollegialorgan wie der Betriebsrat. Trotzdem sollte die Vertrauensperson die entsprechenden Beschlüsse fassen und schriftlich niederlegen. Dabei kann es zum Beispiel um die Zustimmung zu einer Kündigung, die Einleitung eines Gerichtsverfahrens gegen den Arbeitgeber oder den Besuch einer Schulung gehen.