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Der Arbeitgeber muss bei jeder Datenverarbeitung überlegen:
Zu welchem Zweck erhebe ich die Daten, die ich gerade erhebe?
Er muss das nicht irgendwie machen, er muss ein sogenanntes Verarbeitungsverzeichnis erstellen. Komplizierte, zeitaufwendige, vielleicht auch kostenintensive Tätigkeit, die er da vor sich hat.
Mit dieser aufwendigen Tätigkeit sind auch Vorteile verbunden.
Vorteil #1:
Der Arbeitgeber überprüft bei der Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, welche Arbeitsschritte es eigentlich gibt, welche Arbeitsprozesse in seinem Betrieb eingehalten werden und wie die im Detail aussehen.
Sie ahnen den Vorteil:
Ich kriege mit, was meine Leute eigentlich machen den ganzen Tag. Und wie sie es machen. Und wie lange sie dafür brauchen. Und welche Ergebnisse sich einfahren.
Gibt es also hier und da noch optimierungsbedarf?
Gibt es hier und da noch Luft nach oben für Verbesserungen, so kann der Arbeitgeber die doch auch nutzen, nicht nur um das Datenschutzrecht zu erfüllen, sondern um die Arbeit im Betrieb insgesamt zu optimieren. Wenn Sie so wollen, ist die Erhebung der Prozesse im Betrieb, ist die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses nichts anderes, als eine große Bestandsaufnahme. Ein juristischer Kassensturz. Kein Stein wird auf dem anderen bleiben. Manchen Arbeitgebern gefällt das ja.
Vorteil #2:
Ich demonstriere durch ein fertiges Verarbeitungsverzeichnis, das juristisch Hand und Fuß hat, das auch den Segen des Datenschutzbeauftragten hat, dass mir die Mitarbeiterrechte, insbesondere das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung viel wert sind. Und vergessen wir kurz die Mitarbeiter.
Was ist mit den Geschäftskunden? Was ist mit Geschäftspartnern?
Allen gegenüber sende ich das wichtige politische Signal aus:
Eure Daten sind bei mir in sicheren Händen. Ich missbrauche meine Befugnisse nicht. Ich würde das als Arbeitgeber knallhart kommunizieren nach außen. Das ist auch ein Wettbewerbsvorteil und kein Nachteil.
Vorteil #3:
Wenn ich ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt habe und pflege, dieses muss nämlich im Anschluss immer schön aktuell sein, also gepflegt werden, dann bin ich einigermaßen sicher vor Anfeindungen der Behörden. Die Datenschutzaufsichtsbehörden haben ein strenges Prüfprogramm zu absolvieren. Arbeitgeber, die schwere Fehler begehen, die müssen sich fürchten künftig vor hohen Bußgeldern. Bußgelder, die so hoch sind, dass die Existenz manch eines Arbeitgebers gefährdet sein könnte. Durch das Vorliegen eines Verarbeitungsverzeichnisses nehme ich den Behörden viel Wind aus den Segeln. Sogar, wenn im Einzelfall im betrieblichen Alltag dann mal etwas falsch läuft, das Verarbeitungsverzeichnis, wenn es gut geführt wird, ist zwar kein Freibrief, aber es hilft mir im Streitfall sehr. So gesehen ist das Verarbeitungsverzeichnis, was der Arbeitgeber erstellen muss und ungern erstellt, zugleich seine Versicherung. Wenn das keine Vorteile sind.
Übrigens:
Was geht das Verarbeitungsverzeichnis den Betriebsrat an?
Ist das nicht nur eine Angelegenheit für den Datenschutzbeauftragten?
Schauen Sie mal in den § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, was steht denn da drin?
Da steht drin: Der Betriebsrat ist der Wächter. Er muss darüber wachen, dass sich der Arbeitgeber an die Gesetze hält. Ist das Bundesdatenschutzgesetz etwa kein Gesetz?
