Bei uns im Betrieb haben wir feste Schichtarbeiter, die ihren Arbeitsplan für das ganze Jahr kennen und "flexible" Arbeitskräfte, die meistens von Montags bis Freitags arbeiten, das Wochenende frei haben und halt einspringen bzw. eingesetzt werden (können), wenn Not am Mann ist.
Diese Kollegen erhalten keinen Dienstplan, sondern müssen sich auf einem Clipboard über ihre Schichten informieren bzw. sich eintragen lassen, wann sie arbeiten können/wollen. Auf dem Clipboard sind Tagespläne (meistens immer ein Monat), wo fehlende Schichten mit gelb markiert sind. Kollegen, die im Urlaub oder Krank sind, sind ebenfalls gelb markiert. Kollegen, die auf Schulung gehen sind in blauer Farbe hinterlegt.
Da hier personenbezogene Daten zum Einsatz kommen (Name, Arbeitszeiten etc.) und ich mir als BR sicher bin, dass es von den einzelnen Kollegen keine schriftliche Erklärung gibt, dass sie mit dem Aushang ihrer Daten einverstanden sind, war die Überlegung eben, einen Excel Plan auf dem Computer zu erstellen, wo auch nur der diensthabende Teamleiter, der Chef und der Betriebsrat Zugang zu haben.
Die Erstellung dieses Excel-Plans war eine eigene Idee, da ich im Privaten sehr gerne mit Office Programmen arbeite, und sollte jetzt nicht so hingestellt werden, dass es die Aufgabe des Betriebsrates sei.
Vielmehr war der Hintergedanke, es unseren Kollegen und uns als Betriebsrat einfacher zu machen.
Der Dienstplan hat verschiedene Funktionen. Zum einen die Jahresübersicht, die auch genau aufschlüsselt, wann fehlende Schichten zu besetzen sind (-> Teamleiter). Teamleiter können mit 2 Klicks die Arbeitszeiten ihrer Schichtgruppe erfassen und an den AG weitergeben, damit dieser die Zeiten an die Lohnbuchhaltung weiterschicken kann.
Eine Funktion erlaubt es dem Teamleiter, einen Monatsplan für einzelne Mitarbeiter zu erstellen, auszudrucken und an diese auszuhändigen.
Eine weitere Funktion erstellt dem BR auch eine Auflistung, wie der Mitarbeiter gearbeitet hat, damit wir unserer Überwachungsaufgabe nachkommen können.
Damit das Ganze aber halt auch nun mal funktioniert, wird die aktuelle Excel Version benötigt und das war genau die Ausgangsfrage. Das wir den Masterplan noch DSGVO konform kriegen müssen, steht natürlich nicht außer Frage.