Recht kompliziert Euer Fall und ist eigentlich überhaupt kein Fall für dieses Forum!
Ich sehe das so:
Die Kaffeeautomaten sind Eigentum der Fa., da sie die Gelder dafür irgendwann einmal zur Verfügung gestellt hat. Die Mitarbeiterin der Buchhaltung wickelt die Bewirtschaftung während ihrer Arbeitszeit ab. Rechtlich erfolgt also auch der Verkauf von Waren in deren Auftrag. Daran ändert auch nichts, dass das Sparkonto auf den Namen dieser Mitarbeiterin läuft. Da diese Posten bilanziell aber vermutlich in der Fa. nicht auftauchen ist das wahrscheinlich ein Fall von Steuerhinterziehung! Richtig wäre evtl. gewesen einen Verein oder eine Fa. zur Bewirtschaftung zu gründen, der/die dann im rechtlichen Sinne der/die Steuerpflichtige ist. Da ich im Steuerrecht aber kein Profi bin kann ich Euch nur den Tip geben, dass ganze mal von einem Profi prüfen zu lassen.
Die Sache, das die Buchhalterin die Bewirtschaftung betreut, ist natürlich nicht illegal. Der AG kann Jobs verteilen wie er will, solange daraus nicht einer personelle Maßnahme wird, die über den Betriebsrat gehen muss. Falls sie das ganze außerhalb ihrer Arbeitszeit macht, dann halte ich das ganze zumindest für bedenklich. Man könnte Ihr dann unterstellen, dass sie Gewerbetreibende ist und sie persönlich steuerrechtlich belangen - auch die Eigentumsverhältnisse der Bewirtschaftungsgelder würden für diesen Zustand sprechen. Dann gehören ihr aber auch die Automaten.....
NB: Ich halte es ohnehin für einen unhaltbaren Zustand, dass die Gelder auf den Namen der Dame laufen. Falls da tatsächlich umfangreiche Geldmittel lagern würde ich, wenn ich an ihrer Stelle wäre, das Geld kurzerhand ausgeben. Da das Geld mir rein rechtlich gehört, wenn die Konten auf meinen Namen laufen, kann ich damit tun und lassen, was ich möchte. Niemand kann mich deshalb rechtlich belangen. Und falls sie (was ich ihr nicht wünsche) sterben sollte, kommt keiner an die Gelder ran - nur ihre Erben.
Die von Dir erwähnten 19% sind immer noch nicht geklärt, um was es sich dabei handelt.
Abgeltungssteuer kann es eigentlich nicht sein. 1. Beträgt diese 25% + Soli + KSt, 2. wären ~10000 EUR Abgeltungssteuer ein Gegenwert von ~ 40000 EUR KAPITALERTRAG, dann müsten auf dem Sparbuch bei geschätzt 1% Zinsen rund 4.000.000 EUR (das sind 4 Millionen EUR) liegen. Ich kann der Dame dann nur den Tip geben sich in den Ruhestand zu verabschieden und von dem Geld sich ein schönes Leben zu machen. Abnehmen kann es ihr ja niemand, da es ihr gehört.
Es spricht also alles für die Vermutung von neskia, d.h. es sich um die fällige Mehrwertsteuer aus dem Verkauf handelt. Und da wird Dir wahrscheinlich keiner hier helfen können. Das ist Arbeitgeberjob, sich um die Steuergeschichte zu kümmern. Das ganze ist u.U. hoch kompliziert!
Das der Betriebsrat vom AG den Auftrag bekommt, sich um z.B. die Weihnachtsfeier zu kümmern halte ich für in Ordnung. Das sie frei entscheiden, was in den Automaten reinkommt oder ob neue angeschafft werden, finde ich super! Da muss man sich sonst eigentlich immer mit dem Bewirtschafter streiten! Ob die Mitarbeiter das dann in ihrer Eigenschaft als BR machen, oder in ihrer Eigenschaft als AN ist letztendlich belanglos, solange das BR-Geschöft nicht darunter leidet. Das der BR jetzt sich aber um die Steuersachen kümmert ist nicht Sinn der Sache!
Nochmal der Tip an Euch: Setzt Euch mit einem Steuerfachmann zusammen und stellt das ganze erstmal auf rechtliche Beine. Oder noch besser: sagt Eurem Chef, dass der sich darum kümmern soll.
Hoffentlich rückt die Dame das Geld wieder raus......