Reisekosten-Rechnung - persönliche Daten?

Question

Hallo,

in unserem Unternehmen soll ein neues Reisekosten-Programm eingeführt werden, das im Rest des Konzerns mit Hauptsitz in Belgien bereits verwendet wird. Dieses System wird über ein Web-Interface bedient und stammt von der belgischen Firma MobileXpense (www.mobilexpense.com).

Jetzt meine Frage:
Normalerweise zeichnet eine Reisekostenrechnung der direkte Vorgesetzte ab, bevor die Kosten dem Mitarbeiter ausgezahlt werden. Lediglich im Falle einer Rechnung >700€ muss die Rechnung von der Konzernmutter genehmigt werden. Ist dieses zulässig oder stellt das einen Verstoß gegen das Datenschutzgesetz dar? Schließlich enthält die Rechnung Informationen wie den Aufenthalt eines Mitarbeiters während der Reise, Quittungen über seine Ausgaben und auch seine Kontoverbindung.

hans · Answer

Hallo, zunächst ist Deine FRage nicht klar formuliert...
Fragst Du nun nach der Zulässigkeit des Verfahrens oder nach der Zulässigkeit des Programmes?

IMHO kann ich einen Verstoß gegen BDSG nicht erkennen, einen Grund nach §4 II Nr. 2 könnte ich nachvollziehen.

Dennoch ist die Einführung Mitbestimmungspflichtig nach §87 I Nr. 6 BetrVG, der BR hat also dafür zu sorgen, dass nur unmittelbar an dem Prozeß der Reisekostenzahlung Beteiligten Zugriff auf die Daten haben (incl. Verschlüsselung beim Transport, z.B.)

Bernd Meyer · Answer

Hallo,

danke für die Antwort.

Es geht mir nicht um die Zulässigkeit des Programms und auch nicht um die Frage der Mitbestimmung. Es geht lediglich um die Frage, ob ein Zugriff auf die Daten durch den Mutterkonzern erlaubt ist. Wir sind eine 100%ige Tochter eines Belgischen Unternehmens aber rechtlich eine eigenständige GmbH. Nach dem BDSG ist die Konzernmutter jedoch wie eine beliebige andere Firma zu betrachten und darf eigentlich persönliche Daten nur im Auftrag durch unsere GmbH bearbeiten. Hier geht es jedoch um Kontrolle unserer Mitarbeiter durch den Konzern und da frage ich mich, ob das zulässig ist.

Gruß,

Bernd

hans · Answer

Hallo,

wie ich bereits geschrieben habe ist die Kontrolle nach deutschem Recht nicht zulässig. 
Wenn ihr zufällig nur das gleiche Programm wie der Konzern benutzt (die Berechnung aber bei euch erfolgt), gibst du dir selbst die Antwort - die Datenweitergabe ist nicht notwendig.
Erfolgt die DV aber in Belgien und ihr habt nur das Interface, soll der BR sicherstellen, das keine Kontrolle erfolgt.