BR-E-Mails Outlook 365 nur über persönlichen Zugang?

Habt Ihr eine BV zum Thema Laptops, Password, E-Mail, Zugriffsrechte, Datenschutz?

Eure Gedanken sollten sich nicht nur um Eure BR Daten drehen. Sondern eben auch um die Frage: Wie sieht es mit den Schutzrechten aller Arbeitnehmer aus.

Ansonsten bei uns: Es gibt eine Rahmen-BV zur Nutzung personenbeziehbarer (bzw. schutzwürdiger) Daten mit IT-Technik. Da wird z.B. das "Erstpassword" von der IT vergeben; der Nutzer kann es ändern. Der BR nutzt ausschließlich die Firmen-IT. Wir vertrauen dem Admin - da gibt es auch so etwas wie eine Berufsehre.

Halo Emylie,
deine Bedenken sind nicht an Outlook365 geknüpft. Die Möglichkeit mehrere Email-Konten an einem Benutzerkonto "ranzuhängen" besteht schon länger. Auch können Emails auf den SMTP-Servern (Email-Servern) von Administratoren grundsätzlich eingesehen werden. Daher ist eine normale Email-Kommunikation potenziell immer unsicher.
Als bei uns IT nur in Deutschland saß, hatten wir zusätzlich die Administratoren schriftlich verpflichtet die Geheimhaltung und den Datenschutz von sensiblen Daten einzuhalten.
Jetzt ist unsere IT Weltweit organsiert und es gibt in X Ländern Administratoren, daher war die vorherige Vorgehensweise nicht mehr praktikabel und nachvollziehbar. Da es einfach nicht mehr überschaubar ist. Deswegen gibt es bei uns eine interne Verschlüsselung für Netzwerklaufwerken und Emails die nur mit einem 4 Augenprinzip ausgehebelt werden kann. Einen Teil des Schlüssels zur Entschlüsselung hat die IT den anderen der BR. :-)
Dadurch stellen wir den Datenschutz sicher und haben die Kontrolle über etwaige Zugriffe.
Ich hoffe dies hilft dir.

Eine BV zum Thema Laptops gibt es bisher nicht. Es geht mir um den Datenschtz der AN. Das kam vielleicht nicht gut rüber. Die anderen BR-Mitglieder nutzen mit anderen Kollegen gemeinsam einen Laptop. Es sind Kindergarten-MA. Ich befürchte z. B. , dass dadurch auch andere Kollegen die Mails für den BR einsehen können, denn man muss "mal eben schnell" nach einem Kind sehen und meldet sich dann vielleicht nicht jedes Mal ab. Ist nur so ein Gedanke. Mir gefällt einfach der Gedanke nicht, dass die Mails nicht mehr zentral auf dem BR-Laptop sind.

Das Problem welches du beschreibst, besteht grundsätzlich auch bei einem BR-Laptop. Dies lässt sich meiner Meinung nach nur organisatorisch lösen. Denn wenn man mit sensiblen Daten arbeitet, muss man mit diesen auch sensibel umgehen. MA aus Kindergärten dürften dies sehr gut kennen, da die kleinen auch mehr erzählen, als den Eltern lieb sein kann. :-)
Mit diesen Daten wird sensible umgegangen und eben das selbe gilt auch BR-Unterlagen. Es gilt halt die BRler dafür zu sensibelisieren.
Ein einfacher Tipp wäre z.B. bei,
Windows: Windows-Taste und L-Taste
Bei Linux oft: Strg-Taste und Alt-Taste und L-Taste
diese Tastenkombination zu drücken, dann sperrt sich der Bildschirm und ein Zugriff auf die Emails ist nicht möglich. Das ganze dauert noch nicht mal eine Sekunde. :-) Und falls es mal vergessen wird, das man soetwas gemacht, der nächste Kollege, der an den Laptop möchte, wird den Kollegen schon daran errinern. :-)

Ich verstehe ehrlich gesagt das Problem nicht so 100%ig. Ihr KÖNNT in Zukunft die Mails von allen Rechnern aus "öffnen". Ihr MÜSST das aber nicht. Wenn Ihr weiterhin NUR den BR-Laptop verwendet, ist die Situation genauso wie vorher, oder nicht ?

Wo liegt also das Problem ?

Nein, unsere Mails werden nun automatisch auf allen PCs bzw. Laptops der BR-Mitglieder abgerufen. Der BR-E-Mail-Account ist nur an den jeweiligen Benutzer angehängt. Auf dem BR-Laptop selbst können wir die Mails gar nicht abrufen, wenn wir nur als BR angemeldet sind. Wollen wir die Mails lesen, muss sich ein BR-Mitglied mit seinem "normalen" dienstlichen Account zusätzlich anmelden, Outlook öffnen, dann werden automatisch die dienstlichen E-Mail-Adresse und auch die BR-E-Mail-Adresse abgerufen. Ich habe keine Berechtigung, den Abruf der BR-Mails manuell zu steuern. Sind wir auf dem Laptop nur als BR angemeldet, ist der E-Mail-Abruf nicht möglich. Sind wir z. B. bei einem Klausurtag außerhalb des Firmennetzwerkes, ist ein Mail-Abruf für uns gar nicht möglich, da wir keine Zugangsdaten bekommen.
Ich möchte nun gerne wissen, wie andere Betriebsräten den E-Mail-Abruf geregelt haben.