Kandidatin ist im Urlaub und steht auf zwei Vorschlagslisten - was tun?

Hallo liebe Experten,

wir vom Wahlvorstand hatten heute mittag Annahmeschluss für Wahlvorschläge. Beim Überprüfen der Vorschlagslisten fiel uns auf, das eine Kollegin auf zwei Listen vorhanden ist. Wir werden morgen die Kollegin auffordern, sich für eine Liste zu entscheiden, was sie ja binnen drei Tagen zu erledigen hat ansonsten fliegt sie doch von beiden Listen. Das Problem ist aber, dass die Kollegin im Urlaub ist. Wir können mit ihr in Konakt treten per Telefon, Mail oder Fax, sie kann aber wohl eine unterschriebene Erklärung im Original in den drei Tagen nicht bei uns abliefern. Wenn sie nun per E-Mail oder per Fax antwortet, ist dies doch nach BGB § 126 keine anerkannte "Urkunde", oder ? (hab ich so hier bei euch gelesen) Wen dem so ist, dass dies nicht als gültiges Dokument anerkannt werden kann, was müssen wir mit der Kollegin dann tun ? Oder vielleicht bin ich ja komplett auf dem falschen Dampfer ? Ich wäre über eine Anwort wirklich sehr dankbar. Viele Grüsse

Weiterführend : Was würde passieren wenn wir ein Fax anerkennen, die Listen aushängen und sich dann ein recht "redefreudiges" Mitglied meines Wahlvorstandes verplappert (was leider mehr als möglich ist) und Wähler uns auf diesen Mängel bei der einen Liste hinweisen würden ? Kann die Liste dann zur Wahl noch zugelassen werden ? Ach, Kollegin steht an erster Stelle der Liste, eine Benachteiligung der Personen in der Liste unter ihr kann bei deren Nichtwahl also fast vermutet werden, oder ?