Informationsweitergabe im Gremium

Hallo, ich habe viel recherchiert und bin doch verunsichert: alle Mails kommen auf einer BR-Adresse an, darauf haben nur die Sekretärin und der BRV Zugriff. Der BRV entscheidet, wer was zu lesen bekommt ( Bewerbungen, Schriftwechsel GF,BR,PA und andere Abteilungen, Zugangs-und Abgangslisten, Anfragen von MA aus dem Haus...). Einiges von diesen Infos nimmt er mit in die Sitzung. Einiges wird auf dem Rechner an einem bestimmten Platz abgelegt. Dieser ist den anderen Freigestellten bekannt und sie haben Zugriff darauf. D.h. wir haben Zugang zu Informationen, jedoch ist der Weg dahin erschwert. Ausserdem weiß ja niemand der Freigestellten wann welche Info den BR erreicht, also wann soll man dann danach suchen ? Wenn der BRV nicht da ist, liest der Stellvertreter die Mail, wenn auch er nicht da ist, können wir alles lesen, an diesem Tag. irgendwie erscheint mir das alles nicht richtig, oder? Es gehen immer wieder Infos verloren, es werden Dinge schlicht vergessen... Soll das so sein ? Wie habt Ihr die Infoweitergabe bei Euch geregelt? Unter den Freigestellten und dem Gremium? Liebe Grüße!