Einsicht Emailpostfach im Geschäftsverkehr - Ausnahme zu BDSG?

Question

Guten Tag liebe Foris,
an unseren BR ist eine datenschutzrechtliche Frage herangetragen worden.
Vorab zur Info, wir haben noch keinen Datenschutzbeauftragten (Schulung ist geplant).
Unsere EDV-Abteilung möchte ab sofort verbieten, daß in der Abt. Kundenbetreuung (5 Leute) wie bisher im Vertretungsfall die jeweiligen Outlook-Postfächer eingesehen werden dürfen (wohlgemerkt: nur die direkte Vertretung hat Leseberechtigung), daher wurden alle Berechtigungen gestrichen. Das macht aber keinen Sinn, wenn jemand plötzlich erkrankt und keine Gelegenheit hat, eine entsprechende Abwesenheitsnotiz für unsere Kunden (von denen nicht wenige per Email bestellen) zu hinterlassen.
Die KB fragt an, ob Geschäftsbeziehungen per Email hier eine Ausnahme gemäß Paragraph §4C3 vom BDSG darstellen und zumindest die Leseberechtigung einer anderen Person seitens unserer Kunden zwecks Erledigung des Auftrags billigend in Kauf genommen wird. Schließlich geht uns ggf. Umsatz flöten, wenn ein Auftrag länger als nötig in einem Postfach schmort.
Herzlichen Dank im Voraus!

Forentroll · Answer

Es gibt hierzu nur eine wichtige Gegenfrage:
Ist das private Emailschreiben über den Firmenaccount erlaubt bzw. geduldet???

Wenn ja, hat die EDV recht!
Ist es verboten dann darf der AG in die Emails gucken!

kluenkerchen · Answer

Hallo Forentroll,
das Schreiben/Erhalten privater Emails ist eigentlich nicht erlaubt, wird aber nicht nachkontrolliert. Generell wandern alle Emails (wenn sie nicht rechtzeitig gelöscht werden) mittlerweile über Nacht in einen Mailstore, aus dem nichts mehr gelöscht wird, von daher wurde und wird jeder private Emailverkehr seitdem massiv von den AN selbst eingeschränkt. 
Innerhalb der KB konnte man sich aber wohl darauf verlassen, daß private Emails von den Kollegen nicht gelesen wurden.
Vielen Dank

Vannelle · Answer

Hallo Kluenkerchen 
Was heißt eigentlich nicht erlaubt?? Entweder gibt es eine BV worin das klar untersagt/oder erlaubt ist oder jeder Mitarbeiter hat eine dementsprechende Mitteilung erhalten und gegengezeichnet. Wenn das private mailen erlaubt, darf die EDV streng genommen nicht einmal einen Spamfilter einsetzen geschweige denn Mails archivieren. Wir haben deswegen (selbst EDV `ler und ehemal Datenschützer) als BR eine BV zu dem Thema mit der GL geschrieben, so das die Mails erstmal alle als Geschäftsmails gelten. In der BV wurde auch klar geregelt wer im Vertretungsfall das Recht hat diese Mails zu bekommen, bzw. wer das Postfach anschauen darf. Bei der BV aber darauf achten das die User vor Überwachung (Kündigungsgrund) geschützt sind. Zeig mir den User der nie eine private Mail schreibt...

kluenkerchen · Answer

@Vannelle, es gibt bei uns keine entsprechende BV oder Zusatz zum Arbeitsvertrag, vermutlich tritt die EDV deshalb auch etwas selbstherrlich auf...es gab bisher auch nie Probleme in dieser Hinsicht oder Klagen von Kunden/Geschäftspartnern. Den anderen Abteilungen liegt das Thema nicht sonderlich am Herzen, aber in der KB ist es den Kollegen eben wichtig, Bestellungen, Anfragen etc. zeitnah zu erledigen, besonders wenn die Zeiten nicht so rosig sind. Unsere GL ist momentan "kopflos" und der GF hat leider nicht soviel Ahnung oder Lust, sich damit zu befassen. Die Kollegen wollen der EDV auch nicht über Gebühr an den Karren fahren, sondern lediglich den bisherigen Zustand beibehalten, möglichst mit Hinweis auf Ausnahmegenehmigungen im BDSG, weil sich die EDV wiederrum dieses als Grundlage für ihr Vorgehen hernimmt.
Vielen Dank

ridgeback · Answer

@kluenkerchen,

**wir haben noch keinen Datenschutzbeauftragten ++(Schulung ist geplant)++.**
Vermutungsmodus an; kann es sein, dass ein BRM als Datenschutzbeauftragter fungieren soll? Vm aus.

kluenkerchen · Answer

@ridgeback: ja, so ist der Plan...

Petrus · Answer

> und der GF hat leider nicht soviel Ahnung oder Lust, sich damit zu befassen. 

Dann hat die EDV recht und es bleibt wie es ist.
Wenn euem GF Aufträge durch die Lappen gehen, weil er "keine Lust" hat, eine entsprechende BV abzuschließen... Nunja, nennt man wohl unternehmerische Freiheit...
Ansonsten gibts Muster bei Google in Massen. Dann kann z.B. in der BV stehen: 
"Für den Fall geplanter Abwesenheit (z. B. Urlaub) kann jeder Benutzer selbständig eine Weiterleitung eingehender Mails einrichten.
Für den Fall ungeplanter Abwesenheit (z. B. Krankheit) benennen die Benutzer dem jeweiligen Vorgesetzten einen Vertreter, an den eingehende E-Mails weitergeleitet werden. Die Umsetzung übernimmt der Systemadministrator."

> BRM als Datenschutzbeauftragter 

na wenn ihr meint, dass das eine gute Idee ist...

ridgeback · Answer

kluenkerchen,
ein BRM als Datenschutzbeauftragter würde ich abraten.
Nur so nebenbei; Treten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten Schäden für die Arbeitnehmer, den Arbeitgeber, Kunden oder Lieferanten ein, um nur einige zu nennen, so haftet der Datenschutzbeauftragte dafür, wenn er seine Aufgabe fehlerhaft erfüllt hat.

kluenkerchen · Answer

Ok, danke für die Info, das war mir nicht bewusst. Dann werden wir doch mal die Erstellung einer BV in Angriff nehmen (Auf Antrag der KB und evtl. anderer interessierter AN). Unser GF ist ja immer froh, wenn man ihm Denkarbeit abnimmt, das wäre dann vermutlich sogar der bessere Weg. Eine Schulung zum Thema Datenschutz sollte aber trotzdem gemacht werden, meint Ihr nicht?

ridgeback · Answer

kluenkerchen,

**Eine Schulung zum Thema Datenschutz sollte aber trotzdem gemacht werden,**
auf alle Fälle.

paula · Answer

schon interessant dass sich der BR die Gedanken des AG machen muss.... man sollte sich mal fragen ob dies bei solchen Themen sinnvoll ist

kluenkerchen · Answer

Klar, wir könnten den Karren umsatztechnisch auch mal richtig gegen die Wand fahren lassen, so aus Prinzip, aber wem wäre damit geholfen? Wie gesagt, wir sind momentan "kopflos" und möchten unsere mulitnationale Mutter nicht so gern auf die Idee bringen, den Laden hier ganz dicht zu machen.

Vannelle · Answer

@Kluenkerchen
Sorry das ich mich jetzt erst wieder melde! Also wen Ihr momentan noch nichts habt, hat die EDV Recht dann darf niemand anders als der jeweilige Benutzer sein Outlook anschauen. Das die sich so aufführen ist letztendlich reiner Selbstschutz! Wenn z.B. einer der Kundenbetreuer eine Anzeige machen würde, wäre der IT Chef möglicherweise mit dran...
Ich schätze mal das bei Euch genügend Leute mit persönlichen Daten zu tun haben oder? Ihr solltet mal Eurem Chef erzählen wie hoch die Konventionalstrafe ist, wenn man dann keinen Datenschutzbeauftragten hat.....