Digitalisierung des BR-Büros

nutzen derzeit es auch schon. Für uns eine Möglichkeit die BR Arbeit wenigstens rudimentär aufrecht zu erhalten. Videotelefonie funktioniert damit richtig gut. Richtig gut um gemeinsam an Themen zu arbeiten funktioniert es aber erst seit wir es auch bei uns im LAN haben. Dadurch ist die volle Integration auch unserer DV-Struktur gegeben und alle Laufwerke etc. sind da. Wir wollen es nicht mehr missen.

Unser Datenschützer ist auch damit befasst gewesen und findet es ok

Super, dass wollte ich hören :D

Ich möchte dort alles hinterlegen, von Protokollen bis Gehaltslisten... und ich war mir da nicht sicher ob das Datenschutztechnisch i.O. ist. Genau wegen der vielen Möglichkeiten dort ist es super. Wir bekommen dieses Jahr auch Outlook als Mailprogramm und damit hat man eine super Arbeitsplattform...

"und ich war mir da nicht sicher ob das Datenschutztechnisch i.O. ist."

also wenn ich hier:

"hinterlegen .... bis Gehaltslisten"

lese, dann tendiere ich dazu zu glauben, dass da jemand ein ganz großes Problem mit dem Datenschutz bekommen könnte.

ja das ist ja das, was darf ich dort hinterlegen und was nicht? Der Datenschutz sitzt mir da definitiv im Nacken. Ich brauch eine Plattform auf der ich dies aufziehen kann, sofern es eine gibt.

Es geht mir weniger um: was darf digitalisiert werden. Sondern mehr um den Umstand, dass mMn auch eine analoge Gehaltsliste in den Händen des BR, in Sachen Datenschutz selten "in Ordnung" sein dürfte.

Wir waren bei uns sehr unsicher was die komplette Digitalisierung betrifft. Und wir sind es zum Teil noch immer. Auf jeden Fall würde ich kritische Dateien (z.b. Gehaltslisten) mit einem Passwort versehen, welches nur den Zugangsberechtigten bekannt ist. Hin und wieder auch mal wechseln. Dann würde ich mir von der IT schriftlich geben lassen, dass diesen jeder Zugriff auf diese Dateien verwehrt ist (Eventuell eine BV abschliessen). Ich bin nicht gegen eine Digitalisierung, ganz im Gegenteil. Aber ihr müsst die Daten absichern, dass kein Unbefugter Zugriff hat.

Also sensible Daten haben bei uns alle ein Passwort, desweiteren werde ich in Teams die Kanäle mit sensiblen Daten "Privat" stellen, heißt ich bestimme wer Zugang zu diesem Kanal hat. Dadurch hat und wird kein Unbefugter Zugriff haben. Mit unserer IT haben wir eine BV.

Das bringt nur alles nichts, wenn das Datenschutzproblem schon darin liegt, dass der BR Unterlagen besitzt, die er gar nicht haben dürfte. Im Rahmen seiner Tätigkeit darf der BR Einsicht in die Gehaltslisten nehmen und Notizen machen. Er darf die Listen aber nicht komplett abschreiben. Und auch die Überlassung durch den AG schafft das Problem nicht aus der Welt. Denn das der AG selbst die Datenschutzbestimmungen nicht einhält, macht es für den BR nicht besser.

Das mit den Listen, was man haben darf oder nicht ist mir jetzt nicht wichtig. Mir geht es in erster Linie darum, ob ich Teams benutzen darf, um alle relevanten Dateien mit den dazu benötigten Sicherungen die der BR benötigt hochzuladen und dort zu verwalten?!

unser Datenschützer hat sich schon vor Monaten damit befasst, da es eh als Tool für Projekte vorgesehen war. Dabei werden auch hoch sensible Daten abgelegt. Unser DS hat nur die Ablage von Gesundheitsdaten von Kunden dort untersagt. Über Personaldaten hat er nicht explizit gesprochen. Haben als BR noch einmal mit ihm telefoniert und seine Aussage war, dass die daten in der MS Cloud genauso sicher wären als die Gehaltsdaten unter SAP SF in der SAP-Cloud. Und die nutzen wir auch.

Unser DS popelt beim BR zur Zeit eher wegen unserer Datenschutzkonzepte herum. Also was wird wie lange zu welchem Zweck gespeichert und wie wird die Löschung sicher gestellt

"Das mit den Listen, was man haben darf oder nicht ist mir jetzt nicht wichtig. Mir geht es in erster Linie darum, ob ich Teams benutzen darf, um alle relevanten Dateien mit den dazu benötigten Sicherungen die der BR benötigt hochzuladen und dort zu verwalten?!"

Da beißt sich nur die Katze in den Schwanz. Denn selbst wenn es in Ordnung wäre (und danach sieht es aufgrund einiger Kommentare hier aus), dann gilt das natürlich trotzdem nur für Daten, die der BR auch haben darf. Also die Gehaltsliste dürfte der BR da vermutlich wieder nicht da rein packen. Und wenn ein BRM hier schon so sorglos ist, dann will ich nicht wissen, was für andere "Schätzchen" bei Euch noch schlummern.

Super, das hilft mir weiter. Was die Löschung angeht hab ich eine "Löschliste" nur dort muss es manuell gelöscht werden, eine Lösung werde ich schon finden. Was beinhaltet ein Datenschutzkonzept alles? Paar Sachen weiß ich so grob.

@Celestro ich danke dir dass du dir solch sorgen machst, die sind jedoch gerade nicht nötig und auch nicht erwünscht. Es geht hier nur um Teams. ;) PS: mit Sicherheit gehen wir nicht "Sorglos" mit Daten um ;)

wir haben uns angelehnt an die Konzepte die bei uns in Zusammenhang mit der Umsetzung der DSGVO erstellt wurden. Es gibt da je Abteilung eigene Konzepte und daneben noch für bestimmte Prozesse. So ein Konzept ist ca. 50 Seiten stark und das haben wir nun auch für den BR zusammen mit einem Externen erarbeitet und der Datenschützer muss es noch abnehmen.

Wir haben also Datenschutzklassen definiert, Zweckbindungen beschrieben, Plan-Do-Check-Act-Prozess implementiert, Verarbeitungsverzeichnisse erstellt, Verfahren zur Sicherstellung der Datenminimierung, Richtigkeit sowie Integrität und Vertraulichkeit von Daten erarbeitet, soweit erforderlich Einwilligungen eingeholt. Die Technik die bei uns im BR eingesetzt wurde gecheckt. Löschkonzept erarbeitet, Prüfmechanismen dafür implementiert. Dann Schulungen für alle BRM zu dem Thema und Erarbeitung von Dokumentationen und Checklisten für die tägliche Arbeit. Für einzelne Prozesse sind wir gerade noch dabei eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

Das mal als Überflug der Arbeit der letzten 3 Jahre

Wir sind halt ein großer Konzern der sehr viel Wert auf Datenschutz legt und wir waren Teil eines größeren Umsetzungsprojekt.

Ich sehe hier noch ein Problem beim Fragesteller. "desweiteren werde ich in Teams die Kanäle mit sensiblen Daten "Privat" stellen, heißt ich bestimme wer Zugang zu diesem Kanal hat." Wieso bestimmt eine Person, wohl BRV, wer wo was machen darf? Weiter: Ich habe eine Löschliste Einwände sind schon hier online nicht erwünscht. Evtl. schon vorhandene Datenschutz rechtliche Verstöße, sei es vom AG oder vom BR, werden so weg gewischt. Aber nun ja, muß jeder sehen wie er will. Mir ist zu viel Ich...Ich Ich drin.

@Dummerhund

Ich (haha) versteh dich :)

Zur Zeit erarbeite ich dieses Thema alleine. Natürlich gebe ich jede Woche ein Update an den Rest des BR`s weiter. In Abstimmung mit dem BR und der IT unternehme ich die notwendigen Schritte um dem Ziel "digitales" BR-Büro näherzukommen. Mit unserem AG ist das auch besprochen. Ich mache nichts auf eigen Faust. Ich weiß nicht alles deswegen erfrage ich was ich darf was nicht. ;)

"PS: mit Sicherheit gehen wir nicht "Sorglos" mit Daten um ;)"

Sorglos meint nicht nur, das Dritte unbefugt Daten erhalten könnten. Es ist auch ein sorgloser Umgang, wenn im BR anscheinend niemand weiß, was man als BR so alles gar nicht haben / aufbewahren darf ..... ;-)))