Personalakte

@ Pelikan Darf er führen was er will,(so weit für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten) ob es in den Personalakte abgelegt wird kann AG nur bestimmen. Als Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu bezeichnen, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Aufgabe der Personalakte ist die Wiedergabe eines möglichst vollständigen, wahrheitsgemäßen und sorgfältigen Bildes über den Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis und seinen Werdegang (Bundesarbeitsgericht [BAG], Urteil vom 07.09.1988 - 5 AZR 625/82). Der Arbeitgeber ist bei der Auswahl der in die Personalakte aufzunehmenden Daten grundsätzlich frei. Er muss jedoch aufgrund seiner Fürsorgepflicht die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers beachten und vermeidbare Nachteile von ihm fernhalten. Deshalb dürfen nur die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten unter Abwägung der beiderseitigen Interessen in die Personalakte aufgenommen werden. http://www.weingarten.ihk.de/artikel/download/merkblaetter/recht/mb_Personalakte_

@Pelikan, Wenn sich ein Vorgesetzter schon Notizen von den Kollegen macht, sollte er wenigstens so schlau sein und sie verschlossen aufbewahren! Hast du diese Notizen gesehen? Bist du Betriebsrat? Natürlich zählt das nicht als zweite Personalakte, da müssten schon noch einige andere Unterlagen (z. B. AV) mit enthalten sein.

@Mona-Lisa Bist du da sicher? Wenn in dieser Schublade Erkrankungen dokumentiert werden...Gesprächsprotokolle ... mit der Ansage, benimm dich oder ich zeig es dem Chef...

@all: Habt ihr Euch schonmal Gedanken darüber gemacht, warum der Gesetzgeber von Personalakten (=Mehrzahl) redet, z.B. in §83(1) Satz 1 BetrVG?

@Petrus Ja...nicht eine für alle...sondern...eine für jeden.

@Petrus Von der doppelten PA Führung reden wir mal nciht, da das ja nciht legal ist ;-)))

Das BetrVG könnte aber in der Mz reden, da es ja eine für jeden MA gibt - hört sich das nciht besser an? ;-)))

Hi,

danke ersteinmal.

Konkret sieht der Fall so aus:

Führungskraft A wechselt das Team. D.h. ab sofort sunstehen ihm andere MA. Führungskraft B der Führungskraft A besteht nun auf herausgabe sämtlicher MA Unterlagen die sich in der Zeit angesammelt haben. Ich als BR habe der Führungskraft A gradten, weil diese im Fokus steht, daruf hinzuweisen, dass es selbstverständlich keine Unterlagen zu den MA vorhanden sind, da eine doppelte Personalakte nicht zulässig ist. Daher die Frage, was darf man als Führungskraft überhaupt an Daten über MA sich anlegen?

Gruss Pelikan

@Immie: Einfach mal den § lesen - dann darfst Du nochmal. Da steht was von mehr als eine für einen.

@DJ: Was ist illegal und wo steht das?

Weil man hier über HR schreibt gehe ich davon aus das sich um amerikanische Firma handelt.Wenn man WORT (oder Unwort) HR auf deutsche Sprache übersetzen will kommt etwas wie "MENSCHLICHE BETRIEBSMITTELN" raus. "Daher die Frage, was darf man als Führungskraft überhaupt an Daten über MA sich anlegen?" Was für Daten? Wenn ich zu spät komme,kann er es notieren. Wenn ich nach dem Arbeit mit Kollegen ein Bier trinke darf er nicht. Hierbei sind aber zwei Dinge zu unterscheiden:

1. Das Anlegen einer Zweitakte, also einem Duplikat der Originalakte. Dies ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und falls vorhanden, des Betriebsrats zulässig.
2. Das Auslagern von Teilen der Akte ist nur statthaft, wenn es aus zwingenden organisatorischen Gründen nicht anders möglich ist. Für diesen Fall muss aber der Aufenthaltsort des ausgelagerten Aktenteils in der Originalakte festgehalten sein. tik-tak LAG Bremen vom 04.03.1977 (BB 1977, S. 648 ff) in die Hauptpersonalakte ein Hinweis auf die Sonder- und Nebenakten aufzunehmen

@tiktak Habe es gerade erst gesehen - wollte gerade selber antworten - nun ja, habe Urlaub und bin am "umbauen" ;-))))

Aber danke, dass du mir zuvor gekommen bist ;-)))

@ DonJohnson
Kein Thema tik-tak

Persönlichkeitsrecht des AN und Fürsorge verpflichten den AG, Personalakten vor dem Zugriff Dritter zu bewahren. Das gilt auch für Betriebsangehörige. Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist möglichst klein zu halten und auf die für Personalentscheidungen zuständigen Mitarbeiter zu beschränken. Besonders sensible Daten wie Angaben zum körperlichen, geistigen und seelischen Zustand sind vor Einblick zu sichern. Sie müssen gesondert außerhalb der formellen Akte oder im verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden, damit sie nicht bei der regelmäßigen Sachbearbeitung der Personalakte ohne konkreten Anlass ins Auge fallen (BAG 12. 9. 06 – 9 AZR 271/06, NZA 07, 269; 15. 7. 87, DB 87, 2571) Quelle: Küttner

@ridgeback: Da hat also sogar das BAG entschieden, dass es für bestimmt Fälle mehrere Akten geben muss. Und nach der Einschränkung der Zugangsberechtigungen durch das BAG scheint es plausiblel, dass es weitere "ausgelagerte Teile" geben kann oder sogar soll, z.B. beim direkten Vorgesetzten: Den gehen zwar Lohnsteuerklasse, Kinderzahl und die Zeugnisse des letzten ArbGeb nichts an, aber z.B. Qualifikationen und Fähigkeiten eines Mitarbeiters. Wenn - wie in der Ausgangsfrage - der Vorgesetzte wechselt, hat der alte diese Daten vielleicht im Hinterkopf - aber der neue soll ja auch Einsätze / Projekte planen und braucht deshalb diesen Teil der Personalunterlagen, während der Personaler damit meist nix anfängt... Wenn dann ein LAG gerne Querverweise aus der Hauptakte auf die Nebenakten will -bitteschön.