Aufbewahrung von Unterlagen im BR

Wenn du eh schon alles am einscannen bist kannst du es auch gleich richtig ablegen/einordnen wie es sich gehört. Nur als Daten wird nicht aussreichen für Dokumente die vom BR Unterschrieben sind. Mache das gerade auch bei uns. Nehme aber auch alle Protokolle mit dabei um diese auch auf Montage einsehen zu können.

Den alten Krams würde ich tatsächlich nur chronologisch ordnen wollen. Das ist eher eine Überlegung für "ab jetzt". Seit 2014 ist wenigstens ein wenig Richtung drin, dank einer Kollegin - aber auf den alten Kram würde ich nicht mehr Mühe als unbedings nötig verwenden, was für mich heißt nach Datum sortiert abheften und gut.

Es geht mir hauptsächlich um die Zukunft, und da ist dann ohnehin 90% schon als Datei verfügbar.

Gibt es Unterlagen, die tatsächlich unbedingt (auch) als Papier vorhanden sein müssen außer Protokollen, Betriebsvereinbarungen und Wahlunterlagen (in den letzten fünf Monaten habe ich vielleicht noch nicht alles "entdeckt", was vom BR als Papier produziert wird... Ich möchte die zukünftige Papierablage möglichst auf die wirklich wichtigen Dinge reduzieren.

Na da tust du dir ja was an.

Es gibt auch Seminare für das Sekretariat des BR. Denn bei der Frage zur Aufbewahrung gibt es eben nicht nur eine Jahreszahl. Insbesondere sind ja auch die Datenschutzaspekte bei personenbezogenen Daten zu beachten.

Du bist schon auf dem richtigen Weg. Wir haben auch irgendwann angefangen, alles zu scannen und zu speichern. Allerdings haben wir uns nicht die Arbeit gemacht, auch die "alten" Sachen einzuscannen, vor allem aus zeitlichen Gründen (wir haben nicht den Vorteil einer eigenen Assistenz). Bei uns werden auch die Protokolle/ Beschlüsse... gescannt, damit alle BR-Kollegen diese an ihren Standorten einsehen können. Die Originale werden im BR-Büro aufbewahrt.

Ansonsten würde ich einfach mal ein Ordnungssystem entwerfen und dem BR präsentieren. Die können dann überlegen ob für ihre Arbeit noch etwas fehlt. Wir haben z.B. für unterschiedliche Projekte Ordner angelegt. So kann sich immer jeder über den aktuellen Stand informieren.

Kratzbürste, danke für den Hinweis. Bei meinem ersten Seminar ging es um das Thema Protokollführung, da ich das für viele Sitzungen mache. Aber da habe ich ja - nach "BetrVG für Anfänger" dann ja schon gleich das nächste Thema mit Schulungsbedarf... Unser Personalleiter freut sich schon :-D

stehipp, genau das ist der Plan. Den Ablageplan bekommt gleich eine BR-Kollegin mit Ordnungssinn für eine erste Meinung; danach geht das Thema dann in die folgende Sitzung. Ab Januar sollte das dann gerne umgesetzt werden.

Das ganze "Altpapier" wird nur bei wirklichem Bedarf gescannt und dann in die neue Struktur integriert werden. Der Rest? Thematisch sortieren und chronologisch in Ordner packen, damit die Loseblattsammlung weg und der Müll aussortiert ist.