Arbeitszeiterfassung

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung meint die Protokollierung des Zeitraums, in dem der Arbeitnehmer seinen arbeitsvertraglichen Pflichten nachgeht. Pausenzeiten sowie Zeiten, die für den Weg zur Arbeitsstelle benötigt werden, sind von der Erfassung in der Regel ausgenommen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem aktuellen Urteil entschieden, dass jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter genau zu erfassen ist. Das klassische Modell der Vertrauensarbeitszeit würde somit wegfallen.

Grundsätzlich können Verstöße gegen geltende Arbeitszeitvorschriften und Datenschutzgesetze für den Arbeitgeber teuer werden.

Sie sollten als Betriebsrat Ihre Mitbestimmungsrechte nutzen, da sich die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung in den vergangenen Jahren grundlegend geändert haben.

Kontrolle der Arbeitszeit

Die Kontrolle der Arbeitszeit ist zum einen wichtig für die Überwachung der Mitarbeiter. Schließlich soll nur die Arbeitszeit bezahlt werden, die tatsächlich erbracht wurde. Zum anderen stellt es sich jedoch auch als eine arbeitsschutzrechtliche Pflicht dar, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen und zu kontrollieren.

Deshalb ist die Arbeitszeiterfassung eine Pflicht im Betrieb, die bei Verstößen gegen die geltenden Gesetze, insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), zur Verhängung von Bußgeldern führen kann.

Schutz der Arbeitnehmerrechte

Bereits mit Urteil vom 14.05.2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Unternehmen grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter anhand von Arbeitszeiterfassungssystemen zu protokollieren. Damit soll sichergestellt werden, dass den Arbeitnehmern die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sowie die Obergrenze für die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit der Arbeitszeitrichtlinie tatsächlich zugutekommt. Laut dem EuGH ist es nur durch das Ergreifen der entsprechenden Maßnahmen möglich, die EU-Grundrechtecharta und den durch die Arbeitszeitrichtlinie bezweckten Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer durch Behörden und Gerichte kontrollieren zu können. Deshalb soll durch ein System zur Arbeitszeiterfassung die Überschreitung der Arbeitszeit bzw. die Unterschreitung von Ruhezeiten gemessen werden. (vgl. EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Az. C-55/18).

Das deutsche Recht sieht derzeit in § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG zwar lediglich vor, dass die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer, in Form von Überstunden, Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit, zu erfassen ist. Das BAG hat nun aber in seinem Beschluss vom 13.09.2022 klargestellt, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (vgl. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21).

Es besteht ein Ermessensspielraum für Arbeitgeber, wie die Arbeitszeiterfassung konkret umgesetzt wird. Diese muss insbesondere nicht zwingend elektronisch zu erfolgen. Vielmehr können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Unter Berücksichtigung der EuGH-Entscheidung aus 2019 muss sie lediglich mittels eines „objektiven und zuverlässigen“ Systems erfolgen.

Gängige Arbeitszeitmodelle

Die Arbeitszeiterfassung hat viel mit den angewandten Arbeitszeitmodellen zu tun.

Vertrauensarbeitszeit: Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es keine festen Arbeitszeiten. Es handelt sich nicht um ein Kontrollinstrument, sondern um eine vertrauensbildende Maßnahme.

Verwendungsbezogene Zeiterfassung: Hierbei bestimmt sich die Arbeitszeit nach der Arbeitsaufgabe. Arbeitnehmer planen in Gruppen oder jeder für sich, was Arbeitszeit ist und welche Arbeitszeit für welche Tätigkeiten verwendet wird.

Zeitbudget: Auch hierbei planen Mitarbeiter selbst, welche Zeit für welche Tätigkeiten oder Projekte zur Verfügung steht. Dieses Instrumentarium eignet sich für Sie besonders, wenn zusätzliche Projekte neben der eigentlichen Tätigkeit durchgeführt werden sollen.

Gleitzeit: Nahezu 50 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen Gleitzeitmodelle. Wesentliches Merkmal ist die Flexibilisierungsmöglichkeit des Arbeitnehmers. Er kann im Rahmen betrieblich vereinbarter Regelungen Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit individuell ändern.

Schichtarbeit: Schichtarbeit ist die Aufteilung der betrieblichen Arbeitszeit in mehrere Zeitabschnitte. Mitarbeiter haben versetzte Anfangszeiten und Arbeitszeiten mit unterschiedlicher Dauer und Lage.

Teilzeitarbeit: Arbeitnehmer arbeiten nicht mehr so viel wie vergleichbare Kollegen, sondern eben weniger.

Job-Sharing: Auch die Arbeitsplatzteilung ist eine Variante der Teilzeitbeschäftigung und in § 13 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes geregelt. Danach liegt Job-Sharing vor, wenn mindestens zwei Arbeitnehmer sich die Arbeitszeit an einem Arbeitsplatz teilen.

Employee Self Service

Mitarbeiter können vieles selbst erledigen, was im Personalbüro nur Zeit und Geld kostet. Was liegt da näher, als die Arbeitnehmer bei der Zeiterfassung und der häufig damit zusammenhängenden Zutrittskontrolle sich selbst verwalten zu lassen? Schon seit Jahren wird Employee Self Service, kurz ESS genannt, erfolgreich in Unternehmen eingesetzt. Arbeitnehmern werden dabei Verwaltungsaufgaben übertragen. So geben Mitarbeiter ihre personenbezogenen Daten selbst ein und pflegen diese. Informationen können im Internet oder Intranet direkt von ihnen abgerufen werden.

ESS bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Der Arbeitgeber erhält im Personalbüro umfangreiche Daten und Statistiken über Arbeitszeiten, Urlaubswünsche- und -pläne, Fehlzeiten und eben einfach alles, was Arbeitnehmer in das System eingeben.

Beispiele: An- und Abwesenheitserfassung, Urlaubsanträge, Buchungen auf Arbeitszeitkonten, Zeitnachweise, Entgeltbelege, Beurteilungen, Qualifikationen, Korrekturen.

Die Zutrittskontrolle

Unmittelbar mit der Zeiterfassung hängt heute auch eine Zutrittskontrolle zusammen. Viele Unternehmen setzen bereits elektronische Zutrittskontrollsysteme ein. Dabei kann es nicht nur um den Zutritt zum Werksgelände gehen, sondern auch zu einzelnen Gebäuden, Sicherheitsbereichen oder Räumen.

Biometrische Zeiterfassungs- und Zugangskontrollen

Oft wird die Zeiterfassung oder der Zugang zu einem Betrieb nicht mehr allein durch ein Passwort oder eine Chipkarte geschützt. Auch Kontrollsysteme, die auf biometrischen Zugangsdaten wie die eines Fingerabdrucks oder einer Gesichtserkennung basieren, werden immer häufiger verwendet. Die RFID-Technik (Radio-Frequency-Identification) kann ebenfalls erhebliche Kontrollmöglichkeiten bei der Zeiterfassung geben. RFID-Chips übermitteln Daten berührungslos und ohne Sichtkontakt.

Aber: Der verdeckte Einsatz von RFID-Chips ist zur Zeiterfassung grundsätzlich unzulässig.

Die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung:

• Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie ihre Zeiten selbst erfassen.
• Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeiten einfacher überwachen.
• Die Auswertung kann wesentlich schneller erfolgen
• Alle Beteiligten sehen auf einen Blick die Arbeitszeiten, Überstunden, Arbeitsunfähigkeitszeiten und Fehlzeiten, aber auch, wo sich der Mitarbeiter wann aufgehalten hat.

Datenschutz

Bei der Arbeitszeiterfassung und auch der Zugangskontrolle werden Daten erhoben. Die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Landesdatenschutzgesetze sowie die Telekommunikationsgesetze sind zu beachten.

Nach § 32 BDSG dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen, wenn dies für die Einstellungsentscheidung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Grundsatz der Datensparsamkeit in Verbindung mit § 32 BDSG besagt eindeutig, dass nur die wirklich zwingend notwendigen Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen.

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz wendet sich ausschließlich an den Arbeitgeber. Dieser muss sicherstellen, dass die gesetzlich normierten Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Überwacht wird die Einhaltung der Regelungen des ArbZG auch von staatlichen Aufsichtsbehörden, die berechtigt sind im Einzelfall gemäß § 17 ArbZG Arbeitszeitnachweise und sonstige Auskünfte einzuholen.

Für Arbeitgeber, die die Regelungen des ArbZG missachten, sind in den §§ 22 und 23 ArbZG Sanktionen vorgesehen. Für den Fall, dass ein Arbeitgeber vorsätzlich oder auch nur fahrlässig gegen Arbeitszeitbestimmungen verstößt, enthält § 22 ArbZG Bußgeldvorschriften. Diese können bis zu 15.000 Euro betragen, wenn ein Arbeitgeber die Beschäftigten über die gesetzlich zulässigen Zeiten für sich arbeiten lässt, Ruhepausen nicht im erforderlichen Umfang einhält oder Arbeitnehmer unzulässig an Sonn- oder Feiertagen beschäftigt.

Gefährdet ein Arbeitgeber durch vorsätzliche Verstöße gegen das ArbZG die Gesundheit oder die Arbeitskraft seiner Arbeitnehmer, sieht § 23 Abs. 1 ArbZG eine Freiheitstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe vor. Wird die Gefahr für die Gesundheit oder die Arbeitskraft der Arbeitnehmer fahrlässig verursacht, reduziert sich der Strafrahmen auf eine Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten oder eine Geldstrafe von maximal 180 Tagessätzen.

Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats

Bei der Arbeitszeit, der Arbeitszeiterfassung, der Zutrittskontrolle sowie bei der Erfassung von Daten hat der Betriebsrat umfangreiche Mitbestimmungsrechte sowie Schutz- und Überwachungspflichten:

Nach § 75 Abs. 1 und 2 BetrVG ist es zentrale Aufgabe des Betriebsrats, das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu schützen. Dazu gehört natürlich auch grundsätzlich der Schutz vor Eingriffen in die Privatsphäre durch unberechtigte Datenerhebung. Nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat darüber zu wachen, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden. Das Kontrollrecht bezieht sich dabei insbesondere auf folgende Punkte:

die Rechtmäßigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten,

• die Beachtung des Gebots der Datenvermeidung und Datensparsamkeit,
• die Umsetzung der technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen,
• die Gewährleistung der Rechte der Betroffenen.

Weiterhin hat der Betriebsrat direkte Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn der Arbeitgeber eine neue technische Einrichtung einführen will, die zur Mitarbeiterüberwachung geeignet ist. Hierbei geht es auch um Zeiterfassungssysteme und technische Zutrittskontrollen.

Wichtig: Die technische Einrichtung muss nur dazu geeignet sein, Arbeitnehmer zu überwachen. Eine konkrete Absicht des Arbeitgebers ist dabei nicht erforderlich.

Umsetzungsmöglichkeiten in der Praxis

Neue Arbeitszeiterfassungssysteme müssen von den Kolleginnen und Kollegen akzeptiert werden. Das gilt erst recht, wenn sie selbst die Systeme bedienen und ihre Daten pflegen. Die größte Akzeptanz wird der Arbeitgeber erreichen, wenn er die Neuerungen durch eine Betriebsvereinbarung mit seinem Betriebsrat einführt.