Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Ablauf, Rechte und Pflichten

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzliche Pflicht: Nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss der Arbeitgeber allen Beschäftigten, die innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, ein BEM anbieten.
• Freiwilligkeit: Die Teilnahme ist für Arbeitnehmer stets freiwillig. Eine Ablehnung darf keine negativen Konsequenzen nach sich ziehen.
• Betriebsrat: Der Betriebsrat hat nach § 167 Abs. 2 SGB IX und § 87 Abs. 1 BetrVG Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte und muss vom Arbeitgeber eingebunden werden.
• Datenschutz: Alle im BEM erhobenen Daten unterliegen dem Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und dürfen nur zweckgebunden verwendet werden.
• Kündigungsschutz: Fehlt das Betriebliche Eingliederungsmanagement vor einer krankheitsbedingten Kündigung, verschlechtert sich die Beweislage des Arbeitgebers erheblich.

Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement – kurz BEM – ist ein strukturiertes Verfahren zur Unterstützung von Beschäftigten, die längere Zeit arbeitsunfähig waren. Ziel ist es, die Ursachen für die Arbeitsunfähigkeit zu verstehen, geeignete Maßnahmen zu entwickeln und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Das BEM verfolgt drei Kernziele:

• Prävention: Gesundheitsgefahren erkennen und beseitigen, bevor erneute Erkrankungen entstehen.
• Rehabilitation: Die Arbeitsunfähigkeit durch gezielte Maßnahmen überwinden, z.B. über stufenweise Wiedereingliederung (Hamburger Modell) oder medizinische Reha-Maßnahmen.
• Integration: Beschäftigte dauerhaft im Betrieb halten, etwa durch Anpassung des Arbeitsplatzes oder der Arbeitszeit.

Angesichts des Fachkräftemangels ist das BEM auch für Arbeitgeber strategisch relevant: Es senkt Fehlzeiten, erhält wertvolles Know-how und verhindert krankheitsbedingtes Ausscheiden.

Gesetzliche Grundlage: § 167 Abs. 2 SGB IX

Die gesetzliche Basis des BEM ist § 167 Abs. 2 SGB IX. Diese Vorschrift verpflichtet Arbeitgeber, allen Beschäftigten ein BEM anzubieten, die innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Bei der Sechs-Wochen-Frist kommt es auf 42 Kalendertage an. Der Bezugszeitraum von einem Jahr ist nicht das Kalenderjahr, sondern eine fortlaufende Betrachtung der zurückliegenden zwölf Monate.

Der Arbeitgeber muss klären, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Das BEM-Verfahren ist kein einmaliges Gespräch, sondern ein dynamischer Prozess, der kontinuierlich begleitet werden muss.

Arbeitgeberpflicht: Die Pflicht zum Anbieten des BEM gilt seit 2004 für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße.

Freiwilligkeit für Arbeitnehmer: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Lehnt ein Beschäftigter ab oder schweigt auf das Angebot, kann das BEM-Verfahren nicht durchgeführt werden. Eine Ablehnung darf keine arbeitsrechtlichen Nachteile nach sich ziehen.

Praxisbeispiel: Ein Lagerarbeiter war innerhalb der letzten zwölf Monate aufgrund von Rückenbeschwerden insgesamt acht Wochen krankgeschrieben. Der Arbeitgeber ist nun verpflichtet, ihm schriftlich ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten. Das Schreiben muss auf die Ziele des BEM und die zu erhebenden Daten hinweisen. Der Mitarbeiter kann das Angebot annehmen oder ablehnen.

Das BEM-Verfahren in 6 Schritten

Schritt 1: Fehlzeitenmonitoring und Anschreiben

Der Arbeitgeber prüft regelmäßig die Arbeitsunfähigkeitszeiten aller Beschäftigten. Sobald die gesetzliche Schwelle von 42 Kalendertagen in zwölf Monaten erreicht ist, sendet er dem Betroffenen ein Einladungsschreiben. Dieses muss enthalten:

• Hinweis auf die Ziele des BEM
• Freiwilligkeit der Teilnahme
• Art und Umfang der erhobenen Daten
• Angabe, wer am Verfahren beteiligt wird (insbesondere Betriebsrat und ggf. SBV)

Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung (SBV) sind vom Arbeitgeber zeitgleich über den Beginn des Verfahrens zu informieren und erhalten eine Kopie des Einladungsschreibens.

Schritt 2: Zustimmung und Datenschutzhinweise

Stimmt der Beschäftigte der Teilnahme zu, erklärt er auch seine Zustimmung zur Beteiligung der Interessenvertretungen. Ohne diese Zustimmung des Betroffenen darf Betriebsrat oder SBV nicht hinzugezogen werden. Vor dem ersten Gespräch sind die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu klären und ein Datenschutzkonzept zu erstellen.

Schritt 3: BEM-Erstgespräch

Im Erstgespräch stehen typischerweise zwei Fragen im Mittelpunkt:

1. Hat die Arbeitsunfähigkeit aus Ihrer Sicht etwas mit dem Arbeitsplatz zu tun?
2. Können wir aus Ihrer Sicht etwas für Sie tun, damit Sie Ihre Arbeit wieder aufnehmen können?

Wichtig: Diagnosen und Krankheitsursachen dürfen im BEM-Gespräch nicht abgefragt werden. Der Beschäftigte muss dazu keine Angaben machen.

Der Beschäftigte hat das Recht, eine Vertrauensperson hinzuzuziehen. Als Betriebsrat sind Sie gesetzlicher Beteiligter und können aktiv Unterstützung anbieten.

Praxisbeispiel: Eine Pflegekraft kehrt nach einem Burnout an ihren Arbeitsplatz zurück. Im BEM-Gespräch teilt sie mit, dass die Arbeitsverdichtung und fehlende Pausen wesentliche Ursachen waren. Ein Betriebsratsmitglied begleitet sie. Diagnosen werden nicht besprochen. Ziel ist es, konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu entwickeln.

Schritt 4: Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Aus dem Erstgespräch werden gemeinsam Maßnahmen abgeleitet. Diese betrieblichen Eingliederungsmaßnahmen werden in einem Protokoll festgehalten. Mögliche Maßnahmen umfassen:

• Stufenweise Wiedereingliederung in den Arbeitsalltag
• Anpassung des Arbeitsplatzes oder der Arbeitsmittel
• Veränderung der Arbeitszeit oder des Arbeitsbereichs
• Maßnahmen der Gesundheitsförderung (z.B. Rückenschule)
• Berufliche Qualifizierung oder Umschulung
• Versetzung auf einen leidensgerechten Arbeitsplatz
• Einschaltung von Rehabilitationsträgern oder des Integrationsamts

Schritt 5: Erfolgskontrolle

Es wird ein Reflexionszeitpunkt vereinbart, an dem die Wirksamkeit der Maßnahmen geprüft wird. Betriebsrat und SBV sind auch in dieser Phase einzubinden.

Schritt 6: Abschluss des Verfahrens

Das BEM-Verfahren ist erfolgreich abgeschlossen, wenn folgende vier Kriterien erfüllt sind:

1. Die krankheitsbedingten Fehlzeiten sind überwunden oder deutlich reduziert.
2. Einer erneuten Arbeitsunfähigkeit wurde vorgebeugt.
3. Das Arbeitsverhältnis ist erhalten.
4. Der Beschäftigte bestätigt subjektiv seine Arbeitsfähigkeit und sein Wohlbefinden.

Ist keines dieser Ziele erreichbar, kann das Verfahren ohne Erfolg beendet werden. Ein abgebrochenes BEM verpflichtet den Beschäftigten nicht zur Begründung. Für das Integrationsteam kann eine Rückmeldung dennoch hilfreich sein.

Wer ist am BEM beteiligt? Rollen und Pflichten im Überblick

Praxisbeispiel: In einem Industriebetrieb ist eine Mitarbeiterin mit anerkannter Schwerbehinderung länger als 42 Tage krank. Der Arbeitgeber informiert sowohl den Betriebsrat als auch die SBV. Beide begleiten das BEM aktiv. Die SBV setzt sich für behinderungsgerechte Arbeitsplatzanpassungen ein, der Betriebsrat überwacht die Einhaltung der Verfahrensvorgaben.

Vorteile des BEM für Arbeitnehmer

Das BEM bietet Beschäftigten konkrete Chancen:

• Arbeitsplatzsicherung: Durch aktive Teilnahme können leidensgerechte Beschäftigungsmöglichkeiten gefunden werden.
• Finanzielle Absicherung: Ohne BEM riskieren Beschäftigte nach dem Ende des Krankengeldbezugs (bis zu 78 Wochen nach § 48 SGB V) den Übergang in Arbeitslosengeld oder Erwerbsminderungsrente.
• Krankheitsursachen beseitigen: Liegen Ursachen im Arbeitsumfeld, können sie nur im Dialog mit dem Arbeitgeber erkannt und behoben werden.

Das Verfahren ist ergebnisoffen: Es gibt keine Garantie, dass der Arbeitsplatz in jedem Fall erhalten werden kann. Lässt sich keine zumutbare Beschäftigungsmöglichkeit finden, kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus krankheitsbedingten Gründen kündigen.

Rechte des Betriebsrats im BEM

Als Betriebsrat haben Sie beim BEM weitreichende Rechte, die Sie aktiv nutzen sollten.

Unterrichtungsanspruch

Der Arbeitgeber muss Sie informieren, welche Beschäftigten die Voraussetzungen für ein BEM erfüllen. Sie erhalten außerdem eine Kopie der Einladungsschreiben. Dieses Recht besteht unabhängig davon, ob eine Betriebsvereinbarung zum BEM existiert.

Initiativrecht

Wenn der Arbeitgeber kein BEM anbietet, obwohl ein Arbeitnehmer die Voraussetzungen erfüllt, haben Sie nach § 167 Abs. 2 Satz 6 SGB IX das Recht, den Klärungsprozess zu verlangen. Sprechen Sie dabei vorher mit dem betroffenen Arbeitnehmer: Die Freiwilligkeit hat Vorrang.

Mitbestimmungsrecht nach BetrVG

Sobald ein allgemeines BEM-Verfahren für den Betrieb etabliert wird, greifen die Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG:

• Nr. 1: Ordnung des Betriebs (allgemeine Verfahrensfragen)
• Nr. 6: Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung (Datenverarbeitung)
• Nr. 7: Gesundheitsschutz im Betrieb (Gestaltung der BEM-Maßnahmen)

Sie können die Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung zum BEM anstoßen und bei einem Scheitern die Einigungsstelle anrufen.

Überwachungsrecht

Der Betriebsrat überwacht nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, ob der Arbeitgeber seinen BEM-Pflichten nachkommt. Das BAG hat klargestellt (Urteil vom 22.03.2016), dass sich die Aufgaben des Betriebsrats auf den Klärungsprozess beschränken, nicht aber auf die Ergebniskontrolle einzelner Maßnahmen.

Praxisbeispiel: Ein Betriebsrat stellt fest, dass der Arbeitgeber mehrere Beschäftigte, die die Sechs-Wochen-Schwelle überschritten haben, nicht zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement eingeladen hat. Der Betriebsrat fordert Auskunft und verlangt die Einleitung der Verfahren. Zuvor fragt er bei den betroffenen Arbeitnehmern nach, ob diese eine Teilnahme grundsätzlich befürworten.

Rolle der Schwerbehindertenvertretung im BEM

Sind im Betrieb fünf oder mehr schwerbehinderte Menschen dauerhaft beschäftigt, ist nach § 177 Abs. 1 SGB IX eine Schwerbehindertenvertretung zu wählen. Die SBV hat beim BEM ein eigenständiges Mitwirkungs- und Initiativrecht: Sie kann verlangen, dass BEM-Verfahren für schwerbehinderte Beschäftigte eingeleitet werden, und begleitet das Verfahren aktiv. Die Beteiligung der SBV setzt die Zustimmung des betroffenen Beschäftigten voraus.

Datenschutz im BEM-Verfahren

Datenschutz ist das Fundament eines vertrauenswürdigen BEM-Prozesses. Bevor das Verfahren beginnt, sind die Datenschutzbestimmungen zu klären. Der Grundsatz der Datensparsamkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO gilt: Nur die für das BEM notwendigen Daten dürfen erhoben und verarbeitet werden.

Empfehlenswert ist ein Datenschutzkonzept, das folgende Punkte regelt:

• Welche Daten erhoben werden
• Wer Zugang zu diesen Daten hat
• Wie lange die Daten gespeichert werden
• Wie die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden

Praxisbeispiel: Ein Arbeitgeber möchte nach Abschluss des BEM die gesammelten Gesprächsprotokolle in die Personalakte aufnehmen. Das ist nur zulässig, soweit die Daten mit Einwilligung des Beschäftigten und im Rahmen des festgelegten Zwecks erhoben wurden. Ohne Einwilligung dürfen BEM-spezifische Daten nicht für andere Zwecke, etwa eine spätere Kündigung, verwendet werden.

BEM und Kündigung: Was Sie wissen müssen

Das BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Fehlt es jedoch, verschlechtert sich die Beweislage des Arbeitgebers erheblich. Das Bundesarbeitsgericht hat festgestellt (BAG, Urteil vom 10.12.2009 – 2 AZR 400/08): Wer kein BEM durchgeführt hat, muss im Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM nicht zur Erhaltung des Arbeitsplatzes geführt hätte.

Wurde das BEM korrekt durchgeführt und hat ergeben, dass keine zumutbare Beschäftigungsmöglichkeit besteht, ist die Kündigung erheblich besser gegen rechtliche Angriffe geschützt.

Für Sie als Betriebsrat bedeutet das: Ein fehlerhaftes oder ausgebliebenes BEM-Verfahren kann ein starkes Argument sein, der geplanten Kündigung nach § 102 BetrVG zu widersprechen.

FAQ: Häufige Fragen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das BEM ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren zur Unterstützung von Beschäftigten, die innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen (42 Kalendertage) arbeitsunfähig waren. Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Erkrankung vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu sichern. Rechtsgrundlage ist § 167 Abs. 2 SGB IX.

Wann muss ein BEM angeboten werden?

Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten, sobald ein Beschäftigter innerhalb der letzten zwölf Monate mehr als 42 Kalendertage arbeitsunfähig war. Der Zwölf-Monats-Zeitraum wird fortlaufend berechnet, nicht nach Kalenderjahr.

Muss der Arbeitnehmer an einem BEM teilnehmen?

Nein. Die Teilnahme ist freiwillig. Ein Arbeitnehmer kann das BEM-Angebot ohne Angabe von Gründen ablehnen. Diese Ablehnung darf keine negativen arbeitsrechtlichen Folgen haben.

Kann der Arbeitnehmer das BEM abbrechen?

Ja. Der Beschäftigte kann das Verfahren jederzeit abbrechen. Er muss keine Begründung angeben.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber im BEM?

Der Arbeitgeber muss das BEM aktiv anbieten, die Interessenvertretungen einbeziehen, über Ziele und Datenschutz informieren sowie die erforderlichen Maßnahmen umsetzen. Bei Untätigkeit haben Betriebsrat und SBV ein Initiativrecht.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat im BEM?

Der Betriebsrat hat einen Unterrichtungsanspruch, ein Initiativrecht und Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG. Er begleitet das Verfahren, unterstützt Betroffene und überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Kann eine BEM-berechtigte Person der Beteiligung des Betriebsrats widersprechen?

Ja. Die Beteiligung von Betriebsrat und SBV setzt die Zustimmung des Betroffenen voraus. Lehnt der Betroffene die Beteiligung ab, dürfen Betriebsrat und SBV nicht einbezogen werden.

Welche Folgen hat es, wenn vor einer Kündigung kein BEM durchgeführt wurde?

Das Fehlen eines BEM macht eine Kündigung nicht automatisch unwirksam. Der Arbeitgeber muss aber im Kündigungsschutzprozess beweisen, dass auch ein durchgeführtes BEM nichts geändert hätte. Das ist in der Praxis schwer zu belegen und macht Kündigungen angreifbarer.

Darf der Arbeitgeber BEM-Daten für eine spätere Kündigung verwenden?

Nein. Im BEM erhobene Daten unterliegen dem Datensparsamkeitsgebot und dürfen nur für den BEM-Zweck verwendet werden. Eine Nutzung für Kündigungszwecke ist ohne Einwilligung des Beschäftigten unzulässig.

Ist ein BEM nur bei schwerbehinderten Menschen durchzuführen?

Nein. Das BEM gilt für alle Beschäftigten, unabhängig von einer Schwerbehinderung. Bei schwerbehinderten Beschäftigten wird zusätzlich die SBV einbezogen.

Ihr nächster Schritt

Als Betriebsrat sind Sie ein Schlüsselakteur im BEM-Prozess. Mit dem richtigen Know-how schützen Sie Ihre Kollegen und gestalten das Verfahren aktiv mit.