Personalakten Vertraulichkeit

Question

Hallo,

wir sind eine Tochter eines US-Unternehmens. Wir haben eine eigene HR-Abteilung und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden auch bei uns durchgeführt.

Die Personakten der Mitarbeiter sollen bei uns digitalisiert werden und die Original-Personalakten an eine Schwesterfirma von uns in Deutschland ausgelagert werden (warum auch immer). Ich finde das nicht so angenehm, denn:

Gemäß § 106 Abs. 1 Satz 2 BBG ist die Personalakte

    (1)…vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.

Nach § 107 Abs. 1 BBG dürfen nur Beschäftigte Zugang zur Personalakte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist.

Wenn es so weit kommt, möchte ich mich mit der GF anlegen, da unsere Schwesterfirma nichts mit den o. g. Angelegenheiten zu tun hat. Bin ich da auf der sicheren Seite?

LG
Mary Jane

Pjöööng · Answer

Mich irritiert ehrlich gesagt dass die Mitarbeiter eines Tochterunternehmens eines US-Unternehmens unter das BBG fallen sollen.Was ist das denn für ein Unternehmen?

seesee · Answer

Bei uns im Konzern werden auch die Personalakten digitalisiert. Der Altbestand aus Kostengrunden allerdings nicht. Ziel der Aktion war und ist, dass die MA für Anträge jeglicher Art elektronische Vorlagen und Tools verwenden, die dann elektronisch ver- und bearbeitet werden können. Und zwar von einer eigens zu diesem Zweck eingerichteten Schwesterfirma. Diese Fa. befindet sich auf dem Firmengelande der Konzernmutter, sogar in deren Räumen.  Zur Einführung wurde eine umfassende BV abgeschlossen, die über 1 Jahr lang verhandelt wurde.

Melissa · Answer

Naja, unter das BBG dürfte es hier nicht fallen. 
Aber vom Grundsatz her ist es auch in der Privatwirtschaft ähnlich. Nur dass sich hier die entsprechenden Vorgaben aus dem BGB und BDSG ergeben. Inhaltlich ist es aber fast deckungsgleich.

Dass Personalakten digitalisiert werden, ist ja nichts Neues und auch nicht so weltbewegend. Fakt ist aber, dass diese Daten, wenn sie denn erhoben werden - was zumindest auch in der Privatwirtschaft zwar sinnvoll, aber nicht zwingend vorgeschrieben ist -, dort zu bleiben haben, wo sie erhoben oder verwaltet werden. 
Eine Weitergabe an Dritte ist hier nicht möglich und würde auch ein Vergehen gegen das BDSG bedeuten.
 
Es wäre auch nicht praxisgerecht, da dadurch auch das Recht der jederzeitigen Einsichtsmöglichkeit in die Originalunterlagen gemäß § 83 BetrVG, für den AN nicht mehr gewährleistet wäre.

Einzusehen ist die Personalakte im Regelfall an dem Ort, wo sie verwaltet wird. Weicht die Arbeitsstätte des MA hiervon ab, sind ihm die Akten am Ort seiner ersten Arbeitsstätte zugänglich zu machen.
 
Auch, dass er hier ein BRM seines Vertrauens hinzuziehen kann, was nur innerbetrieblich möglich sein dürfte, spricht gegen die Möglichkeit einer Auslagerung.

Und ja, du bist da auf der sicheren Seite und kannst deinem AG jetzt mal richtig Feuer machen.
Das BBG würde ich hier aber höchstens als Beispiel für auch in der Privatwirtschaft in etwa gleich lautende Regelungen nutzen.

gironimo · Answer

Warum sollte nicht auch eine digitalisierte Akte für jeden einsehbar sein. Wenn im Betrieb alle einen Bildschirm vor der Nase haben. 

Dennoch, ich sehe die Mitbestimmung des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und da gibt es viel zu besprechen und in einer BV niederzulegen. z.B. kann man ja auch regeln, dass bei Zweifeln hinsichtlich der digitalen Darstellungen die Originalakte kurzfristig in den Betrieb zu schaffen ist - usw.

maryjane · Answer

Herzlichen Dank,

mir geht es im Wesentlichen darum, dass der Datenschutz eingehalten wird. So ohne Not, die Akten einem Dritten zu geben, erscheint mir nicht so gut. Man weiß ja dann gar nicht, wer dazu Zugang hat.

Wir haben selbst genug Platz um die Akten bei uns zu behalten. 

LG Mary Jane

Melissa · Answer

Quelle: Auszug aus AIB online

Datenschutz
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber die Privatanschrift seiner Angestellten nicht an Dritte weitergeben. Dies gilt selbst für den Fall, dass eine Klage zugestellt werden muss. Ohne Zustimmung des Betroffenen geht hier nichts.
 
Der Auskunftserteilung steht außerdem die datenschutzrechtliche Vorschrift des 
§ 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) entgegen:

•	Der Arbeitgeber darf danach für Zwecke des  Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten erheben, darunter auch die Wohnanschrift und Kontaktdaten.

•	Der Arbeitgeber ist aber grundsätzlich nicht berechtigt, diese personenbezogenen Daten an Dritte weiterzuleiten. Es gilt das so genannte Zweckbindungsgebot des Datenschutzes. 

BGH, Urteil vom 20.01.2015 Aktenzeichen VI ZR 137/14 
BGH, Pressemitteilung Nr. 9/2015 vom 20.01.2015 - VI ZR 137/14

Hoppel · Answer

@ Melissa

In Deinem Urteil geht es doch um einen ganz anderen Sachverhalt ...


@ Maryjane

Guch mal hier: http://www.bund-verlag.de/da39a3_bund_verlag/wGlobal/EDDY/AIB-Zeitschriften/2013/Personalrat/2013_06/Dienstvereinbarung%20digitale%20Personalakte.pdf

Im Zusammenhang mit Deiner Fragestellung ist der § 16 bedeutsam!

oder hier: http://dtb-kassel.de/upload/veroeffentlichungen/CuA_06-2010_kiesche+wilke_Digitale_Personalakte.pdf

Melissa · Answer

Dass hier ein anderer Sachverhalt vorliegt, ist doch eher nebensächlich. Bei den wenigsten Verfahren dürfte man  seinen Fall auch genau 1 zu 1 wiederfinden.

Vorrangig ist hier doch die grundsätzliche Aussage zu diesem Thema. Daher habe ich natürlich auch nur die hier auszugsweise eingestellt.

Auch die von dir hier per Link eingestellte Muster BV, die ich für sehr gelungen halte, berücksichtigt dieses und macht eine Weitergabe von einer persönlichen Zustimmung abhängig. Was dann ja auch in Ordnung wäre.