Niederschrift

Speichert ihr das abgestimmte und unterschriebene Sitzungsprotokoll ab? Ist dies mit dem Word-Dokument gemeint? Dann würde ich es nicht als Word-Dokument, sondern als PDF-Datei abspeichern. Dann kann niemand mehr darin etwas ändern. Solange ein Protokoll noch nicht abgestimmt ist, kann es geändert werden. Wenn z.b. etwas falsch erfasst wurde, es Missverständnisse gab, es sich also um "normale" Korrekturen z.b. Tippfehler handelt. Auch Bermerkungen sind zulässig. So machen wir dies zumindest.

Wir unterschreiben das Protokoll, wir speichern dieses dann in Word ab, heften es als Ausdruck im Ordner ab. Wir genehmigen es nicht in der Sitzung, dass empfindet die Mehrheit als überflüssig. So kommt es natürlich vor dass nach Wochen ein BR Mitglied an einem Protokoll etwas geändert haben möchte. Da ich auch einen Vertreter habe, möchte ich nicht für seine Protokolle verantwortlich sein.

Hier gibt es ein paar nützliche Infos (sogar kostenloses Infomaterial):

https://www.betriebsrat.com/wissen/schriftfuehrer/sitzungsniederschrift-protokoll?gclid=EAIaIQobChMIrZ-Mn--x-gIVUuZ3Ch3LigNLEAAYASAAEgJsd_D_BwE

Sitzungsprotokolle sind vor der nächsten Sitzung zu erstellen und dannach (!) nur noch auf Antrag änderbar. Es kann doch nicht sein, dass man Wochen nach der Sitzung noch ein Protokoll im Nachhinein ändert. Geht gar nicht. Habt ihr eine GO für euren BR? Dann würde ich darin festhalten, dass Protokolle ausschließlich durch den Schriftführer und dem BRV auf Antrag zu ändern sind.

Leider haben wir keine GO, da wir fünf zu vier sind und der " alte" BRV zu den vier zählt und uns leider das arbeiten erschwert weil er vieles meiner Ansicht nach Persönlich nimmt. Gestaltet sich grade vieles nicht so einfach, frustrier!!

Verstehe ich nicht ... wenn ihr 5:4 seit, könnt ihr doch eine GO durchdrücken.

die fünf lassen sich oft verunsichern, sind gut aufgestellt und dann sagt der alte BRV was und droht mit Anwalt, weil angeblich nicht alles Fehler frei gemacht wird. Ich als einzige Frau unter den Männern habe es da nicht immer so leicht.

Dann lass ihn doch einfach mal den Anwalt bemühen. Und schau einfach nur zu was er macht.

Drohen wie ein aufgeblasener Gockel, Er hat die vier Jahre keine richtigen Protokolle geführt. Die Ergebnisse in Excel festgehalten diese dann als Protokolle rauskopiert. Ich bin noch voller Tatendrang um wieder Ordnung in die ganzen Unterlagen zubekommen. Danke :)

die alten Unterlagen sind doch sowieso zu vernichten, da brauchst du das meiste nur zu löschen. --> DSchGVO

"So kommt es natürlich vor dass nach Wochen ein BR Mitglied an einem Protokoll etwas geändert haben möchte." Darum geht es aber doch nicht. Das Protokoll selber wird nicht geändert. Die entsprechenden Hinweise sind zum Protokoll zu nehmen. Also die Hinweise an der Stelle wo das Protokoll abgelegt wird, diese Hinweise dazu nehmen (dazu abspeichern ggf)

Wenn ihr das Protokoll ausdruckt und in Papierform unterschreibt, dies dann ablegt und evtl. noch als PDF wieder in eure Verzeichnisse einstellt... welche Relevanz sollen dann nachträgliche Änderungen an der Word-Fassung haben? Das "Dokument Protokoll" ist das unterzeichnete Papier und ist hoffentlich fest zusammengetackert und wird nicht, unter keinen Umständen, entheftet. Änderungen zum Protokoll finden über das Protokoll einer folgenden Sitzung statt; eine Kopie der Seite mit der entsprechenden Änderung wird an das geänderte Protokoll zusätzlich angetackert.

Ja fest zusammen getackert, mit Anwesenheitsliste und Tagesordnung unterzeichnet. Mir ist das bewusst aber ich bekomme es nicht in uneinsichtige Köpfe erklärt. Ich werde es wohl in Zukunft als PDF speichern. Danke für Eure Unterstützung!!

@ittermann: du kannst auch die Word-Version mit einem Kennwort versehen, nachdem das Papier unterzeichnet wurde, so dass Änderungen nur mit Kennwort möglich sind. Oder die Word-Fassung nach Unterzeichnung löschen. Dann fingert niemand mehr darin herum.

Super Tipp Dankeschön

Auch wenn es rein rechtlich nicht notwendig ist - vielleicht sollte man doch einführen, in der folgenden Sitzung über die Richtigkeit des Protokolls zu beschließen. Vielleicht baut man dadurch etwas Druck auf, dass sich jeder zeitnah mit dem Protokoll beschäftigt und Einwendungen dann zeitnah bis zur nächsten Sitzung vorzubringen hat. Kommt dann nach Wochen noch jemand mit Änderungswünschen, kann man auf den Beschluss verweisen und sagen, dass das Thema abgeschlossen ist.

Ansonsten wurden ja schon die Möglichkeiten genannt, die Beschreibbarkeit zu ändern.

Ja ich werde dem Gremium auf der nächsten Sitzung erklären wie es in Zukunft gehandhabt werden soll. Niederschrift zukünftig in PDF abgespeichert Änderung/ Ergänzungen laut § 34 schriftlich einreichen beim BRV Verlesen von Änderungen/ Ergänzungen in der Sitzung In der Aktuellen Niederschrift erfolgt ein vermerk das es eine Ergänzung/ Änderung gibt. Habe ich noch etwas vergessen ? Danke

@IlkaB

soweit ich weiß, kann man das Worddokument aber auch nicht lesen, wenn es kennwortgeschützt ist ohne das Kennwort zu kennen.

Damit ist das Problem also nicht beseitigt, weil die BRM das Kennwort ja brauchen um das Protokoll lesen zu können.

Mein Kollege hat mich grade darauf hingewiesen das es dann nicht lesbar ist . Also PDF

Jetzt hat er noch angemerkt das dann der Rest vom BR ja kommen kann und sagt ich konnte es ja nicht innerhalb von einer Woche lesen um eine Anmerkung zu machen.

Wie komme ich aus der Nummer raus, ja im § 34 steht unverzüglich schriftlich ich weiß das....

woher nimmt man denn bitte die Idee, das ein BRM das Recht hätte, innerhalb von 7 Tagen irgendetwas zu lesen?

Sollte man nicht als gutes BRM sich vorbereiten und die Niederschrift von der letzten Sitzung gelesen haben? Wie definierst Du bitte Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben; sie sind der Niederschrift beizufügen.

warum sollte ein BRM das nicht innerhalb einer Woche nach Fertigstellung des Protokoll dieses lesen können, wenn er das will? ist notwendige BR-Arbeit, er meldet sich beim TL/AL ab und liest das Protokoll. Muss er nicht, kann er aber.

und dann kann er seine Anmerkungen machen, schriftlich oder bei der nächsten Sitzung, fertig.

Alles was später kommt, wird dann auch einfach "ausgedruckt" und angetackert, fertig, 2-Minuten.

Ich glaube Du solltest dich davon frei machen, den BRM es recht machen zu wollen. Stell einen Antrag für einen TOP, da machst Du dann "klare Ansage" wie Du dir das vorstellst und protokollieren kannst. Wenn der BR damit einverstanden ist: ok ansonsten: Rücktritt als Protokollführer, dann können die sich einen neuen suchen

Zum Schützen eines Word-Dokuments: Unter dem Menüpunkt "Überprüfen" gibt es den Unterpunkt "Schützen", wo man diverse Varianten einstellen kann, unter anderem einen Schreibschutz.

Und als PDF sollte es ja ohnehin jeder lesen können.

ich kenne das Problem nur zu gut.... wir haben hier auch "alte" und "neue" Hasen!

Viele Dinge wurden immer schon so gemacht und einige verstehen nicht das die Welt sich dreht. Nur weil man es 30 Jahre gemacht hat ist es ja dennoch falsch wenn es nachweislich im BetrVG anders steht. Aber das ein anderes Thema. Wir haben früher, bevor ich BRV wurde, zu jeder Sitzung die Protokolle durch gewunken. Das habe ich als erstes geändert. Ganz wichtig, aus meiner Sicht. Ausarbeiten einer Geschäftsordnung! Da wird alles fest gelegt.

Jedes BR Mitglied hat die Möglichkeit das Protokoll einzusehen, sobald mein Schriftführer mir signalisiert das es fertig ist, schau ich es mir an. Hin und wieder finde ich kleinere Fehler dann ändere ich diese. Ich schreibe eine Mail an BRM und teile ihnen mit dass das Protokoll fertig ist. Sie haben dann die Möglichkeit im BR Laufwerk darauf zu schauen. Mitglieder*innen die keine Möglichkeit haben am Rechner zu schauen können ins BR Büro kommen und Einsicht nehmen.

Nach der abgelaufenen Frist der Einsicht (7 Tage) drucke ich das Protokoll aus, parafiere jede einzelne Seite, unterschreibe es und lasse ein beliebiges BR Mitglied mit unterschreiben. Dann wird es eingescannt, das Original hefte ich im Ordner ab. Einladung /Tagesordnung, Anwesenheit, ggf. Anhörungen etc pp. plus Protokoll wird angeheftet. Das Protokoll was gescannt wurde wird ebenfalls im entsprechenden Ordner abgelegt.

So wie S.Thiele es macht, machen wir es im Großen und Ganzen auch. Wir haben immer Montagmorgen Sitzung. Am Nachmittag oder spätestens Dienstag ist das Protokoll fertig. Ich als Schriftführerin stelle es als PDF auf unser BR-Laufwerk (auf das alle neun BR-Mitglieder Zugriff haben) und schreibe eine kurze Mail, dass das Protokoll fertig ist. Dann haben alle Zeit bis zur nächsten Woche es zu lesen - oder auch nicht, dann aber selbst schuld. Am Montag darauf wird dann als zweiter Tagesordnungspunkt der Sitzung immer "Genehmigung des Protolls vom xxx" aufgerufen, dort können dann noch Änderungs- oder Ergänzungswünsche gemacht werden. Somit besteht dann auch keine Möglichkeit mehr, dass jemand Wochen später nochmals irgendwas an einem Protokoll geändert haben will. Sind alle mit dem Protokoll einverstanden wird es vom BRV und dem Schriftführer unterzeichnet und kommt dann im Original mit Einladung und Anwesenheitsliste zu den Papierakten. Das war's und hier gab es noch nie Probleme. Warum jemand nach Wochen eine Protokolländerung haben möchte, frag ich mich - weil er/sie es erst Wochen später durchliest? Ist vielleicht Erziehungssache, dass die "alten" Hasen zeitnah das Protkoll lesen und nicht erst nach Wochen ..........