Dokumente aus der letzten Amtsperiode einsehen

Wir haben für uns verschiedene Löschungsfristen. Die meisten Dokumente werden nach einem oder zwei Jahre gelöscht. Sitzungsunterlagen heben wir max. 4 Jahre auf. Sitzungsunterlagen(Protokoll+Anwesenheitsliste) bei denen Beschlüsse Dokumentiert sind z.B. für Betriebsvereinbarungen werden solange aufgehoben wie diese gültig sind. (Manche sind bei uns über 20 Jahre alt da noch gültig) Die Unterlagen sind im BR-Büro gelagert und für jedes BR-Mitglied einsehbar.

Dokumente aus BR-Sitzungen sind intern und vertraulich. Zugriff darf nur der aktuelle BR haben.

ich räume gerade auf für den kommenden BR :-)

alles was keinen Wirkung mehr haben kann und somit nicht mehr benötigt wird, muss ja gem. "Datenmüllvermeidungsordnung" vernichtet werden. Gerade sämtliche "besonders schützenswerte Daten" z.B. Bewerberunterlagen sind unverzüglich zu löschen, wenn der Vorgang erledigt ist. Anhörungen zu Kündigungen sind nach dem wirksam werden der Kündigung auch "überflüssig" und enthalten "besonders schützenswerte Daten" bzw. nach Ende eines Kündigungsschutzprozesses.

Eigentlich kenne ich nur einen Grund Unterlagen länger auf zu bewahren: der Beschluss ist noch wirksam z.B. für eine aktive BV

BV´n die nicht mehr wirksam sind, was häufig BV`n zu Kurzarbeit sein werden, weil die KA dazu schon beendet wurde und abgerechnet sind, müsste man auch nicht mehr aufbewahren incl. der Beschlussprotokolle.

Danke für Euer Feedback ?

Meine spezielle Frage ging dahingehend, wir haben 2 neue BR-Mitglieder im neuem Gremium und wir verschlüsseln alle Protokolle mit einem Passwort. Dürfen, können die neuen BR-Mitglieder diese alten Protokolle mit den aktuellen Passwort ohne weiteres einsehen? Oder wäre es sinnvoll für die neue Amtszeit 2022-2026 ein neues Passwort zu vergeben?

Was meint Ihr dazu ?

Danke Gruß vorbert