Aufbewahrungspflicht nach Betriebsstilllegung
Unser Betrieb wird zum 30.09.2023 stillgelegt.
Der 1. Vorsitzende wird die Unterlagen die noch aufbewahrt werden müssen bei sich zuhause aufbewahren. Die Frage ist, wie lange muss er den Sozialplan und Interessenausgleich im Original noch aufheben. Müssen alle Protokolle aufbewahrt werden oder reichen die letzten 2 Jahre? Wie sieht es mit der Wahlakte von 2022 aus? Wir haben alle Protokolle gescannt und auf USB Stick gezogen. würde das ausreichen?
Community-Antworten (1)
28.08.2023 um 18:42 Uhr
Am 30. September seid ihr tatsächlich final und endgültig durch? Relevant ist §21b BetrVG Restmandat:
„Geht ein Betrieb durch Stilllegung (…) unter, so bleibt dessen Betriebsrat so lange im Amt, wie dies zur Wahrnehmung der damit im Zusammenhang stehenden Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte erforderlich ist.“
Die Betriebsstilllegung ist abgeschlossen, wenn alle Arbeitsverhältnisse beendet sind. Wenn noch mehr als 5 beschäftigt (nicht: gekündigt, also bis zum letzten Arbeits-/Freistellungstag) sind, bleibt der BR im Amt.
Wahlakten sind bis Ende der Amtszeit aufzubewahren, siehe § 19 WO.
Protokolle: §34 BetrVG verlangt ausdrücklich eine unterzeichnete Niederschrift – also eigentlich Papier, keine Dateien. Scans könnten als Referenz ausreichen, ihr solltet aber besser keine personenbezogenen Daten aufbewahren, insofern können die Protokolle der letzten zwei Jahre kritisch in Sachen DSGVO und §26 BDSG sein.
Für andere Dokumente wie eine BV würde ich § 195 BGB anwenden – es sei denn, darin sind längerfristigere Vorteile geregelt.
Den Interessenausgleich bzw. Sozialplan habt ihr als Betriebsvereinbarung gemacht? Dann gilt §77 BetrVG: Die BV endet mit der endgültigen Stilllegung mit Ausnahme des Sozialplans und Betriebsvereinbarungen in Zusammenhang mit der Betriebsstilllegung, wirkt aber i.d.R. nach, z.B. betriebliche Altersvorsorge. Auf Rechte aus der BV können AN auch nicht verzichten, das gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, siehe §77 (3) BetrVG. Sozialpläne sollen z.B. sechs Jahre aufbewahrt werden. Das muss aber eigentlich der (frühere) AG machen, denn der muss die BV ja umsetzen.
Wenn es aber um die Möglichkeit des Nachlesens / Durchsetzens von Betriebsvereinbarungen / Sozialplan / Interessenausgleich geht, könntet ihr die im Pausenraum aushängen bzw. auszulegen und allen Kollegen den Rat geben, sich ein Foto für private Zwecke davon zu machen zwinker zwinker. Ihr bzw. euer Vorsitzender will ja evtl nicht jahrelang für Nachfragen zur Verfügung stehen, in einer BV stehen i.d.R. keine schützenswerten personenbezogene Daten und bestimmt auch keine Geschäftsgeheimnisse…
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