@Gundula.
Der relevante Ansatzpunkt ist immer §3a und §4 BDSG:
Nach §3a müssen zwingend so wenig wie möglich personenbezogene Daten erhoben werden. Und sie müssen anonymisiert oder pseudonymisiert werden so weit das dem ZWECK der Datenverarbeitung angemessen ist.
Ergo: Der AG MUSS zwingend angeben welchen ZWECK er mit der Datenverarbeitung verfolgt und NUR wenn dieser Zweck darin besteht ein Datum einer Person zuzuordnen darf er überhaupt das Datum personenbezogen erheben. So bald die Daten für den Zweck nicht mehr relevant sind MÜSSEN sie gelöscht werden (siehe auch §35 (2) 3. BDSG).
§4 (1) wiederum sagt aus, das Daten überhaupt nur Erhoben, Verarbeitet und Genutzt werden dürfen wenn ein Gesetz, etc. (in diesem Sinne auch BV!) dies fordert oder erlaubt ODER der Betroffene eingewilligt hat. So weit es also kein Gesetz gibt darf der AG die Daten also nur Erheben, Verarbeiten oder Nutzen wenn er sich EXPLIZIT die Erlaubnis der Betroffenen holt oder dies mit dem BR vereinbart hat. Der AG ist also darauf angewiesen das er von EUCH die Erlaubnis dazu im Rahmen einer BV erhält. Ohne diese Erlaubnis geht nichts. So weit er sich auf ein Gesetz beruft lasst Euch dieses Gesetz ZEIGEN! So viele gibt es da gar nicht. Gerne zitiert wird die "Generalklausel" des §28 (1) BDSG. Aber den sollte man dann auch mal LESEN. Diese zieht nämlich nur,
1. wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist,
2. soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder
3. wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.
1. zieht nur für die Bestimmung des Arbeitsverhältnisses an sich (Arbeitszeiten, Lohn, Leistungsdaten, etc.)
2. zieht nur wenn "kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen überwiegt", was der AG dann bitte belegen soll.
3. ist klar..... aber wir reden hier in Deinem Fall auf keinen Fall von "allgemein zugänglichen Daten"
Insofern: Ihr seid bereits in einer eher starken Verhandlungsposition, weil der AG von EUCH etwas will. Nämlich die Erlaubnis der Datenverarbeitung. Und NIEMAND kann Euch zwingen die einfach so herzugeben. Nur die Einigungsstelle kann das, und auch diese wird von AG wissen wollen WARUM er die Daten will und WARUM er glaubt, das seine Interessen an diesen Daten wichtiger sind als das Interesse der Betroffenen.
Noch zu Deinen Fragen:
> was ist wenn der AG sich weigert suf unsere Bedingungen "nur im konkreten verdachtsfall", "Einigungsstelle" usw. einzugehen?
Dann bekommt er die Erlaubnis nicht. Dann hat er nichts gewonnen. Der Einigungsstelle KANN er sich nicht verweigern. Wenn ihr diese anruft, dann findet sie statt! Und wenn er da nicht teilnimmt entscheiden nur die Anwesenden: Der Betriebsrat und der Vorsitzende. Wie diese Entscheidung ausgeht steht von vorneherein fest.
> Was gilt wenn die betriebsvereinbarung nicht in Kraft tritt?
Er hat keine Erlaubnis zur Verarbeitung der Daten.
> Wie lange darf der AG die Daten eigentlich speichern? Unendlich?
So lange wie er sie zur Erfüllung seines Zweckes benötigt: BTW: Daten sammeln um IRGENDWANN vielleicht einmal die Daten auszuwerten ist auch unzulässig, da er ja damit zugibt das er die Daten nicht dauern braucht. Man nennt das "Vorratsdatenhaltung" und die ist grundsätzlich unzulässig, es sei denn ein Gesetz, usw. ......
> Sollte dies auch verhandelt und niedergeschrieben werden oder gibt es dazu Gesetzesregelungen?
Es muß zwingend niedergeschrieben werden (Betriebsvereinbarung). Gesetze die es evtl. gibt soll er Euch zeigen.
Zu den Fragen aus Deiner Ursprungsfrage gibt es auf alle 1, 2 und 4 eine Antwort:
Er darf es nur, wenn ihr es ihm erlaubt.
Alles klar?