Betriebsvereinbarung zum Thema EDV

Zwischen der Firma […]

und

dem Betriebsrat der Firma […]

wird folgende Betriebsvereinbarung geschlossen:

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze für die Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung von EDV-Systemen bei […]. Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

2. Zielsetzung

Ziele dieser Vereinbarung sind, dass - neben der Bedarfsorientiertheit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der DV-Systeme der Schutz der Arbeitnehmer, deren Daten erfasst oder verarbeitet werden, angemessen berücksichtigt wird; eine menschengerechte Gestaltung der durch DV-Systeme unterstützten Arbeitssysteme sichergestellt wird, und das Einigungs- und Abwicklungsverfahren bei der Einführung bzw. Erweiterung von DV-Systemen geregelt und somit kalkulierbar wird.

Diese Betriebsvereinbarung legt Grundsätze fest und definiert eine Philosophie der Systementwicklung. Soweit diese Grundsätze eingehalten werden, bedarf es daher - abgesehen von der Festlegung bei der Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten gemäß den Regelungen zu Ziffer 3.5.2 - keiner weiteren Festlegungen mehr.

3. Grundsätze

Geschäftsführung und Betriebsrat stimmen darin überein, dass dem EDV- Einsatz ein Planungsprozess zu Grunde liegen muss, der neben der Technik (Hard- und Software) auch die Organisation der Arbeit, die Qualifizierung der Mitarbeiter und deren Beteiligung am Planungsprozess umfasst. Daher werden die folgenden Grundsätze als Orientierungsrahmen und Leitlinien sowohl für die Einführung neuer als auch die Entwicklung bestehender Systeme vereinbart:

3.1. EDV als Werkzeug

Bei der Planung neuer und der Weiterentwicklung bestehender Systeme soll dem Werkzeugcharakter der EDV eine hohe Priorität eingeräumt werden. Darunter wird verstanden, dass mittels der EDV den Mitarbeitern Instrumente zur Verfügung gestellt werden, mit deren Hilfe sie ihre Arbeitsaufgaben selbständig und eigenverantwortlich erfüllen können.

Die EDV-Technik soll Raum für Kreativität lassen, den Zugang zu Informationen erleichtern und dispositive Werkzeuge verfügbar machen. Bezogen auf den jeweiligen Leistungsstand verfügbarer EDV-Technik werden daher solche Konzepte und Produkte bevorzugt, die eine optimale Erfüllung des Charakters "EDV als Werkzeug" versprechen.

3.2. Benutzungsfreundliche Software

Bei der Auswahl von Produkten und bei der Entwicklung von Programmen ist neben deren Funktionalität (Leistungsumfang) die Benutzungsfreundlichkeit zu beachten. Kriterien dafür sind vor allem:

• hoher Selbsterklärungsgrad und leichte Erlernbarkeit;
• einheitliche, an Standards orientierte Benutzerführung;
• Förderung des Einsatzes interaktiver Programme;
• jederzeitige Rückmeldung über die vom Benutzer ausgelösten Aktionen;
• Erklärungsfunktionen, die dem Benutzer auf die aktuelle Arbeitssituation bezogene Hilfe anbieten;
• problemloses "Wechseln können" zwischen verschiedenen Programmen.

3.3. Ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze und der Arbeitsumgebung

Bei der Aufstellung der Liste empfohlener Produkte wird […] neuere arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse in angemessener Abwägung von Kosten und zu erwartendem Effekt auf die Arbeitsbedingungen berücksichtigen. Für die Ausrüstung der Arbeitsplätze finden die einschlägigen Verordnungen und Richtlinien im Sinne von Mindestnormen Anwendung.

3.4. Netzwerke

Für alle EDV-unterstützten Arbeitsplätze werden die technischen Voraussetzungen der Vernetzung geschaffen. Das unternehmensweite EDV-Netz wird so strukturiert, dass

• sowohl die für die Arbeitserfüllung bedeutsamen Informationen an den einzelnen Arbeitsplätzen freizügig zur Verfügung stehen können,
• als auch besonders schutzwürdige Informationen in lokalen Netzen begrenzt gehalten werden können, so dass nur genau vereinbarte Zugriffe von außen möglich sind.

Kommunikationsfunktionen wie z.B. elektronische Post werden so eingerichtet, dass sie von allen EDV-unterstützten Arbeitsplätzen aus genutzt werden können.

Aufzeichnungen der Rechnerbetriebssysteme und Netzwerksoftware über Benutzeraktivitäten werden ausschließlich zur Steuerung, Abrechnung und Optimierung der Anlagen, sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit verwendet.

Die Zugriffsrechte werden auf den mit der Wahrnehmung dieser Aufgaben betrauten Personenkreis begrenzt.

3.5. Mitarbeiterbezogene Daten

1. Für die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten gelten die Grundsätze der Zweckbindung, Transparenz und Verhältnismäßigkeit, das heißt:
   • alle Verwendungen mitarbeiterbezogener Daten sind durch konkrete Zweckbestimmungen festgelegt;
   • die Regeln der Verarbeitung sind einsehbar und nachvollziehbar;
   • es werden nur mitarbeiterbezogene Daten verwendet, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben unbedingt erforderlich sind.
2. Systeme, bei denen die Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten im Vordergrund steht, bedürfen einer Zusatzregelung, in der insbesondere der Umfang und die Verwendung der mitarbeiterbezogenen Daten zu regeln sind.
3. Für Systeme, die Informationen über Arbeitsabläufe mit hohem Detailierungsgrad verarbeiten, so dass in der Datenbasis Leistung und Verhalten von Mitarbeitern erkennbar sind, gelten folgende Regelungen:
   • die Datenhaltung muss lokal begrenzt bleiben;
   • die Speicherung erfolgt nur so lange, wie die Daten zur Steuerung des Arbeitsprozesses erforderlich sind, d.h. die Informationen werden im Arbeitsprozess "verbraucht";
   • für längerfristige Speicherungen erfolgt eine Summierung bzw. Verdichtung gemäß den jeweiligen Verwendungszwecken, so dass der Personenbezug der ursprünglichen Daten nicht mehr erkennbar ist.
4. Ist die Speicherung mitarbeiterbezogener Arbeitsablaufdaten vorgeschrieben oder zur Erfüllung gesetzlicher oder behördlicher Auflagen erforderlich, dürfen diese Daten nur vorgangsbezogen im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Dokumentationsvorschriften ausgegeben werden.
5. Werden in Anwendungsprogrammen Namen oder Kürzel von Mitarbeitern gespeichert, so bleibt die Verwendung dieser Information auf die Kenntlichmachung zuständiger oder verantwortlicher Personen begrenzt.

3.6. Organisation der Arbeit

EDV-Systeme sollen so entworfen werden, dass

• Arbeit in ganzheitlichen, von den Beschäftigten als sinnvoll und zusammengehörend empfundenen Einheiten organisiert wird;
• ein möglichst von den Beschäftigten selbst bestimmbarer Wechsel zwischen EDV-unterstützten und EDV-freien Tätigkeiten erfolgen kann (Mischarbeit).

Ferner ist darauf zu achten, dass in der EDV-unterstützten Arbeit soziale Kontakte und nicht nur technisch vermittelte Kommunikation erhalten bleiben.

3.7. Qualifizierung der Mitarbeiter

Die Qualifizierung muss bezüglich ihres Umfangs, Inhalts und der zeitlichen Abwicklung geplant werden und ist bei neuen Systemen Bestandteil der Konzeptplanung. Qualifizierungsmaßnahmen sollen in zeitlich enger Kopplung an die Einführungstermine der jeweiligen Systeme stattfinden.

Sie werden grundsätzlich allen Betroffenen angeboten und vermitteln über die Bedienungsfunktionen hinaus immer auch ein Verständnis der Funktionsweise des gesamten Systems. Ergänzend zur Schulung werden anwendungsbezogene Trainings- und Betreuungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.

3.8. Beteiligung der Anwender

Bei der Systementwicklung werden verstärkt Methoden eingesetzt, die schon während der Entwicklungsphase die Systeme so beschreiben, dass sich die zukünftigen Nutzer einen Eindruck davon verschaffen können, wie die Arbeit im späteren System aussehen wird.

Zukünftige Anwender sollen in die Projektteams für Systementwurf oder Softwareauswahl mit einbezogen werden.

Den Benutzern eines Systems soll Gelegenheit gegeben werden, sich im Einvernehmen mit dem Vorgesetzten zu einem Erfahrungsaustausch über die Systemanwendung und die in ihrem Arbeitsbereich auftretenden Probleme zu treffen.

4. Verfahrensregelungen

4.1. Ständige Kommission

Es wird eine ständige Kommission gebildet; sie berät insbesondere

• den aktuellen Stand der Umsetzung laufender Projekte;
• offene Punkte aus dem letzten Treffen und
• neue Projekte.

Sie berät, ob es ergänzender Regelungen zu dieser Vereinbarung bedarf und veranlasst ggf. die Aufnahme entsprechender Verhandlungen. Sie tagt in der Regel alle zwei Monate oder auf Antrag einer Seite. Arbeitgeber und Betriebsrat benennen je zwei verantwortliche Mitglieder.

4.2. Jahrestagung

Nach Verabschiedung der Jahresplanung findet eine Tagung statt, an der die beiden ständigen Kommissionen, erweitert um Teilnehmer der Arbeitgeberseite und des Betriebsrats, teilnehmen. Sie berät die DV-Aktivitäten des abgelaufenen und des kommenden Jahres.

4.3. Initiativrecht

Abweichungen von den Grundsätzen der Ziffer 3 bedürfen einer diese Vereinbarung ergänzenden Regelung. Macht der Betriebsrat bei einem System zu einem späteren Zeitpunkt Verletzungen gem. Ziffer 3 geltend, so ist darüber ebenfalls mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung zu verhandeln.

Wird in den Fällen, in denen diese Vereinbarung das Einvernehmen der Parteien vorsieht, keine Einigung erreicht, so entscheidet eine ständige Einigungsstelle, deren Modalitäten (Vorsitzender, Zahl der Beisitzer, Einberufungsfristen) in der Anlage 2 festgelegt sind.

Zur Überprüfung der Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung und der sie ergänzenden Regelungen kann der Betriebsrat unter Beachtung der Bestimmungen des § 80 Abs. 3 BetrVG einen Sachverständigen seiner Wahl hinzuziehen.