Betriebsrat Dokumente Datenablage auf Sharepoint

Sprecht mit eurer IT, die sollen euch einen geschützten Bereich dort anlegen auf den ihr nur mit Passwort zugreifen könnt. Dann sind die Daten vor den neugierigen Blicken anderer geschützt. Ansonsten kann jedes EDV System gehackt werden, Sobald etwas im PC gespeichert ist, ist es für jemanden der das unbedingt möchte auch erreichbar.

Wir speichern auch jedes Dokument mit einem Passwort. Sollte also unser AG doch mal auf unser Laufwerk kommen sieht er nur, dass da Dokumente sind. Natürlich kann man auch Passwörter hacken. Aber wenn er so viel kriminelle Energie hat, dann kann er auch unser BR-Büro und die BR-Schränke öffnen und somit alle papierhaften Dokumente einsehen.

Bei uns sieht es wie folgt aus: Alle Unterlagen des BR liegen auf einem Netzwerklaufwerk welches verschlüsselt ist und nur die BRs und Admins haben entsprechende Zertifikate zur Entschlüsselung und überhaupt Zugriff. Sharepoint wird für alle Unterlagen zur Sitzung eingesetzt, da bei uns der Zugriff für Ersatzmitglieder und SBV auf das BR-Verzeichnis nicht vom BR administrierbar ist. Die integrierte Rechteverwaltung in Sharepoint macht dies möglich. Selbst nicht IT-sichere BRler bekommen nach einer vernünftigen Konfiguration die Verwaltung hin. Ein weiterer Pluspunkt für Sharepoint ist, dass die Rechte so eingestellt werden können, dass die Dateien nicht heruntergeladen und nur im Browser angezeigt werden können(Bei uns hat jeder einen Laptop). Was eine Streuung von Dateien mit Personenbezug erstmal eindämmt. Was wiederum ein löschen gemäß DSGVO erleichtert. Cloud ist bei uns kein Thema.

Wie haben auch Office365 und einen SharePoint der auch von der GL genutzt wird. Viele unserer Kollegen und auch MA aus der IT haben uns abgeraten SharePoint zu nutzen. Leider mussten wir auch die Erfahrung machen, dass man unbeabsichtig Dokumente frei geben könnte. Wir haben es nun so geregelt, dass wir ein Laufwerk haben, auf dies nur die entsprechenden BR-Mitglieder Zugriff haben. Für den GBR, KBR und WA wurden diese auch so eingerichtet. @outofmemory. Ihr könnt keine Unterlagen runterladen? Da ich mir oft Anmerkungen auf den Unterlagen mache oder zwei Versionen nebeneinander vergleichen möchte (habe nur einen Laptop bzw. nur einen Bildschirm) wäre diese Lösung für mich nicht akzeptabel.