Ein Dienstfahrrad bietet viele Vorteile sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer und erfreut sich immer größerer Beliebtheit. In den allermeisten Fällen werden solche Fahrräder vom Arbeitgeber geleast.
Die Fahrräder in der Übersicht
Interessant sind E-Bikes und Pedelecs (Pedal Electric Cycle). Pedelecs bieten nur dann eine Motorunterstützung, wenn der Fahrer in die Pedale tritt, während E-Bikes auch ohne Pedalunterstützung fahren. E-Bikes und Pedelecs, die Geschwindigkeiten über 25 Stundenkilometer erreichen, gelten als zulassungspflichtige Kraftfahrzeuge und damit steuerlich nicht als Dienstfahrräder.
So erfolgt die Überlassung eines Dienstfahrrads
Das Leasen eines Dienstfahrrads durch den Arbeitgeber ist die gängigste Finanzierungsform: Der Arbeitgeber tritt als Leasingnehmer auf und schließt hierzu einen Leasingvertrag, meistens für 36 Monate.
Zur Überlassung des Fahrrads schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag ab. Bestimmte Punkte wie die Kostentragung für Wartung und Verschleiß, die Zulässigkeit und der erlaubte Umfang der Privatnutzung sowie Regelungen zur vorzeitigen Beendigung des Überlassungsvertrags sollten darin festgehalten werden.
Die Kosten für das Dienstfahrrad
Wer die Leasingraten, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten trägt, kann der Arbeitgeber entscheiden. Steht im Leasingvertrag der Arbeitgeber als Leasingnehmer, aber zahlt der Arbeitnehmer alle Kosten, gilt das Fahrrad nicht als Dienstfahrrad (OFD Nordrhein-Westfalen vom 03.05.2016, Kurzinfo LSt 1/2016)!
Die private Nutzung als geldwerter Vorteil
Die Versteuerung der Privatnutzung des Arbeitnehmers ist zu beachten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Dienstfahrrad auch für die private Nutzung zur Verfügung, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Bei der Fahrt zur Arbeit handelt es sich steuerrechtlich um eine private Nutzung und nicht um eine Dienstfahrt. Die Bewertung des geldwerten Vorteils wird folgendermaßen vorgenommen:
- Für Dienstfahrräder, die ab dem 1. Januar 2019 an einen Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen wurden, liegt der Anteil bei 0,5 Prozent, ab 1. Januar 2020 und zunächst befristet bis 31. Dezember 2030 nur noch bei 0,25 Prozent.
- Übernimmt der Arbeitgeber die gesamten Kosten für das Dienstfahrrad zusätzlich zum Gehalt (keine Entgeltumwandlung), entfällt seit 2019 die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung sogar vollständig nach § 3 Nr. 37 EStG.
Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich in der Entscheidung frei, ob und welchen Arbeitnehmern er ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellt.
Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG existiert bei einer rein dienstlichen Nutzung nicht, da hierin kein geldwerter Vorteil und damit kein Entgeltbestandteil im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG liegt.
Das Mitbestimmungsrecht des § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG kann aber vorliegen, wenn sich der Arbeitgeber bei der Überlassung dazu entschließt, bestimmte Verhaltensregeln aufzustellen, wie zum Beispiel die Pflicht, einen Helm zu tragen. Das Mitbestimmungsrecht entsteht jedoch erst, wenn eine generelle Anweisung für alle Mitarbeiter erfolgt.
Von den Gerichten wurde noch nicht abschließend entschieden, ob dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht zusteht, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Nutzung des Dienstfahrrads für Privatfahrten gestattet. Da hierin ein geldwerter Vorteil liegt, ist die Frage der betrieblichen Lohngestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG betroffen. Der Betriebsrat ist daran zu beteiligen, wie im Rahmen der mitbestimmungsfreien Vorgaben die einzelnen Leistungen zu berechnen sind und ihre Höhe im Verhältnis zueinander bestimmt werden soll. Dazu zählen auch Fragen der Beteiligung im Schadensfall oder Nutzungsbeschränkungen. Die Frage, wie und unter welchen Voraussetzungen die Arbeitnehmer das Dienstfahrrad privat nutzen dürfen, unterliegt ebenfalls dem Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.
Tipp: Betriebsvereinbarung schließen
Als kollektive Regelung gilt eine Betriebsvereinbarung nach § 77 Abs. 4 BetrVG unmittelbar und zwingend. Es können klare und nachvollziehbare Regelungen zur Nutzung der Fahrräder, zur Haftung und ähnliches festgelegt werden. Eine solche Betriebsvereinbarung ist im Sinne sämtlicher Beteiligten.
Kritik der Gewerkschaften
Viele Gewerkschaften lehnen das Dienstrad-Leasing per Entgeltumwandlung ab. Sie kritisieren, dass der für die Leasing-Raten aufgewendete Betrag aus dem Bruttoarbeitslohn dem Arbeitnehmer bei den Rentenbeiträgen fehlt. Da könnten freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers helfen.