Datenschutz bei persönlichen Firmen-Mail-Account?

Question

Hallo liebe Kollegen/-innen,
ich bin BR-Vorsitzender und wie meine Kollegen zum ersten Mal gewählt worden, demnächst besuche ich mein ersten W.A.F.-Seminar. Die bisherigen Kenntnisse haben wir uns selbst angeeignet. Nun zu meiner Frage bzw. meinem Problem:

Ich habe heute erfahren dass sich unser Niederlassungsleiter von den Mitarbeitern eine Freigabe zur Verwendung Ihrer Zugangsdaten für das E-Mail-Programm im Falle einer ungeplanten Abwesenheit geben lassen möchte. Dies möchte er uns in der nächsten Betriebsratssitzung präsentieren und wir wären total unvorbereitet.

Hintergrund ist folgender: Wenn ein Mitarbeiter überraschend ausfällt, z. B. durch Krankheit o.ä., hätte der Administrator durch die in versiegelten Umschlägen hinterlegten Kennwörter die Möglichkeit in Outlook die Abwesenheitsmeldung zu aktivieren. So soll verhindert werden das wichtige Anfragen oder Mails von Kunden, die an den jeweiligen Mitarbeiter direkt gesendet werden, tagelang unbearbeitet liegen bleiben bis sich der Kunde dann irgendwann von selbst meldet weil er noch keine Antwort bekommen hat.

1. Wie sieht es hier mit dem Datenschutz aus? Auf welche Gesetze können wir uns zur Ablehnung und Verhinderung dieser Maßnahmen berufen?

2. Hat jemand einen Tipp wie dies in anderen Unternehmen gehandhabt wird ohne die persönlichen Rechte der Mitarbeiter zu verletzen?

Ich danke für alle hilfreichen Antworten und Hinweise!!!

Forentroll · Answer

Es gibt eine einfache Regel: Ist das Schreiben von private Emails verboten gibt es keinen Datenschutz. Sobald es geduldet ist oder erlaubt ist, ist der Arbeitgeber quasi Telekomunikationsanbieter und hier kann der AG das nicht einfach fordern und unterliegt dem Datenschutz.

ganther · Answer

Wir hatte eine einigungsstelle zu Outlook. Vorsitzender war Hr. Grasshöfer vom BAG. obwohl ea bei uns keine privatnutzung gibt dah er das für den AG nicht so einfach. Der AG wollte hier für Abwesenheit Zugriffsrechte und die hat er nicht bekommen. Wir haben jetzt Zugriff auf das Postfach von Stellvertretern die sich die MA aus der Gruppe selber suchen kann. Des weiteren gibt es regeln wie mit vertraulichen Mails umgegangen wird. Der Vorsitzende sah es nämlich als kritisch an dass sonst Mails aus der Personalabteilung oder vom BR vom Stellvertreter gelesen werden könnten.

DonJohnson · Answer

Das ist ein wirklich schwieriges Thema. Däubler hat da sogar eine ganz eigene Auffassung, spielt hier aber keine Rolle.
Das BDSG steht kurz vor einer Novelierung. Auch bei Email Diensten ist das mit einer Privatnutzung schon so eine Geschichte - wann fängt sie an und wo hört sie auf? Beispiele für diese schwammige Grenze gibt es genug und sollten hier nicht vertieft werden.
Auch der Bundesrat ist der Meinung, dass z.B. der Begriff: Nur für dienstliche Zwecke erlaubt, zu ungenau ist (siehe Newsletter der WAF), da eine dienstliche Nutzung nicht erlaubt werden kann, sondern zur zur erbringenden Arbeitsleistung des AN gehört (oder so ähnlich).
Weiterhin hat der Empfänger gar keine Möglichkeit das Empfangen eiiner privaten Email zu verhindern. Schon aus diesem Grund muß man auch den Willen der Adressaten einer solchen bedenken...
Auch darf der AG nciht einfach alles protokollieren oder einsehen - ein solcher "Generalverdacht" und Vorratsdateispeicherung ist lt BDSG nicht erlaubt.
Hierüber eine BV abzuschließen ist also der einzig richtige Weg. Einsicht in die Mails bei Abwesenheit auf keinen Fall ohne BR.
Bei unvorhergeseherner Krankheit kann der Admin auch einen Abwesenheitstext verfassen, dass der Mitarbeiter momentan nciht erreichbar ist und die Email nicht weitergeleitet wurde und der Ansprechpartner in der Zeit der Kollege XY under der Emailadresse y@z-GmbH zur Verfügung steht...

Daran kann man schon erkennen, dass es eigentlich gar keinen Grund gibt in fremde Emailpostfächer herumzustöbern...