Zeiterfassung

Verstöße gegen die geltenden Arbeitszeitvorschriften und Datenschutzgesetze können für den Arbeitgeber teuer werden. Da sich die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung in den vergangenen Jahren grundlegend geändert haben, sollte der Betriebsrat seine Mitbestimmungsmöglichkeiten nutzen

Kontrolle der Arbeitszeit

Die Kontrolle der Arbeitszeit ist zum einen wichtig für die Überwachung der Mitarbeiter. Schließlich soll nur die Arbeitszeit bezahlt werden, die tatsächlich erbracht wurde. Zum anderen stellt es sich jedoch auch als eine arbeitsschutzrechtliche Pflicht dar, die Arbeitszeit korrekt zu erfassen und zu kontrollieren.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dafür zu sorgen und zu kontrollieren, dass Mitarbeiter die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und insbesondere die vorgeschriebenen Ruhezeiten tatsächlich einhalten (Urteil vom 07.09.2006, Az.: C-484/04).

Deshalb ist die Arbeitszeiterfassung eine Pflicht im Betrieb, die bei Verstößen gegen die geltenden Gesetze, insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), zur Verhängung von Bußgeldern führen kann.

Arbeitszeitregelungen nach dem MiLoG

Auch das neue Mindestlohngesetz hat es in sich: Ab 2015 müssen alle Betriebe für Minijobber und kurzfristige Aushilfen die Arbeitszeiten aufzeichnen und für 2 Jahre aufbewahren. Bislang mussten Unternehmen lediglich die Höchstarbeitszeiten, also nur die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinausgehende werktägliche Arbeitszeit erfassen. Doch mit den Neuregelungen ist die Vertrauensarbeitszeit für die betroffenen Arbeitnehmer vorbei.

Für einige Branchen kommt es aber noch härter. Hier müssen nämlich nicht nur für die geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse, sondern für alle Arbeitnehmer die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Das sind die Branchen, die auch sofortmeldepflichtig nach den Vorschriften des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes sind:

Baugewerbe

  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe,
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • Fleischwirtschaft,
  • Entleiher für die Leiharbeitnehmer im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

Gängige Arbeitszeitmodelle

Die Arbeitszeiterfassung hat viel mit den angewandten Arbeitszeitmodellen zu tun.

Vertrauensarbeitszeit: Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es keine festen Arbeitszeiten. Es handelt sich nicht um ein Kontrollinstrument, sondern um eine vertrauensbildende Maßnahme.

Verwendungsbezogene Zeiterfassung: Hierbei bestimmt sich die Arbeitszeit nach der Arbeitsaufgabe. Arbeitnehmer planen in Gruppen oder jeder für sich, was Arbeitszeit ist und welche Arbeitszeit für welche Tätigkeiten verwendet wird.

Zeitbudget: Auch hierbei planen Mitarbeiter selbst, welche Zeit für welche Tätigkeiten oder Projekte zur Verfügung steht. Dieses Instrumentarium eignet sich für Sie besonders, wenn zusätzliche Projekte neben der eigentlichen Tätigkeit durchgeführt werden sollen.

Gleitzeit: Nahezu 50 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen Gleitzeitmodelle. Wesentliches Merkmal ist die Flexibilisierungsmöglichkeit des Arbeitnehmers. Er kann im Rahmen betrieblich vereinbarter Regelungen Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit individuell ändern.

Schichtarbeit: Schichtarbeit ist die Aufteilung der betrieblichen Arbeitszeit in mehrere Zeitabschnitte. Mitarbeiter haben versetzte Anfangszeiten und Arbeitszeiten mit unterschiedlicher Dauer und Lage.

Teilzeitarbeit: Arbeitnehmer arbeiten nicht mehr so viel wie vergleichbare Kollegen, sondern eben weniger.

Job-Sharing: Auch die Arbeitsplatzteilung ist eine Variante der Teilzeitbeschäftigung und in § 13 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes geregelt. Danach liegt Job-Sharing vor, wenn mindestens zwei Arbeitnehmer sich die Arbeitszeit an einem Arbeitsplatz teilen.

Arbeitsrecht Irrtümer #20 - Vertrauensarbeitszeit ist erlaubt

Employee Self Service

Mitarbeiter können vieles selbst erledigen, was im Personalbüro nur Zeit und Geld kostet. Was liegt da näher, als die Arbeitnehmer bei der Zeiterfassung und der häufig damit zusammenhängenden Zutrittskontrolle sich selbst verwalten zu lassen? Schon seit Jahren wird Employee Self Service, kurz ESS genannt, erfolgreich in Unternehmen eingesetzt. Arbeitnehmern werden dabei Verwaltungsaufgaben übertragen. So geben Mitarbeiter ihre personenbezogenen Daten selbst ein und pflegen diese. Informationen können im Internet oder Intranet direkt von ihnen abgerufen werden.

ESS bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Der Arbeitgeber erhält im Personalbüro umfangreiche Daten und Statistiken über Arbeitszeiten, Urlaubswünsche- und -pläne, Fehlzeiten und eben einfach alles, was Arbeitnehmer in das System eingeben.

Beispiele: An- und Abwesenheitserfassung, Urlaubsanträge, Buchungen auf Arbeitszeitkonten, Zeitnachweise, Entgeltbelege, Beurteilungen, Qualifikationen, Korrekturen.

Die Zutrittskontrolle

Unmittelbar mit der Zeiterfassung hängt heute auch eine Zutrittskontrolle zusammen. Viele Unternehmen setzen bereits elektronische Zutrittskontrollsysteme ein. Dabei kann es nicht nur um den Zutritt zum Werksgelände gehen, sondern auch zu einzelnen Gebäuden, Sicherheitsbereichen oder Räumen.

Biometrische Zeiterfassungs- und Zugangskontrollen

Oft wird die Zeiterfassung oder der Zugang zu einem Betrieb nicht mehr allein durch ein Passwort oder eine Chipkarte geschützt. Auch Kontrollsysteme, die auf biometrischen Zugangsdaten wie die eines Fingerabdrucks oder einer Gesichtserkennung basieren, werden immer häufiger verwendet. Die RFID-Technik (Radio-Frequency-Identification) kann ebenfalls erhebliche Kontrollmöglichkeiten bei der Zeiterfassung geben. RFID-Chips übermitteln Daten berührungslos und ohne Sichtkontakt.

Aber: Der verdeckte Einsatz von RFID-Chips ist zur Zeiterfassung grundsätzlich unzulässig.

Die Vorteile der elektronischen Zeiterfassung:

  • Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie ihre Zeiten selbst erfassen.
  • Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeiten einfacher überwachen.
  • Die Auswertung kann wesentlich schneller erfolgen
  • Alle Beteiligten sehen auf einen Blick die Arbeitszeiten, Überstunden, Arbeitsunfähigkeitszeiten und Fehlzeiten, aber auch, wo sich der Mitarbeiter wann aufgehalten hat.

Datenschutz

Bei der Arbeitszeiterfassung und auch der Zugangskontrolle werden Daten erhoben. Die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Landesdatenschutzgesetze sowie die Telekommunikationsgesetze sind zu beachten.

Nach § 32 BDSG dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen, wenn dies für die Einstellungsentscheidung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Grundsatz der Datensparsamkeit in Verbindung mit § 32 BDSG besagt eindeutig, dass nur die wirklich zwingend notwendigen Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen.

Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats

Bei der Arbeitszeit, der Arbeitszeiterfassung, der Zutrittskontrolle sowie bei der Erfassung von Daten hat der Betriebsrat umfangreiche Mitbestimmungsrechte sowie Schutz- und Überwachungspflichten:

Nach § 75 Abs. 1 und 2 BetrVG ist es zentrale Aufgabe des Betriebsrats, das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu schützen. Dazu gehört natürlich auch grundsätzlich der Schutz vor Eingriffen in die Privatsphäre durch unberechtigte Datenerhebung. Nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG hat der Betriebsrat darüber zu wachen, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden. Das Kontrollrecht bezieht sich dabei insbesondere auf folgende Punkte:

die Rechtmäßigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten,

  • die Beachtung des Gebots der Datenvermeidung und Datensparsamkeit,
  • die Umsetzung der technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen,
  • die Gewährleistung der Rechte der Betroffenen.

Weiterhin hat der Betriebsrat direkte Mitbestimmungsrechte aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn der Arbeitgeber eine neue technische Einrichtung einführen will, die zur Mitarbeiterüberwachung geeignet ist. Hierbei geht es auch um Zeiterfassungssysteme und technische Zutrittskontrollen.

Wichtig: Die technische Einrichtung muss nur dazu geeignet sein, Arbeitnehmer zu überwachen. Eine konkrete Absicht des Arbeitgebers ist dabei nicht erforderlich.

Umsetzungsmöglichkeiten in der Praxis

Neue Arbeitszeiterfassungssysteme müssen von den Kolleginnen und Kollegen akzeptiert werden. Das gilt erst recht, wenn sie selbst die Systeme bedienen und ihre Daten pflegen. Die größte Akzeptanz wird der Arbeitgeber erreichen, wenn er die Neuerungen durch eine Betriebsvereinbarung mit seinem Betriebsrat einführt.

Einführung von Zeiterfassung - Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat?