E-Mail Archivierung / GDPdU

GDPdU?

Zitat Wikipedia (http://de.wikipedia.org/wiki/GDPdU): Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Wieso soll die bei Euch Anwendung finden? Schreibt ihr Rechnungen, etc. per eMail? Handelt es sich dabei um den GESAMTEN eMail-Verkehr?

Wenn ihr tatsächlich Rechnungen, etc. per eMail abwickelt würde ich Vorschlagen, das diese von der Software als solche gekennzeichnet werden (z.B. von einem spezielle eMail-Account aus- bzw. eingehen) und nur DIESE archiviert werden. Eine Vorratsdatenspeicherung ALLER eMails des Betriebes unabhängig von deren Inhalt ist IMHO nicht zulässig. Das BDSG beschränkt die Nutzung, Speicherung, etc. von Daten jeglicher Art ausschließlich auf den Fall, das ein Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift diese zuläßt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die zitierte Verwaltungsanweisung dürfte einen derartigen Charakter haben, aber eben nur für die relevanten Datensätze. Für den Rest nicht. Allerdings könnt IHR eine BV abschließen, die dem AG die Speicherung aller Daten erlaubt, aber warum solltet ihr?

In diesem Sinne:

Hat der BR dabei Mitbestimmungsrecht nach §87 Punkt 6 BetriebsVG?

Aber selbstverständlich.

Hat jemand dazu schonmal eine Betriebsvereinbarung getroffen?

Wühl Dich doch mal bei Böckler (http://www.boeckler.de/dbbv.html) durch, vielleicht ist was dabei....

Was ist mit den Mails des BR, GBR und KBR? Dürfen auch diese einfach so "per Rundumschlag" archiviert werden?

Läßt Du Deine Post in Kopie bei der Geschäftsführung abliefern?

@andreadrea

Lasst euch wegen einer BV auf nichts ein wenn ihr nicht absolute Ahnung von der Materie habt. Holt euch nach Rücksprache mit dem AG einen Sachverständigen für IT und Datenschutz dazu. Anfrage bei der Gewerkschaft?

Gruß PT Netty

rkoch und PT Netty, danke schonmal für die rasche Antworten. Wir haben ersteinmal die sofortige Abschaltung bis zur weiteren Klärung gefordert und natürlich auch den Datenschutzbeauftragten informiert.

Natürlich werden Angebote und auch Rechnungen per Mail versendet und diese gehören somit vielleicht - auch wenn in anderer Form erstellt - bereits zu den zu archivierenden Belegen? Muss ich recherchieren... Tatsächlich scheint es im Moment so, dass der GESAMTE E-Mail Verkehr archiviert wird, ja!

Grüße, andreadrea

Hallo,

auch bei uns ist das gerade ein Thema - glücklicherweise haben wir vor der Einführung davon erfahren, und können jetzt noch gestalten. Technisch scheint es so zu sein, dass alles archiviert werden muss, da sonst andere Vorteile wie Redzierung des Datenvolumens nicht möglich sind. Inhaltlich ist eine Vorsortierung durch Kollegen potentiell problematisch, weil jedes Mail relevant sein könnte (Stichwort: Handelsbrief), und man kaum von ein paar hundert Leuten erwarten kann, jedes Mail richtig zuzuordnen. Unser Ansatz von BR und Datenschutzbeauftragen geht nun dahin, die erlaubten Zugriffe, Abfragen und Verwendung der Daten klar zu definieren, z.B. BR-Mails dürfen durch eine Abfrage nicht gefunden werden, außer von den BR-Mitgliedern selbst.

Gruß, Marsu