Protokoll Verteilen?

Müssen musst du nicht. Es muss nur sicher gestellt werden, dass alle jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen haben.

und es muss natürlich gesichert sein, das die Niederschrift nur die BRM lesen können.

und da würde ich mir Teams genau überlegen, muss doch nicht sein! wer es lesen mag, kanns auf Papier lesen, das ist im Ordner abgeheftet, fertig und DSGVO-problemlos.

Bei uns gibt es eine Cloudlösung. Auf die BR-Cloud haben nur BR Mitglieder Zugriff. Dort sind Einladungen und Unterlagen zur aktuellen Sitzung sowie Protokolle und Anlagen zu den vergangenen Sitzungen hinterlegt. Unterlagen in Papier liegen gerne mal irgendwo herum. Das ist nicht gut, wenn da nicht jeder Neugierige draufschauen soll.

Wir setzen bei uns auch Teams ein mit einem geschlossenen Nutzerkreis und kennen die Orga gut genug um den Admins zu vertrauen. Ist dieses Vertrauen nicht gegeben, müsst ihr sowas natürlich selbst hosten.

Alle regulären BR-Mitglieder haben Einsicht in die gescannten Papierprotokolle. EBRM kriegen nach Anfrage zeitbegrenzten Zugriff auf einzelne Protokolle oder andere Dokumente, die sie brauchen für ihre Arbeit.

Bei uns liegen auch die Protokolle, und alle Unterlagen zur Sitzung, eingescannt in einem BR Ordner auf dem Eigenen Server wo nur die ordentliche BRM Zugriff haben, die Ersatzmitglieder können einen Zugang beantragen, für die Zeit wo sie als Ersatz in den Sitzungen waren.