Textbausteine für BR-Geschäftsordnungen könnten wie folgt lauten.
Nach der im Betriebsrätemodernisierungsgesetz vorgesehenen Neufassung des § 30 BetrVG sind die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einer Betriebsratssitzung mittels Video- und Telefonkonferenz in der Geschäftsordnung festzulegen.
Zwingende Mindestinhalte einer solchen Festlegung sind:
- Sicherung des Vorrangs der Präsenzsitzung
- Kein Widerspruch von mindestens einem Viertel der Mitglieder des Betriebsrats binnen einer vom Vorsitzenden zu bestimmenden Frist
- Sicherstellung, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können.
Mit Inkrafttreten des Betriebsrätemoderisierungsgesetzes sind die Betriebsräte gefragt, entsprechende Vorschriften in ihre Geschäftsordnung zu implementieren oder – soweit noch nicht vorhanden – sich eine entsprechende Geschäftsordnung zu geben und damit Beschlüsse mittels Video- und Telefonkonferenzen erst zu ermöglichen.
Folgende Formulierungen stellen Gestaltungsvorschläge für Geschäftsordnungen dar:
Grundsatz der Präsenzsitzung
- „Der Betriebsrat räumt der Präsenzsitzung grundsätzlich Vorrang ein. Nur so ist die Wahrnehmung von Körpersprache, Mimik oder Gestik gesichert und besteht auch die Möglichkeit für einen vertraulichen Einzelaustausch von einzelnen Betriebsratsmitgliedern, der für die Meinungsbildung wichtig sein kann.“
- „Grundsätzlich sollte eine BR-Sitzung nur per Video- oder Telefonkonferenz stattfinden, wenn es um Aufgaben des Betriebsrats geht, die innerhalb kurzer Fristen vorbereitet werden müssen, was die Einberufung einer Präsenzsitzung unter Teilnahme aller Betriebsratsmitglieder erheblich erschwert. Eine solche Kurzfristigkeit liegt z.B. bei Anhörungen im Rahmen personeller Einzelmaßnahmen nach § 99 BetrVG vor.“
- Der/die Vorsitzende lädt zu einer digitalen Sitzung bei Themen und Sachverhalten, zu denen eine möglichst schnelle Beschlussfassung angezeigt ist, sowie in Fällen, in denen die digitale Durchführung der Sitzung dem Arbeits- und Gesundheitsschutz der Betriebsratsmitglieder dient.“
- „Es finden maximal x BR-Sitzungen im Monat/Jahr per Video- oder Telefonkonferenz statt.“
Teilnahmerechte SBV, JAV und Gewerkschaften:
- „Das Recht zur innerbetrieblichen (zum Beispiel §§ 32, 52, 59a für die jeweilige Schwerbehindertenvertretung oder § 67 für die Jugend- und Auszubildendenvertretung) wie außerbetrieblichen (zum Beispiel Gewerkschaftsmitglieder nach § 31) Teilnahme bleibt unberührt und ist auch für eine Teilnahme mittels Video- oder Telefonkonferenz sicherzustellen.“
Widerspruch gegen das Abhalten von Video- und Telefonkonferenzen:
- „Der/die Vorsitzende weist mit der Einladung darauf hin, dass und in welcher Weise die Nutzung von Video- und Telefonkonferenz beabsichtigt ist und setzt eine angemessene Frist zum Widerspruch. Angemessen ist in der Regel eine Frist von … Tagen. Der Widerspruch hat gegenüber dem/der Vorsitzenden zu erfolgen. Er ist nicht formgebunden.“
- „Wenn ¼ der BR-Mitglieder der virtuellen Durchführung widerspricht, hat der Betriebsratsvorsitzende eine Präsenz-Sitzung einzuberufen.“
Dokumentation der Anwesenheit bei Video- und Telefonkonferenzen:
- „Jedes Betriebsratsmitglied, das per Video- oder Telefonkonferenz an der Betriebsratssitzung teilnimmt, bestätigt vor der Sitzung gegenüber dem/der Vorsitzende/n in Textform (i.d.R. per E-Mail)
- dass es die Nichtöffentlichkeit wahrt, dass also nur teilnahmeberechtigte Personen in dem von ihnen genutzten Raum anwesend sind. Sobald nicht teilnahmeberechtigte Personen den Raum betreten, ist hierüber unverzüglich zu informieren.
- keine Bild-/Tonaufzeichnungen vornimmt und
weist unverzüglich aktiv auf gegenüber dem Beginn/Ende der Betriebsratssitzung abweichende Anwesenheiten bzw. Anwesenheitsunterbrechungen hin.“ - „Auf der Anwesenheitsliste wird bei einer virtuellen Teilnahme die Art der Teilnahme (per Video/Telefon) vermerkt. Nach der Sitzung bestätigen die virtuell teilnehmenden Mitglieder dem/der Vorsitzenden in Textform ihre Anwesenheitszeiten. Bei persönlicher Teilnahme erfolgt die Unterzeichnung auf der Anwesenheitsliste.“
Beschlussfassung bei virtuellen Sitzungen:
- „Der/die Vorsitzende stellt bei Teilnahme von Mitgliedern per Video- oder Telefonkonferenz zum Nachweis der Anwesenheiten und der Beschlussfähigkeit vor jeder Beschlussfassung die Teilnehmer namentlich fest. Die Abfrage, wie die per Video- oder Telefonkonferenz teilnehmenden Betriebsrats-/ Ersatzmitglieder abstimmen, erfolgt ebenfalls namentlich.“
- „Die Beschlussfassung erfolgt bei hybriden Sitzungen, also bei Sitzungen, die aus anwesenden und virtuell zugeschalteten Mitgliedern bestehen, indem der/die Vorsitzende die BR-Mitglieder der Reihen nach befragt. Diese Antworten mit Zustimmung, Ablehnung oder enthalten sich.“
- „Ein Betriebsratsmitglied kann verlangen, dass eine Abstimmung geheim stattfindet. Bei hybriden oder virtuellen Sitzungen stellt der/die Vorsitzende die Anonymität der Abstimmung durch entsprechende Einstellungen im verwendeten Abfrageprogramm sicher. Außerdem verpflichtet er/sie sich dazu die Ergebnisse der Abstimmung vertraulich zu behandeln; das gilt insbesondere für den Fall, dass er/sie die Abstimmungsergebnisse der einzelnen Betriebsratsmitglieder einsehen kann.“
- „Wenn bei einer Betriebsratssitzung geheime Wahlen stattfinden sollen, wie z.B. die Wahl der Mitglieder des Betriebsausschusses nach § 27 BetrVG oder sonstiger Ausschüsse nach § 28 BetrVG, so kann diese Betriebsratssitzung nur in Präsenzform stattfinden. Denn nur so kann die geheime Wahl sichergestellt werden.“