@KristinHH (falls du die Antworten überhaupt noch verfolgst):
ich versuche es mal mit meinen Worten und nach meinem Verständnis:
Ja, grundsätzlich musst du in der Tat ein EBRM einladen. Es könnte ja sein, dass es sein Büro nur ein Stockwerk tiefer hat, auch telefonisch erreichbar ist und umgehend kommen kann. Wie schon erwähnt, müsste auch die Zeit gegeben sein, ihm die Tageosordnung und entsprechende Unterlagen zu geben, damit es sich mit den Fällen beschäftigen kann.
Aus deiner Fragestellung heraus kann man aber ahnen, dass nicht unbedingt ein EBRM in der Nähe sitzt. Es könnte in einem anderen Betriebsteil arbeiten oder grad bei einem Kunden, Seminar oder Meeting sein, wo es nicht unbedingt rechtzeitig anreisen kann.
Wenn das EBRM einen triftigen Verhinderungsgrund hat, dann müsstest du die gleiche Prozedur beim nächsten EBRM starten. Und ich denke, wenn es mal eine Minute vor der Sitzung ist, dann kann es dir niemand verübeln, wenn du die Bemühungen abbrichst.
Es könnte aber auch sein, dass das einzuladende EBRM KEINEN rechtlichen Verhinderungsgrund hat. Dann wären deine Bemühungen eh zu Ende, denn dann darfst du auch kein weiteres EBRM einladen. Das Gleiche sehe ich, wenn du das erste EBRM einfach nicht erreichen kannst, weil es in den fünf Minuten vor der Sitzung grad aufm Klo ist oder sonstwie kurzzeitig unerreichbar - aber damit natürlich auch nicht verhindert im Sinne des BetrVG. Auch dann darfst du m.E. kein weiteres EBRM einladen, weil du nicht weißt, ob ein Verhinderungsgrund vorliegt (und weil die 5 Minuten dann eh fast rum sind).
Nun könnte es natürlich sein, dass dir längst bekannt ist, dass das zu ladende EBRM XY in einem Betriebsteil oder einem Kunden 200 km entfernt ist und es im Grunde keinen Sinn macht, überhaupt eine Einladung zu versuchen. Und da sind wir bei der viel diskutierten Gewissensfrage: entscheidest du gleich selbst, dass es keinen Sinn macht und versuchst gar nicht erst, das EBRM zu erreichen? Das mag gerechtfertigt sein, wenn deine Annahmen stimmen und belegbar sind. Aber wenn dir jemand Böses will, könnte dein Verzicht auf eine Einladung in Frage gestellt werden.
Faszit: versuchst du - auch 5 Minuten vor der Sitzung - das EBRM per Telefon oder per Mail zu erreichen und hast keinen Erfolg, dann dürfte niemand etwas dagegen haben, wenn die Sitzung ohne das EBRM stattfindet.