Reisekostenerstattung ohne Originalbeleg nicht möglich

Das wird so vermutlich niemand beantworten können. Die Frage ist, wie das in Euren Arbeitsverträgen bzw. in Eurem Tarifvertrag geregelt ist. Unser TV z.B. bezieht sich auf das Bundesreisekostengesetz (das gilt eigentlich für Beamte & Richter des Bundes) und in diesem steht: "Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Die zuständigen Stellen können bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung die Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege verlangen."

Vermutlich will euer Arbeitgeber damit verhindern, dass die gleichen Belege dann nochmal in der eigenen Steuererklärung der Mitarbeiter auftauchen. Wir hatten da mal eine Diskussion wegen Weiterbildungsgebühren, wenn der Mitarbeiter sich selbst angemeldet hat. Unser Personalchef hat da wohl mal einen Rüffel vom Finanzamt erhalten. Die sehen das als Beihilfe zum Steuerbetrug.

Ein MA, der einen Anspruch geltend machen will, muss diesen schon nachweisen. Das System sollte mMn der Mitbestimmung des BR unterliegen. Gibt es eine Betriebsvereinbarung dazu?

ich würde mich mal mit dem Thema GoBD beschäftigen. Ggf. ist der AG nämlich sogar gezwungen die Belege im Original vorzuhalten. Unser digitales Ablagesystem war auch nicht GoBD-konform und daher geht bei uns auch nichts mehr ohne Original