Zeiterfassung mit schriftlichen Unterlagen

Question

Hallo Allerseits!

Gibt es eine Vorschrift, die besagt, das Unterschriften/Bestätigungen nur schriftlich erfolgen müssen, wenn monatlich ein Zeiterfassungbogen (der in Excel geführt wird) vom Arbeitnehmer und Vorgesetzten zu unterzeichnen sind?
Wenn ja, wie lange müssen diese Unterlagen aufgehoben wrden?

Oder reicht es aus, wenn die Unterschrift eingesacannt auf das Dokument gesetzt und als  pdf gespeichert wird?

Hintergrund ist der, das wir die Bürokratie relativ klein halten wollen und die Listen von den Mitarbeitern geführt werden sollen.

Im voraus schon einmal vielen Dank für eure Hilfe!

Arkalus

Ottokar · Answer

http://www.fh-hannover.de/fileadmin/media/doc/pr/Downloads/20091117_Datenschutz-Zeiterfassung.pdf

Sieh mal hier nach. Steht alles drin auch das der BR Mitsprache Recht hat.

Unterschrift einscannen geht, so weit ich weiß, nicht. Geht schon aber nicht gestattet.

Muss immer im Orginal auf das Dokument

thomasnx · Answer

Hallo,

Dies alles regelt das ArbZG §16 Abs 2. Grundsätzlich sind Arbeitszeitnachweise für 2 Jahre aufzubewahren. Des weiteren ist die Frage offen, ob der Arbeitzeitnachweis überhaupt erforderlich ist. Laut ArbZG Abs.2 hat eine Aufzeichung der werktäglichen Arbeitszeit nur zu erfolgen, wenn die regelmäßige, tägliche Arbeitszeit über 8 Stunden hinausgeht. 
Wenn ihr in eurem Unternehmen also keine Überstunden macht (wovon ich in der heutigen Wirtschaft nicht ausgehe) dann würde die tatsächliche Arbeitszeit auf Basis der sogenannten "Vertrauensarbeitzeit", basieren, also ohne schriftliches Festahlten. Werden solche Aufzeichungen auch ohne Überschreitung der 8 Stunden geführt (dies sollte in einer Betriebs-/Gesamtbetriebsvereinbarung geregelt sein), so sind die Unterlagen "Grundsätzlich" im Orginal für 2 Jahre abzulegen, also mit den Orginalunterschriften von Mitarbeiter und Arbeitgeber. Nur diese hätten in einem Rechtsstreit vor dem Arbeitsgericht Bestand, sollte es zu Unstimmigkeiten im Bezug auf die Bezahlung der geleisteten Arbeit kommen. EIn Gericht möchte immer das Orginal sehen.

gironimo · Answer

Ob ein Zeiterfassungsbogen unterzeichnet werden muss oder nicht (warum eigentlich), regelt einzig und allein die Betriebsvereinbarung, die Ihr zur Zeiterfassung abschließt.
Wichtiger scheint mir die Frage, wie mit Irrtümern bei dieser Art der Zeiterfassung umgegangen wird. Hierzu solltet Ihr in der BV unbedingt etwas aussagen.

Zur Aufbewahrungszeit hat ja thomasnx schon was gesagt.

arkalus · Answer

Danke euch für die guten Tips!