Aufbewahrung von Unterlagen im BR

Question

Moin, ich bin relativ frisch als Assistentin für unseren BR tätig. Es ist kein neuer BR und mit 11 Mitgliedern ein schon recht großes Gremium, aber was das Organisatorische angeht, fangen wir gerade bei NULL an. Kein Betriebsratsvorsitzender in den letzten Jahren/Jahrzehnten hatte ein Faible für eine ordentliche Ablage und die wenigen BR-Mitglieder, die da Interesse aufbringen konnten, standen auf eher verlorenem Posten. Zur Zeit haben wir noch mehr als einen kompletten Aktenschrank voll mit nicht abgelegten und absolut unsortierten Unterlagen zu bewältigen. Da ist nicht ein Aktenordner vorhanden, sondern Papierstapel neben Papierstapel. Entgegen seiner Aussage findet unser BRV darin *nichts*.

Alles, was von den Aufbewahrungsfristen her nicht mehr aufbewahrt werden muss, ist schon entsorgt. Der Rest ist wirklich üble Feinarbeit und unser BRV ist echt keine Hilfe dabei, seinen (und seiner Vorgänger) Saustall aufzuräumen. Er geht allerdings bis Ende 2020 in Rente und bis dahin muss der Kram gesichtet sein.

Ich habe nun die wagemutige Idee, bis auf Protokolle etc. (kurz: alles, was im Original vom BR unterzeichnet wurde) möglichst ausnahmslos ALLES nur elektronisch abzulegen. An einem Aktenplan arbeite ich gerade; die technischen Möglichkeiten zur Datensicherung und zum Scannen von Unterlagen sind sehr komfortabel vorhanden.

Ist sowas überhaupt möglich oder beerdige ich die Idee gleich wieder?

UliPK · Answer

Wenn du eh schon alles am einscannen bist kannst du es auch gleich richtig ablegen/einordnen wie es sich gehört. Nur als Daten wird nicht aussreichen für Dokumente die vom BR Unterschrieben sind. 
Mache das gerade auch bei uns. 
Nehme aber auch alle Protokolle mit dabei um diese auch auf Montage einsehen zu können.

IlkaB · Answer

Den alten Krams würde ich tatsächlich nur chronologisch ordnen wollen. Das ist eher eine Überlegung für "ab jetzt". Seit 2014 ist wenigstens ein wenig Richtung drin, dank einer Kollegin - aber auf den alten Kram würde ich nicht mehr Mühe als unbedings nötig verwenden, was für mich heißt nach Datum sortiert abheften und gut.

Es geht mir hauptsächlich um die Zukunft, und da ist dann ohnehin 90% schon als Datei verfügbar.

Gibt es Unterlagen, die tatsächlich unbedingt (auch) als Papier vorhanden sein müssen außer Protokollen, Betriebsvereinbarungen und Wahlunterlagen (in den letzten fünf Monaten habe ich vielleicht noch nicht alles "entdeckt", was vom BR als Papier produziert wird... Ich möchte die zukünftige Papierablage möglichst auf die wirklich wichtigen Dinge reduzieren.

UliPK · Answer

Na da tust du dir ja was an.

Kratzbürste · Answer

Es gibt auch Seminare für das Sekretariat des BR. Denn bei der Frage zur Aufbewahrung gibt es eben nicht nur eine Jahreszahl. Insbesondere sind ja auch die Datenschutzaspekte bei personenbezogenen Daten zu beachten.

stehipp · Answer

Du bist schon auf dem richtigen Weg.
Wir haben auch irgendwann angefangen, alles zu scannen und zu speichern. 
Allerdings haben wir uns nicht die Arbeit gemacht, auch die "alten" Sachen einzuscannen, vor allem aus zeitlichen Gründen (wir haben nicht den Vorteil einer eigenen Assistenz).
Bei uns werden auch die Protokolle/ Beschlüsse... gescannt, damit alle BR-Kollegen diese an ihren Standorten einsehen können. Die Originale werden im BR-Büro aufbewahrt.

Ansonsten würde ich einfach mal ein Ordnungssystem entwerfen und dem BR präsentieren. Die können dann überlegen ob für ihre Arbeit noch etwas fehlt.
Wir haben z.B. für unterschiedliche Projekte Ordner angelegt. So kann sich immer jeder über den aktuellen Stand informieren.

IlkaB · Answer

Kratzbürste, danke für den Hinweis. Bei meinem ersten Seminar ging es um das Thema Protokollführung, da ich das für viele Sitzungen mache. Aber da habe ich ja - nach "BetrVG für Anfänger" dann ja schon gleich das nächste Thema mit Schulungsbedarf... Unser Personalleiter freut sich schon :-D

IlkaB · Answer

stehipp, genau das ist der Plan. Den Ablageplan bekommt gleich eine BR-Kollegin mit Ordnungssinn für eine erste Meinung; danach geht das Thema dann in die folgende Sitzung. Ab Januar sollte das dann gerne umgesetzt werden.

Das ganze "Altpapier" wird nur bei wirklichem Bedarf gescannt und dann in die neue Struktur integriert werden. Der Rest? Thematisch sortieren und chronologisch in Ordner packen, damit die Loseblattsammlung weg und der Müll aussortiert ist.