Vernichtung von BR-Unterlagen (was, wann)?

Question

Hallo Betriebsratskolleginnen und -kollegen,

ich habe eine Frage und bitte um eure Fachkundige unterstützung.

Ich gehöre einem Betriebsrat an, der seit ca. 11 Jahren besteht. Da hat sich in der Zeit einiges an Akten, Dokumenten, etc. angesammelt. Nun will der Vorsitzende möglichst viele dieser Akten, Dokumente, etc. vernichten. Ich bin dagegen, weil ich denke, das damit auch eine BR-Chronik, bzw. Dokumente vernichtet weden, die möglicherweise irgend wann einmal wieder benötigt werden. Nun meine Frage: Wie handhabt ihr das mit euren Akten, Dokumenten, etc. ? Vernichtet ihr nach einer gewissen Zeit Akten, bzw. Dokumente ? Gibt es ein Recht eine Vorschrift die die Aufbewahrung oder Vernichtung regelt.

carrie · Answer

@mumhuber Eine Aufbewahrungsfrist für Betriebsratsunterlagen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Grundsätzlich sollten sie jedoch so lange aufbewahrt werden, wie sie von rechtlicher Bedeutung sein können. Wenn die Amtszeit des Betriebsrates endet, sind die Unterlagen wie Betriebsvereinbarungen, Protokolle, Schriftverkehr und weitere Unterlagen, die rechtlich relevante Themen betreffen, dem neu gewählten Betriebsrat zu übergeben, da sie Eigentum der Institution Betriebsrat sind. Als Orientierung st dabei § 257 HGB heranzuziehen der regelt, dass Organisationsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren sind. Paragraph 274 Strafgesetzbuch regelt im übrigen den Tatbestand der Urkundenunterdrückung. Bei der Entsorgung von Betriebsratsunterlagen ist daher sorgfältig zu prüfen, inwieweit es sich um Urkunden handelt oder nur um persönliche Notizen oder ähnliches.

Anders hingegen bei der Betriebsratswahl. Hier sieht § 19 der Wahlordnung "eine Aufbewahrungsfrist der Wahlakten mindestens bis zur Beendigung" der Amtszeit des Betriebsrates durch den gewählten Betriebsrat vor.

Quelle:http://besondere-dienste.hessen.verdi.de/service_fuer_betriebsraete/betriebsraete/aktuelle_tipps/aktuelle_tipps

mumuber · Answer

Vielen herzlichen Dank! Das hielft mir schon gut weiter! Gibt es noch jemanden der einen Erfahrungsbericht abgeben kann, wie es andere BRs handhaben?

erzengel · Answer

Hallo mumhuber,

ich finde es immer wieder spannend, auch mal in alten Unterlagen nachsehen zu können: Wie haben es die Kollegen damals gemacht. Aber rechtlich ist dem Statement von carrie nichts hinzuzufügen.

Es gibt ja durchaus Unterlagen, die unabhängig vonLegislaturperioden wirksam sind. Diese dürfen auf keinen Fall vernichtet werden.

Auch bei Protokollen wäre ich da zurückhaltend. Es ist auch nach Jahren manchmal noch gut, jemanden an sein eigenes Wort zu erinnern.

Personallisten etc. sollte man ebenfalls aufbewahren, so kann man Entwicklungen der letzten Jahre auch ungefiltert nachvollziehen und analysieren.

Deshalb wird bei mir alles archiviert. Man weiß nie, wofür man das mal brauchen kann. Wenn dadurch - bzw. durch Argumente, die man durch die Einsicht alter Akten über gewisse Umstände gewinnt - auch nur ein Arbeitsplatz gerettet wird, hat sich das schon gelohnt.

Lotte · Answer

erzengel, "Personallisten etc. sollte man ebenfalls aufbewahren, so kann man Entwicklungen der letzten Jahre auch ungefiltert nachvollziehen und analysieren." Personenbezogene Daten aufzubewahren ist aber nicht im Sinne des BDSG.

mumhuber, aufgrund der Datensparsamkeit, die der § 3a des BDSG fordert, solltet Ihr Euch von Unterlagen, die personelle Maßnahmen betreffen wirklich nach einiger Zeit trennen. Im Sinne des BDSG wäre es, wenn die Daten vernichtet/gelöscht würden, sobald der dazugehörende Fall abgeschlossen ist.

mumhuber · Answer

Hallo Lotte, Erzengel und Carrie,

vielen herzlichen Dank für eure hilfreiche Unterstützung. Wir werden genau über eure Beiträge nachdenken und unsere Meinung danach bilden.

Nochmals vielen herzlichen Dank !!!

Viele liebe Grüße

Vernichtung von BR-Unterlagen (was, wann)?

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