Antragstellungen auf Umgruppierung/Einstellungen

Question

Darf man die Einstellungsanträge im BR-Schrank (verschlossen nur BRV und seine Stellvertretung haben einen Schlüssel) als Kopie behalten?

Wäre euch sehr dankbar, wenn ihr mir eine baldige Antwort geben könntet, und vllt. auch noch irgendeinen Paragraphen, den ich nachlesen kann???

Gruß

AkteX 

PS. es geht hier nicht um den Schlüssel, es geht um die Akten, ob es illegal ist oder nicht, diese Anträge seitens des AG im Schrank als Kopie zu haben...

Danke für eure Antworten :)

PPS: ... ich gehe also davon aus (von all den Antworten, die ich gerade lese), dass es also nicht illegal ist, diese Anträge gem. § 99 BetrVG blablabla, aufzubewahren, denn das Ersatzmitglied, das unbedingt wollte, dass ich den Ordner auf der Stelle vernichte, kam mit der Aussage, es sei absolut illegal und man könne dafür gekündigt werden... was nir irgendwie Spanisch vorkam... muss dazu sagen, dass sie gerade von einem Seminar kam und sich ziemlich selbstsicher war (vllt. wollte sie mir sogar Angst einjagen????) hatte einen Aktenvernichter dabei und bestand darauf, dass ich im Protokoll schreibe, dass Sie und das weitere Mitglied darauf bestehen und der Rest des Gremiums das erstmal nicht machen :(((((

gironimo · Answer

wozu das. Es gilt doch § 34 Abs. 3 BetrVG:
"Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen."

Also solltet Ihr einen Schlüssel haben.

gamma · Answer

meine Glaskugel sagt, dass das PS nachträglich angefügt wurde und gironimo mit seiner Antwort jetzt dumm dasteht.
Anders formuliert würde da die Frage stehen: Wie lange sollten oder müssen die Anhörungsbögen aufgehoben werden.
Da bei uns im Schrank auch noch 15 Jahre alte Bögen sind melde ich hier auch mal Interesse an ;-)

metallica · Answer

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus unterschiedlichen Quellen. Ich würde normalerweise die Fristen, die für AG gelten, analog anwenden. Das HGB fordert für die meisten Sachen 6 Jahre, für bestimmte Dokumente 10 Jahre.

Ich würde für Personalakten 6 Jahre annehmen, mit 10 Jahren macht man nichts verkehrt. Eine Übersicht findet sich im Link eines Dienstleisters:

http://www.reisswolf.de/uploads/aktenvernichtung-aufbewahrungfristen.pdf

Hoppel · Answer

Nimmt man mal einfach das BDSG zur Hilfe, ist man zur Datensparsamkeit verpflichtet.
Daten sind also nur solange aufzubewahren, bis der Zweck erfüllt ist. 

Da einen BR in Bezug auf Anhörungsbögen mit Sicherheit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten treffen, können/sollten/müssen die Unterlagen vernichtet werden, sobald sie nicht mehr relevant sind. 

Außerdem tauchen die wesentlichen Angaben als TOP in der zwingend verpflichtenden Tagesordnung und Sitzungsniederschrift auf.

Es kann jedenfalls nichts Sinn und Zweck sein, dass ein BR Daten bis zum Abwinken hortet, deren Zweck längst erfüllt ist. Regelmäßige Datenvernichtungsaktionen sollten zum Alltag eines jeden BR gehören!

Dezibel · Answer

Seid wann führen Betriebsräte eine Personalakte? Ich stimme voll Hoppel zu!
Mit Ausfüllen und Unterschrift und Protokoll dazu  und Rückgabe des Bogens hat der Anhörungsbogen seinen Zweck erfüllt. Noch eine Kopie? Wozu?

gironimo · Answer

>Da einen BR in Bezug auf Anhörungsbögen mit Sicherheit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten treffen, können/sollten/müssen die Unterlagen vernichtet werden, sobald sie nicht mehr relevant sind. <

Dem stimme ich im Prinzip zu - allerdings ist natürlich die Frager, wann dieser Zeitpunkt erreicht ist, nicht genau zu beantworten.

U.U. braucht man schon diese Anhörungen auch mal als Beweis (das habe ich durchaus schon erlebt) - so gesehen: Gleich nach der Sitzung in den Aktenvernichter, ist sicherlich nicht o.k. - 10 Jahre aufheben ist nun aber auch zu viel.

Jedenfalls sehe ich keine Probleme damit, dass die Unterlagen im Schrank sind - zudem ihr hoffentlich bald alle einen Schlüssel habt.

Aber wer hat denn ein Problem damit?

Homeworker · Answer

Nun, alle einem in einem Anhörungsverfahren mitgeteilten persönlichen Daten, dürften sich bestimmt nicht in einer Tagesordnung oder einem Protokoll wiederfinden. 
Und dafür, dass ein Betriebsrat hier auch kein Datensammler sein sollte, braucht es auch keines hier sowieso nur am Rande greifenden BDSG.
Wichtiger dürfte hier sein, dass ein Betriebsrat auch wirklich weiß, wer im Betrieb wann, wo und auch warum, wie rumläuft. Und da es zwar sinnvoll ist, Gesetze möglichst genau zu kennen und dieses Wissen auch zu pflegen und möglichst auch auszubauen, kann hier nicht verlangt werden, dass dieses auch durchgehend bei allen Mitarbeiterdaten der Fall ist.

Um überhaupt in der Lage zu sein, überhaupt eine korrekte Betriebsratsarbeit abliefern zu können, ist es sogar zwingend notwendig, dass ein Betriebsrat hier so eine Art Mitarbeiterliste führt, aus der sich im Bedarfsfall auch dass eine oder andere Wehwehchen der Mitarbeiter entnehmen lässt. 
Selbst wenn das aktuell sich am Ruder befindende Gremium hier vielleicht besondere Fähigkeiten besitzt und alle betrieblich irgendwann mal benötigten Informationen aus seinem Gedächtnis ziehen kann, sollte das nicht auch von diesen dann irgendwann nachfolgenden erwartet werden. 
Sodass hier zumindest diesen noch die Möglichkeit bleiben sollte, diverse interne Unterlagen zur betrieblichen Informationsgewinnung nutzen zu können.
Hier würde ich dann auch die gleichen Regeln wie sie bei der Aufbewahrung der Wahlunterlagen bestehen, anwenden wollen.

alterMann · Answer

Wir heben die Personellen Einzelmaßnahmen mindestens so lange auf, wie der Mitarbeiter im Betrieb ist. Erst dann können wir mit einiger Sicherheit sagen, dass wir die Unterlagen nicht mehr brauchen.
Wem das zu lange erscheint, der möge sich bitte mit den folgenden Fragen befassen:
- Was ist bei betriebsbedingten Kündigunen? Wie soll der BR kompetent mitreden? Soll er sich auf die Aussagen des AG verlassen?
- Was ist bei Fragen der Eingruppierung inkl. Erfahrungsstufe, wenn der BR nicht nachhalten kann, wie lange und in welcher Funktion ein Mitarbeiter schon im Betrieb ist?
- Was ist mit eventuellen Nebenabreden, z.B.: Wenn Sie Ihr Studium abgeschlossen haben, kommen Sie in die Entgeltgruppe X?
u.s.w.

Pjöööng · Answer

Zitat (AlterMann):
"Wir heben die Personellen Einzelmaßnahmen mindestens so lange auf, wie der Mitarbeiter im Betrieb ist. Erst dann können wir mit einiger Sicherheit sagen, dass wir die Unterlagen nicht mehr brauchen."

Wenn der Arbeitgeber ähnlich argumentieren würde, dann würden viele BRe Zeter und Mordio schreien!


Zitat (AlterMann):
"Was ist bei betriebsbedingten Kündigunen? Wie soll der BR kompetent mitreden? Soll er sich auf die Aussagen des AG verlassen?"

Ein BR der in diesem Falle nur kompetent mitreden kann, wenn er eine lückenlose Dokumentation über alle jemals erfolgten personellen Einzelmaßnahmen vorrätig hat, erscheint mir wenig kompetent. Mir als BR wäre es hier im Grunde genommen relativ Banane, ob der Arbeitgeber mich richtig anhört oder nicht. Tut er es nicht, hat de rAN sein Kündigungschutzverfahren gewonnen. Soll mich das stören?


Zitat (AlterMann):
"Was ist bei Fragen der Eingruppierung inkl. Erfahrungsstufe, wenn der BR nicht nachhalten kann, wie lange und in welcher Funktion ein Mitarbeiter schon im Betrieb ist?"

Manche BRe arbeiten da sehr effektiv mit einem Spreadsheet in welches sie diese Daten eintragen. Das lässt sich dann such wunderbar einfach auswerten.


Zitat (AlterMann):
"Was ist mit eventuellen Nebenabreden, z.B.: Wenn Sie Ihr Studium abgeschlossen haben, kommen Sie in die Entgeltgruppe X?"

Die wird der BR in der Regel sowieso nicht kennen. Außerdem kannst Du Dir recht sicher sein dass der AN dann bei Euch auf der Matte steht.

Kratzbuerste · Answer

Ich habe mal in einem großen Zentralarchiv eines großen Betriebes gearbeitet.

Ihr ahnt gar nicht, was da alles lagerte. Und das war o.k. so - rechtlich abgeklärt.